Case Etera: Tietojärjestelmien keskittäminen ketteröitti toimintaa

Tilaaja: Eläkevakuutusyhtiö Etera

Tagit: Microsoft, Pankki ja vakuutus, Tuki- ja ylläpitotyö, Sähköinen asiointi

post_image

Tietojärjestelmien keskittäminen ketteröitti toimintaa

Eläkevakuutusyhtiö Etera kaipasi selkeyttä järjestelmiensä ylläpitoon. Ratkaisuna oli järjestelmäkokonaisuuden keskittäminen yhdelle kumppanille vanhan monitoimittajamallin sijaan. Digia valikoitui tehtävään muun muassa Microsoft-osaamisensa ansiosta.

Asiakasjärjestelmä, laskutusjärjestelmä, vakuutuksenhoitojärjestelmä.

Nämä kolme muodostavat Eteran vakuutustoiminnan perustan. Järjestelmät koostuvat viidestä Microsoft-pohjaisesta järjestelmästä, joita ennen kevättä 2015 hallinnoivat kolme eri toimittajaa.

Monitoimittajamalli oli kuitenkin tullut tiensä päähän. Eteran tietohallintojohtaja Janne Ruuska mainitsee heti kättelyssä vanhan toimintatavan selkeimmät ongelmat.

”Erilaisia sopimisia oli yksinkertaisesti liikaa. Lisäksi muutoshallinta oli monimutkaista. Kaikki kolme vakuuttamiseen liittyvää järjestelmää on integroitu toisiinsa. Jos yhteen järjestelmään halutaan tehdä muutos, vaikuttaa se kahteen muuhunkin. Se tarkoitti, että yhden muutospyynnön sijaan meidän piti lähettää tiketti kaikille toimittajille”, Ruuska kuvailee vanhaa tilannetta.

”Halusimme yhden toimittajan, jotta kokonaisuus olisi paremmin hallittavissa.”

Sitkeys kantoi muutosvaiheen läpi

Koska Eteran järjestelmäkokonaisuus perustui Microsoft -tuotteille, oli kyseinen osaaminen ensisijaisen tärkeää kilpailutuksessa. Digialta tuota osaamista löytyi, minkä lisäksi vaakakupissa painoivat myös kotimaisuus sekä vaikutuksen tehnyt palvelukeskusmalli.

”Digialla oli rento ja asiallinen meininki. Heidän tarjoamansa toimintamalli ja hyvä osaaminen Microsoft-teknologioissa tekivät vaikutuksen”, Ruuska tiivistää.

Uuden toimittajan valitsemisen jälkeen alkoi muutosprosessi. Tietämyksen siirto vanhoilta toimittajilta Digialle ei sujunut täysin ilman haasteita.

”Itse perehdytys meni hyvin, mutta haasteena oli saada oikeat ihmiset paikalle samaan aikaan”, Ruuska muistelee.

”Tietämyksen siirto on siinä mielessä haastavaa, että se tapahtuu teoreettisella tasolla. Käsissä ei ole vielä toimeksiantoa, vaan perehdytään vain toisen tekemään lähdekoodiin. Kaikki sujui kuitenkin hyvin ja ensimmäinen versio tuli ajallaan.”

Ruuskan mukaan tietämyksen siirron onnistumisen taustalla olivat kärsivällisyys ja sitkeys.

”Digialla oli hyviä tyyppejä, jotka halusivat oppia tuntemaan järjestelmämme. Tilannetta helpotti myös se, että tilasimme heti projektin alussa muutospyyntöjä, jolloin projektiin saatiin myös oikeaa tekemistä mukaan”, Ruuska luettelee.

Vaikka dokumentaatio oli hyvällä tasolla, kaikkia haasteita ei silläkään taklattu. Usein ongelmat nousevat esiin vasta jälkeenpäin muutosprojektin ja tietämyksen siirron jo päätyttyä.

”Jos muutospyyntö koskee jotain osiota, johon ei ole koskettu pariin vuoteen, niin muutosanalyysin tekeminen on edelleenkin haasteellista.”

Tulevaisuuden kumppanit

Liiketoimintakriittisten järjestelmien hallinnointi yhden toimittajan toimesta ei helpota vain Eteran sisäistä työskentelyä. Toimittajamallin yksinkertaistaminen näkyy välillisesti myös asiakkaille.

”Pystymme nyt paremmin reagoimaan mahdollisiin ongelmiin tai muutostarpeisiin, mikä taas näkyy asiakkaillemme häiriöttömyytenä. Muutospyynnöt pohjautuvat asiakastarpeelle – miten pystyisimme palvelemaan asiakkaitamme paremmin? Niiden sujuvuus tietenkin näkyy laadukkaampana asiakaspalveluna”, Ruuska kertoo.

Tulevaisuuden askelmerkit Digian kanssa ovat jo selvillä. Etera haki projektissaan pitkäaikaista kumppania, jonka kanssa suunnata kohti tulevia haasteita.

”Yhteistyö on sujunut hyvin. Digia on meille tärkeä kumppani, jonka kanssa kehitämme järjestelmiämme sekä prosessejamme jatkossakin”, Ruuska päättää.

Suosittelija:

Yhteistyö on sujunut hyvin. Digia on meille tärkeä kumppani, jonka kanssa kehitämme järjestelmiämme sekä prosessejamme jatkossakin.

Janne Ruuska, tietohallintojohtaja, Etera

Pinterest

Muita julkaisuja Digia Oyj:lta