Liiketoiminnan tulevaisuus, digitaalinen innovaatio ja internet-ajan ilmiöt

Tuottavuushyppy toimivalla resursoinnilla

9.10.2015 - ite wiki

Suomalaiset yritykset haaskaavat jatkuvasti suunnattomat määrät rahaa huonosti toimivan projektityön henkilöresursoinnin vuoksi. Osa henkilöistä saattaa tuskailla liian suuren kuormituksen kanssa, kun taas osa on vailla tekemistä. Hyvät henkilöstöresursoinnin toimintatavat ja toimiva työkalu tehostavat toimintaa ja lisäävät tuottavuutta. Silverbucketin Tuomas Mikkola avaa tehokkaan resursoinnin mahdollisuuksia.

Resursointitiedot hajallaan organisaatiossa

Kun alkavan projektin kokoonpanoa rakennetaan, joudutaan usein tekemään päätöksiä puutteellisen tai jopa virheellisen tiedon perusteella. Projektiryhmän muodostajalla on kyllä hyvä käsitys siitä, millaista osaamista projektiin tarvitaan. Sen sijaan harvemmin tiedetään, miten organisaatiossa on projektin tarpeet täyttäviä henkilöitä vapaana. Resursointitieto on tyypillisesti pirstoutunut ympäri organisaation, vaikkapa tiimiesimiesten omiin Excel-pohjaisiin suunnitelmiin. Tällöin on erittäin työlästä löytää optimaalinen kokoonpano projektille.

Silverbucket on palvelu, jonka avulla kootaan resursointitieto keskitettyyn tietokantaan, jolloin resursointiprosessi helpottuu olennaisesti. Tällöin voidaan löytää nopeasti optimaalinen projektiryhmän koostumus. Suuressa organisaatiossa on esimerkiksi usein mahdollista käyttää myös toisen paikkakunnan vapaata henkilöstöä osana projektiryhmää. Jos resursoidaan käytävällä huhuilemalla, tämä mahdollisuus jää hyödyntämättä.

Hyvin toimiva resursointityökalu näyttää välittömästi myös, jos tarvittavaa osaamista ei löydy. Näin on mahdollista harkita esimerkiksi alihankinnan käyttöä.

Hate the tool!

Paraskaan työkalu ei hyödytä ketään, mikäli henkilöstö ei sitä käytä. Tästä syystä on ensiarvoisen tärkeää, että resursointijärjestelmä on helppokäyttöinen. Kun resursointitilanteen päivittäminen ja tarvittavan osaamisen etsiminen onnistuvat kädenkäänteessä, henkilöstö on myös aidosti motivoitunut käyttämään työkalua. Näin tietoon voidaan luottaa ja sen perusteella voidaan tehdä oikeita päätöksiä. Silverbucketin palvelu on suunniteltu käytettävyys ja helppokäyttöisyys huomioiden.

”Mutta tietojärjestelmän käyttöönottohan kestää vuoden ja epäonnistuu kuitenkin!”

Tietojärjestelmän valinnassa on kaksi koulukuntaa: toiset räätälöivät työkalun omiin tarpeisiinsa. Tällöin projekti kestää kauan ja maksaa paljon. Toinen yleinen vaihtoehto on ostaa valmis järjestelmä ja sovittaa yrityksen prosessit työkalun ehdoilla.

On myös kolmas vaihtoehto. Ketterä ohjelmistotoimittaja pystyy suuntaamaan kehitystyötään asiakaspalautteen perusteella, jolloin saadaan yhdistettyä näiden molempien koulukuntien hyvät puolet.

Silverbucket ohjaa tuotekehitystään asiakkaiden toiveiden perusteella. Palvelun käyttöönottoprojektin pituus mitataan tunneissa vuosien sijaan. Asiakkaat saavat myös aktiivisen mahdollisuuden vaikuttaa tuotteen kehitystyöhön ja uusiin toimintoihin. Asiakkaita kuuntelemalla pyritään yhä parempaan tuotteeseen ja pitkäkestoisten asiakassuhteiden ylläpitoon.