KuusSoTe tarvitsi kuntayhtymän tarpeisiin sopivan ja modernin HR-järjestelmän. Valinta kohdistui Saimaan.

KuusSoTe on sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymä, johon kuuluvat Alavus, Kuortane, Soini ja Ähtäri. Kuntayhtymässä on sähköistetty järjestelmiä määrätietoisesti viime vuosien aikana, ja alkuvuodesta 2021 käyttöön otettiin Saima HR -henkilöstöhallintojärjestelmä.

Kuntayhtymän johtaja Juha Tiainen kertoo, että ennen Saimaa noin 60 hengen organisaatiolla ei ollut käytössä minkäänlaista sähköistä henkilöstöhallinnon järjestelmää. Työvuorosuunnittelu ja palkanmaksu hoidettiin omasta järjestelmästään, mutta muut henkilöstöasiat tallennettiin Excel-tiedostoihin. Kun työsuhteita alkoi, päättyi ja muuttui jatkuvasti, eivät tiedot välttämättä olleet aina ajan tasalla.

”Tarve uudelle järjestelmälle oli selkeä. Kun Exceleitä pyöritetään ja ihmiset tallentavat niitä eri vaiheissa, ei tiedetä mikä niistä on se viimeisin versio. Se voi aiheuttaa merkittäviä ongelmia.”

SaaS-palvelu mahdollistaa myös etätyöskentelyn

KuusSoTe asetti paljon vaatimuksia uudelle HR-järjestelmälleen. Juha kertoo, että oleellista oli tuoda henkilöstöhallinto tähän päivään ohjelmalla, jonka käyttäminen onnistuisi myös etätöissä.

”Meille oli tärkeää, että järjestelmä on SaaS-palvelu, eli että ohjelmaa voi käyttää verkon yli eikä erillisiä ladattavia ohjelmia tarvita. Järjestelmän piti myös olla melko yksinkertainen, koska meidän organisaatiomme ei ole kovin suuri. Ja tietysti hintapolitiikka oli myös merkittävä tekijä”, hän listaa kuntayhtymän tarpeita.

Julkishallinnon toimijana KuusSoTella oli myös paljon erityisvaatimuksia. Henkilöstöä on töissä erilaisissa työ- ja virkasuhteissa, joten oli tärkeää, että valittava järjestelmä sopii myös kuntayhtymän tarpeisiin.

”Oli oleellista, että valitsemamme ohjelma toimii myös julkishallinnon puolella. Viranhaltijaorganisaationa tarvitsimme hieman enemmän muokkauksia yksityisiin yrityksiin verrattuna”, Juha kertoo.

Saima HR saatiin käyttöön vain kuukaudessa

KuusSoTella oli ollut jo käytössä Visma Sign sähköisten allekirjoitusten hoitamiseen. Kun kokemukset yhteistyöstä Visman kanssa olivat positiivisia ja Saima vastasi kaikkiin HR-järjestelmälle asetettuihin vaatimuksiin, valinta oli helppo. 

”Saima tuntui sopivalta heti alkuun. Siinä houkuttivat helppokäyttöisyys ja suomenkielinen tuki. Saimme heti nopeasti vastauksia kaikkiin kysymyksiimme”, Juha kertoo.

Saiman käyttöönottoon meni vain reilu kuukausi. Visman asiantuntija teki tarvittavat muokkaukset järjestelmään sekä siirsi tiedot tiedostoista ja palkkahallinnon järjestelmistä.

Nyt Saimassa hoidetaan henkilöstöhallinto, työsuhteiden hallinnointi sekä kehityskeskustelut. Työ- ja virkasopimukset allekirjoitetaan Visma Signin kautta ja tallennetaan Saimaan. Hieman Saiman jälkeen käyttöön otettiin myös M2 matka- ja kululaskujen käsittelyyn.

Käyttöönoton rinnalla koko henkilöstö sai koulutusta uuden järjestelmän käyttöön. Juha kertoo, että arki uuden järjestelmän kanssa on lähtenyt rullaamaan sujuvasti. Aikaa ja vaivaa säästyy, kun kaikki tieto on saatavilla yhdestä paikasta. 

“Järjestelmä on hyvin yksinkertainen ja ohjaa myös käyttäjäänsä. Minulle ainakin on tullut vain hyvää palautetta käytettävyydestä.” -Juha Tiainen

Saima toi HR:n 2020-luvulle

Arjen sujuvoittamisen lisäksi Saiman käyttöönotto on helpottanut myös raporttien tekemistä. Kuntayhtymässä raportoidaan osavuosikatsaukseen erilaisia tietoja henkilöstöstä ja poissaoloista.

”Aikaisemmin tilastoja oli vaikea saada. Oli iso työ jälkeenpäin koostaa tietoja esimerkiksi työsuhteiden määrästä tai matkalaskuista. Siihenkin tämä on huomattava helpotus”, Juha kertoo.

Vaikka KuusSoTella on sähköistetty erilaisia järjestelmiä tavoitteellisesti, hankaloittaa vireillä oleva sote-uudistus suunnitelmien tekemistä. Esimerkiksi palkkahallintoa ei vielä lähdetä tuomaan samaan järjestelmään, sillä ei ole tietoa siitä, millaiseksi organisaatio lopulta muodostuu, kun sote-uudistus saadaan valmiiksi.

Juha kertoo, että sote-uudistuksen vaikutuksia odotellessa monet digitalisaatiohankkeet on pistetty jäihin. HR-järjestelmän tapauksessa tämä ei kuitenkaan tullut kyseeseen.

”Emme missään tapauksessa halunneet jäädä odottamaan tämän kanssa. Järjestelmä antaa päivittää tilanteen 2020-luvulle vanhasta paperiajasta”, hän kertoo

Ensimmäisten kuukausien kokemusten perusteella Juha suosittelee Saimaa lämpimästi muille kuntayhtymille ja julkishallinnon toimijoille.

”Se joustavuus, mitä olemme saaneet käyttöönottoon ja itse järjestelmän muokkaamiseen, on erinomaista. Olemme pystyneet tekemään Saimasta meidän organisaatiollemme sopivan järjestelmän.”

Haluatko tietää, kuinka Saima sopisi juuri sinun tarpeisiisi?

Varaa maksuton demo