Huoltajien ja varhaiskasvatuksen henkilöstön välisen viestinnän ja vuorovaikutuksen tärkeys on tunnistettu, mutta mikä on oikea väline minkäkin tyyppiseen viestintään? Tähän kysymykseen on yritetty löytää ratkaisua Ylöjärven varhaiskasvatuksessa.

Uusia viestintäkanavia on kokeiltu, ja viimeisin linjaus on, että viestinnässä käytetään Päikky-järjestelmää. Rohkeasti on mielipidettä kysytty myös lasten huoltajilta, millaisia kokemuksia ja toiveita tai tarpeita heillä on? Mielipiteet on huomioitu varhaiskasvatuksen viestintää ja vuorovaikutusta kehitettäessä. Tärkeimpänä kaikesta täytyy kuitenkin muistaa päivittäiset tapaamiset huoltajien kanssa.

Varhaiskasvatuksen henkilöstö on todennut, että viestinnän ja vuorovaikutuksen keskittäminen sähköiseen järjestelmään lisää asiakkaiden tyytyväisyyttä ja työntekijöiden työtyytyväisyyttä. Lisäksi tarkasteltaessa asiaa talouden näkökulmasta, voidaan todeta, että sähköisellä järjestelmällä on mahdollista saada aikaan myös suoria ja välillisiä kustannussäästöjä vapauttamalla työntekijöiden ja hallinnon resursseja. Näin on todettu Ylöjärvellä.

Ennen lähetimme hallinnosta tiedotteita, ja pyysimme päiväkodin johtajia tulostamaan ne ja laittamaan tiedotteet lasten vaatelokeroihin. Jännittyneinä odotimme, päätyivätkö tiedotteet koskaan kotiin asti huoltajille ja olikohan niitä edes luettu. Nyt voimme lähettää tiedotteet sähköisesti päiväkodin johtajalle ja hän välittää ne huoltajalle, ja voimme olla varmoja, että ne ovat huoltajilla luettavissa ja niihin voi jopa palata, kun aihe on omalle perheelle ajankohtainen. Kuinka helppoa onkaan sähköisestä järjestelmästä katsoa, ketkä lapsista ovat viestit lukeneet.

Toki vieläkin on paljon tehtävää. Uusia asioita ja ideoita sekä kehittämiskohteita syntyy koko ajan. Toiveena olisi luotettava, toimiva, turvallinen, muistuttava, looginen, vuorovaikutteinen, nopea, tavoitettava, perusteleva, yhdenvertainen, henkilökohtainen, helppo, muokattava, innovatiivinen, visuaalinen, laadukas, näppärä jne. sähköinen järjestelmä. Tätä kohti ollaan menossa ja tähän työhön on haastettu mukaan työntekijöiden lisäksi huoltajat. Yhä enemmän osallistavaa palvelumuotoilua hyödynnetään sähköisten järjestelmien ja välineiden kehittämisessä ja näin ollen asiakkaiden sekä varhaiskasvatuksen työntekijöiden tyytyväisyys kasvaa. Tiivis yhteistyö järjestelmätoimittajan kanssa on edellytys kehitykselle.

Toki hyötyjä on muuhunkin varhaiskasvatuksen toimintaan kuin viestintään ja vuorovaikutukseen. Lasten tiedot ovat mukana lähdettäessä retkelle, läsnäolot siirtyvät keittiölle ja päiväkodin johtaja ja henkilökunta pystyvät suunnittelemaan päiväkodin arkea, kun he tietävät kuinka paljon ja koska lapset on paikalla. Erilaiset kehitetyt ominaisuudet, kuten sähköiset muistilaput helpottavat arkea ja lisäävät sekä parantavat vuorovaikutusta arjessa.

”Luulen, että kukaan ei ole valmis luopumaan järjestelmästä vaan kaikki ovat valmiita kehittämään sähköisistä järjestelmistä entistä parempia” sanoo Marjo Vesa.


Varhaiskasvatuksen johtaja Marjo Vesa

Ylöjärven kaupunki