Harva yritys tarvitsee alkutaipaleellaan HR-järjestelmää, mutta kun kokoa ja henkilöstöä tulee lisää, aikaa Exceleiden täyttelyyn ja hajallaan olevien tietojen etsiskelyyn alkaa kulua enemmän.

Tässä tilanteessa oli myös Puutarhaliike Helle, jonka tytäryhtiöt Suomessa työllistivät kukin 10–30 henkilöä siinä vaiheessa, kun HR-järjestelmää ryhdyttiin etsimään. Yhteensä yrityksissä työskenteli lähes sata henkilöä, joten aika henkilöstötietojärjestelmän hankkimiselle oli korkea.

Tiedot siellä täällä – HR:n ja esimiesten aikaa kului tietojen kyselyyn eri paikoista

Projekti sai lähtölaukauksen siitä, kun talossa aloitti uusi hallintopäällikkö. Lea Laine huomasi, että konsernista puuttui kunnollinen henkilöstötietojärjestelmä. Henkilöstöön ja työsuhteisiin liittyviä tietoja säilöttiin eri paikoissa ja eri formaateissa.

“Yrityksessä ei ollut aiemmin ollut HR-tehtäviin keskittynyttä henkilöä. Lomasaldot olivat Excelissä, työsopimukset ulkoisella palkkahallinnolla ja työsuhdeasiat johdolla. Tietoja piti kysellä sieltä täältä. Halusimme saada asiaan paremman tolkun”, Laine kuvailee tilannetta ennen muutosta.

Yksinkertainen käyttö ja hinnoittelu ratkaisivat valinnan Saima HR:n eduksi

Laineella oli aiempaa kokemusta muista järjestelmähankkeista, mutta henkilöstöjärjestelmä oli ensimmäinen, jota hän oli hankkimassa. Puutarhaliike Helteelle sopivia ratkaisuja Laine lähti kartoittamaan systemaattisesti Googlen avulla.

“Googletin hemmetisti. Perehdyin ja vertailin itsekseni, muistelin aiempia käyttökokemuksia. Puntaroimisen jälkeen pyysin kolmesta vaihtoehdosta demon ja tarjouksen. Ominaisuuksia ja hintoja vertailtuani päädyin Saima HR:ään”, Laine kertoo prosessin kulusta.

Vaakakupissa painoivat yksinkertainen käyttö ja joustava hinnoittelu. Saima HR:ään sai valittua juuri ne ominaisuudet, joille oli käyttöä, eikä ylimääräisestä tarvinnut maksaa. Kuukausimaksuun sisältyvä asiakastuki myös poisti Laineen huolen yllättävästi paisuvista kustannuksista.

“HR-prosessimme ja -tarpeemme ovat lopulta aika yksinkertaisia. Emme tässä vaiheessa tarvinneet esimerkiksi edistynyttä analytiikkaa, mitä oli joihinkin vaihtoehtoihin leivottu sisään. Saima HR:ssä voimme ottaa näitä ominaisuuksia myöhemmin lisämaksusta käyttöön, jos niitä tarvitsemme.”

Samaan aikaan haussa oli myös työaikajärjestelmä kahdelle Puutarhaliike Helteen tytäryhtiöstä. Sopivaksi valikoitui Saima HR:n sisarjärjestelmä Tiima.

“Tykkäsin ajatuksesta, että saan kummatkin järjestelmät samalta toimittajalta ja että ne keskustelevat paremmin keskenään.”

Helteen arjen pyörittäminen on huolettomampaa HR-järjestelmän kanssa

Saima HR:n käyttöönotto sujui sutjakasti neljän etäpalaverin voimin. Visma konfiguroi järjestelmän Helteen speksien mukaan ja vei sinne Helteen toimittamat tiedot. Laine kehuu järjestelmällistä prosessia.

“Projektipäällikkömme Heikki Bau edisti asiaa systemaattisesti. Minulta tarvittavien tietojen toimittaminen menivät siinä muun työn ohessa. Lopputuloksena saimme käyttövalmiin HR-järjestelmän”, Laine sanoo.

Pian järjestelmä tuodaan myös henkilöstön tietoisuuteen. Laine uskoo, että työntekijöille on iloa siitä, että esimerkiksi omat ja muiden lomat voi käydä tarkistamassa järjestelmässä. Eniten järjestelmästä nauttii kuitenkin HR ja hallinto itse.

“Odotan sitä, että aikaa jää nyt enemmän muille jutuille, kuten henkilöstön osaamisen kehittämiselle. Turhaahan yrityksen on käyttää aikaa manuaalisiin asioihin, jotka hyvä järjestelmä hoitaa hetkessä. Kivi on vierähtänyt sydämeltä myös tietoturva-asioissa.”

Kaivataanko teilläkin jo Exceliä parempaa vaihtoehtoa henkilöstötietojen säilömiselle? Saima HR on yksinkertainen HR-järjestelmä, jonka avulla aikaa jää muullekin kuin henkilöstöhallinnon perusprosesseille. 

Varaa Saima HR:n verkkodemo tästä.