Mitä tapahtuu, kun yksi työntekijöistä astuu kerran kuussa yrityksen toimitusjohtajan saappaisiin ja saa käyttöönsä rajattoman päätösvallan ja budjetin? CEO of the Day -konsepti on ollut käytössä meillä Vincit USA:ssa jo neljä vuotta. Tässä blogiartikkelissa kerron, miksi konsepti on osoittautunut niin menestyksekkääksi ja miksi sinun kannattaa harkita sen soveltamista myös omassa organisaatiossasi.

Artikkeli on julkaistu alunperin Vincitin Trendikatsauksessa 2022. Kävin muuten keskustelemassa aiheesta myös yhdessä Yhdysvaltojen kuunnelluimmista podcasteista, Adam Grantin WorkLife-podcastissa, jakson pääset kuuntelemaan tästä.

Vincit USA perustettiin vuonna 2016, kun sen ensimmäinen toimisto aukesi Palo Altossa, Kaliforniassa. Tuohon aikaan meillä ei ollut vielä yhtään työntekijää tai asiakasta Yhdysvalloissa. Nykyään Vincit USA työllistää jo yli 50 henkilöä, jotka työskentelevät monien johtavien tuotemerkkien, kuten Logitechin, Yamahan and Kellogg’sin parissa.

Vaikka asiakkaiden ja liiketoiminnan hoidossa saavutettu menestys on innostavaa, erityisen ilahduttavaa on onnistua luomaan jotain uutta, joka auttaa tekemään omasta yrityksestä entistä paremman paikan työskennellä. Yksi sellainen asia on tunnustustakin saanut CEO of the Day -konseptimme (Adam Grant, Forbes, Inc., Entrepreneur). Sen puitteissa valitsemme kerran kuussa työntekijän, joka saa olla päivän toimitusjohtajana. Tämä työntekijä saa vallan tehdä yritystä koskevan kestävän päätöksen ja käyttöönsä rajattoman budjetin.

Miten idea syntyi?

Tapanani on järjestää vuosittain tapaaminen jokaisen työntekijän kanssa. Tämä kohtaaminen auttaa luomaan syvemmän yhteyden työntekijään ja antaa uutta näkökulmaa kasvavaan yritykseemme. Kerran pyysin erästä työntekijää järjestämään tapaamisen ja varaamaan sille ajan. Pian tapaamiskutsu ilmestyikin kalenteriin leikkisällä otsikolla varustettuna: ”Ylennä John toimariksi?”.

Huvittuneen, ja osittain myös tyrmistyneen, alkureaktion jälkeen mietin asiaa tarkemmin. Miksi työpaikan jatkuva parantaminen on esimiesten vastuulla, kun tarpeista parhaiten tietävät työntekijät itse? Esitin idean paikalliselle johtoryhmälleni ja muutaman keskustelun jälkeen päätimme, että konsepti on kokeilemisen arvoinen.

Ylensin Johnin toimitusjohtajaksi päivän ajaksi ja asetin hänelle seuraavan haasteen: tee yksi päätös, jonka ansiosta Vincit USA on huomenna parempi työpaikka kuin tänään. Tuosta päivästä on jo lähes neljä vuotta ja jatkamme CEO of the Day -konseptin käyttöä yhä.

Miten CEO of the Day -konsepti toimii?

Toimiakseen hyvin, konsepti tarvitsee selkeät säännöt ja raamit. Vincit USA:lla ne ovat seuraavat:

• Luottamus: Päivän toimitusjohtaja saa rajattoman budjetin yhden päätöksensä toteuttamiseen.
• Vastuu: Koska vastuuta ei tosiasiassa voi jakaa, tehtävä päätös on vain ja ainoastaan toimitusjohtajan. Minulta on useasti pyydetty hyväksyntää tai mielipidettä, mutta kieltäydyn aina kommentoimasta.
• Tilivelvollisuus: Työntekijät käyttävät yrityksen rahaa kuin omaansa. Päivän toimitusjohtaja tekee päätöksen koko henkilöstön puolesta ja heidän hyvinvointiaan parantaakseen. Vastaavasti muut työntekijät elävät kyseisen henkilön tekemän päätöksen kanssa, mistä syntyy vuorovaikutus ja vastuullisuus.
• Määräaika: Kaikilla päätöksillä on määräaika. Päätös julkistetaan sovittuna päivänä ja kellonaikana. Päätös esitetään lähtökohtineen ja perusteluineen. Lisäksi päivän toimitusjohtaja kertoo, miten päätös tekee yrityksestä paremman työpaikan.
• Peruuttamattomuus: Kun päätös on virallisesti julkistettu, sitä on mahdotonta perua ilman, että päätöksestä hyötyvät pettyvät. Päätös voi olla hyvä, huono tai merkityksetön, mutta kerran päätetty myös pysyy päätettynä. Tämä antaa työntekijälle mahdollisuuden kokeilla johtajaroolissa toimimista ja arvioida, että onko johtaminen mielekästä työtä tulevaisuuden suunnitelmissa.
• Punnittu päätös: Kaikki päätökset tehdään kyseisellä hetkellä käytettävissä olevien tietojen pohjalta. Tulevaisuus näyttää, johtaako päätös parannuksiin.

Sääntöjen tarkoituksena on antaa työntekijöille mahdollisimman totuudenmukainen kuva toimitusjohtajana toimimisesta. Kukaan tuskin tuntee itseään toimitusjohtajaksi, jos hänelle sanoo, että päätäntävalta on rajaton, mutta käytettävissä oleva budjetti on 20 dollaria.

Konseptin merkitys ei piile vain työntekijän saamassa totuudenmukaisessa kokemuksessa, sillä se antaa myös tärkeän oppitunnin johtajuudesta. Rahan ja vallan lisääminen ei tee päätöksenteosta helpompaa tai vaivatonta. Päinvastoin, se voi tehdä lopullisesta päätöksenteosta vaikeampaa.

Miksi jatkamme konseptin käyttöä jo neljättä vuotta?

Haluamme Vincitillä antaa päätäntävaltaa kaikille työntekijöillemme, emme vain johtajille. Haluamme, että jokainen työntekijä tuntee itsensä tärkeäksi, vaikutusvaltaiseksi ja kuulluksi työhön vaikuttavia päätöksiä tehdessään. Näin voimme osoittaa, että yritys tukee työntekijöitään ja on halukas edistämään heidän kehitystään.

Päivä toimitusjohtajana korostaa myös sitä tosiasiaa, että epäonnistuminen on hyväksyttävää ja inhimillistä. Toimitusjohtajana toimiva tekee päätöksen käytettävissä olevien tietojen pohjalta, ja riippumatta siitä onko päätös onnistunut vai ei, yritys jatkaa eteenpäin. Pahinta olisi olla päättämättä mitään. Epäonnistuneen päätöksen toteuttaminen opettaa yhtä paljon, ellei enemmänkin, kuin onnistunut päätös. Mitä päätöksiä CEO of the Day on tähän mennessä tehnyt? Kun päivän toimitusjohtajaksi valittu työntekijä on viimeistellyt suunnitelmansa, päätös julkistetaan kaikkien työntekijöiden kuukausikokouksessa. Julkistuksen jälkeen päivän toimitusjohtajana toiminut henkilö valitsee seuraavan CEO of the Day -soihdunkantajan.

Tähän mennessä olemme toteuttaneet muun muassa seuraavat päätökset:

• Maksuton mahdollisuus käyttää mielenterveyspalveluita tarjoavan Boon:in ammattiosaamista.
• Vincit-brändätyt GORE-TEX-ulkoilutakit työntekijöille kylmiä talvikuukausia varten.
• Yrityksen maksama Uber-tili, jolla voi tilata turvallisen kyydin kotiin, kun firman yhteinen happy hour -tapaaminen on ohi.
• Udemy-verkkokurssipalvelu työntekijöiden tiedon kartuttamiseksi.
• Kaikille tarjottava mielenterveyttä tukeva Boon-valmennus.
• Palkallinen lomapäivä, kun työntekijän syntymäpäivä osuu arkipäivälle.
• Kuukausittainen elokuvalippu, jonka voi käyttää läheisessä teatterissa esimerkiksi töiden jälkeen tai perheen kanssa myöhemmin.
• Hedelmäkori, joka toimitetaan toimistolle joka maanantai.
• Kollegalounaat: kun työntekijä kutsuu uuden kollegansa lounaalle, voi lounaan laskuttaa yritykseltä.
• Fun Fridays: kerran kuussa järjestetään yhteinen vapaa-ajanvietto henkilöstön aloitteesta tulevan tapahtuman tiimoilta.

Asiat, joiden avulla työntekijät haluavat kehittää työpaikkaansa, voivat vaikuttaa jokseenkin merkityksettömältä esihenkilöstä, joka on tottunut ajattelemaan vain kokonaiskuvaa. Arkea sujuvoittavat ideat on helppoa ohittaa olan kohautuksella, vaikka ne tosiasiassa edistävät työntekijöiden terveyttä ja tyytyväisyyttä. Toisaalta henkilöstöjohtajan ei enää tarvitse arvailla mitä työntekijät tarvitsevat, kun he päättävät näistä asioista itse.

Mitä konsepti opettaa työntekijälle?

Mahdollisuus toimia päivä toimitusjohtajana antaa työntekijöille käsityksen siitä, millaista liiketoimintaa koskevien päätösten tekeminen voi olla. Tämä on jotain, mitä useimmat työntekijöistä eivät normaalisti kokisi. Konsepti opettaa, että päätöksenteko on vaikeaa, oli kokemusta kertynyt kuinka paljon tahansa. Lisäksi se havainnollistaa, etteivät päätökset ole aina oikeita. Kaikki epäonnistuvat joskus, eikä se haittaa – varsinkin jos tehdyistä virheistä ottaa opiksi.

Toimitusjohtajan saappaissa astelu laajentaa työntekijöiden perspektiiviä ja antaa paremman ymmärryksen siitä, miten ja miksi organisaatiossa tehdään päätöksiä. Se osallistaa kaikki työntekijät yhteisöllisen ilmapiirin luomiseen ja pakottaa heidät miettimään ja suunnittelemaan miten työpaikkaa voisi muuttaa kaikille paremmaksi. Lisäksi päätöksen julkistaminen opettaa esittelemään päätökset jäsennellysti ja taustat kuvaten. Se myös selventää työntekijöille, mitä suurien päätösten tekeminen ja päätösten seuraukset todella tarkoittavat. Koska ympäristö on turvallinen, ei työntekijöiden tarvitse pelätä tuomituksi tulemista.

Miten aloittaa CEO of the Day omassa yrityksessäsi?

Aivan ensiksi kannattaa miettiä mitä ohjelmalla halutaan saavuttaa. Haluatko esimerkiksi seurata Vincitin mallia ja keskittyä työpaikan kulttuurin kehittämiseen? Vai haluatko kenties ottaa työntekijät mukaan tuottavuuden parantamiseen? Tai ehkä haluat ohjelmasta tutkimusvetoisen? Vaihtoehtoja on monia, tärkeintä on aloittaa!

1. Valitse yrityksesi ensimmäinen CEO of the Day
2. Määritä mitä osa-aluetta yrityksestäsi haluat kehittää
3. Tiedota päivämäärä ja aika ensimmäisen CEO of the Day -päätöksesi julkaisemisajankohdalle.

Tulevaisuuden johtajuus rakentuu luottamuksen ja kunnioituksen varaan. Aloite näiden rakentamiseen on ensisijaisesti johdon käsissä. Toimitusjohtajan saappaiden lainaaminen on merkki johdon varauksettomasta luottamuksesta työntekijöitä kohtaan, ja se on lisännyt yrityksen sisäistä yhteenkuuluvuutta erittäin onnistuneesti. Mitä enemmän luotat työntekijöihisi, sitä enemmän he luottavat sinuun. Ja mitä enemmän luottamusta löytyy, sitä parempi on henkilöstösi sitoutuneisuus, pysyvyys, tehokkuus ja työhyvinvointi.

Kiinnostaako kuulla aiheesta lisää? Kuuntele Adam Grantin WorkLife-podcastin jakso, jossa Ville Houttu on vieraana.