Historian tutkiminen auttaa selittämään menneisyyttä, tulkitsemaan nykypäivää ja ennustamaan tulevaa. Vanhojen dokumenttien digitaalinen arkistointi palvelee monia kohderyhmiä, jotka etsivät historiallista tietoa verkosta eri tarkoituksiin. Leo Mechelin säätiö ja Valtioneuvoston kanslia aloittivat yhteistyössä hankkeen, jossa Identio sai olla mukana rakentamassa uutta alustaa digitaaliselle arkistolle. Hyödynsimme modernia teknologiaa valtavan arkiston löydettävyyden ja käytettävyyden parantamiseksi.

Lähtötilanne ja haasteet

Leo Mechelin -arkistoa on aiemmin rakennettu jo olemassa olevalle alustalle. Arkiston sivustolla oli kuitenkin erilaisia käytettävyysongelmia, joita yritettiin korjata rakentamalla uutta vanhan, olemassa olevan, järjestelmän päälle. Tällaisissa kehitysprojekteissa raja tulee yleensä vastaan ennemmin tai myöhemmin, ja niin kävi myös Leo Mechelin -arkiston kanssa. Sen kehittämistä ei voitu enää jatkaa vanhalla alustalla.

Alustan aiempaa kehitystä ei oltu dokumentoitu, joten aiempia kehitystoimenpiteitä oli haastavaa ymmärtää. Sivustolta puuttui myös keskeisiä toimintoja, kuten hakuominaisuus. Vanha sivusto ei näkynyt teknisten haasteiden vuoksi hakukoneissa, mikä tarkoitti, että kukaan ei tulisi löytämään arkistoituja tekstejä hakukoneiden kautta. Se oli yksi projektin keskeisimmistä haasteista, eikä se ollut ratkaistavissa pienillä teknologisilla muutoksilla tai korjauksilla.

Koska kyseessä on Leo Mechelin säätiön ja Valtioneuvoston kanslian hanke, jolla on alku ja loppu, oleellista oli löytää ratkaisu joka toimii pidemmän päälle. Sivuston olisi kestettävä aikaa ja sen tulisi toimia kevyen ylläpidon turvin vielä vuosia hankkeen päättymisen jälkeen.

Mitä teimme

Projektin päämääränä oli julkaista erilaisia lähteitä ja dokumentteja, joita säilytetään Kansallisarkiston Leo Mechelin -arkistossa. Tämä tarkoittaa yhteensä kymmeniä tuhansia dokumentteja. Materiaalia on kerätty lisäksi myös muista arkistoista ja kirjastoista.

Koska kyseessä oli pienimuotoinen hanke, oman ohjelmistokehittäjän rekrytointi ei ollut vaihtoehto. Tueksi tarvittiin ulkopuolinen kumppani. Hanke löysi Idention vahvan sosiaalisen median presenssin kautta ja sen myötä myös yhteydenotto oli helppoa. Oli tärkeää, että sopivan kumppanin löydyttyä työt olisi mahdollista aloittaa nopeasti ja ketterästi.

Ensimmäinen askel oli selvittää kokonaistilanne alustan ja sivuston suhteen sekä se, miten kehityksessä kannattaisi edetä. Selvää oli, että vanhan päälle ei voitu enää rakentaa.

Teimme yhteistyössä projektin etenemisen suhteen monia hyviä ratkaisuja. Vanhentuneet teknologiat vaihdettiin moderneihin teknologioihin, joiden päälle olisi mahdollista rakentaa myös tulevaisuudessa. Teknologiavalinnat olivat keskeisiä myös hakukonelöydettävyyden vuoksi. Teknologioiksi valittiin Next.js frontendin puolelle ja Python sivustolla toimivan hakukoneen kehittämiseen ja dokumenttien indeksointiin. Rakensimme ensimmäisenä ominaisuutena juuri hakukoneen, joka liitettiin olemassa olevaan vanhaan sivustoon. Sen avulla varmistimme, että asiakas saa mahdollisimman nopeasti käyttöönsä tärkeäksi koetun ominaisuuden, joka tuo huomattavaa lisäarvoa myös sivuston loppukäyttäjille. Näiden askelten jälkeen oli mahdollista keskittyä itse sivuston uudistamiseen. Näin toimiessamme vanhaa sivustoa ei tarvinnut ottaa pois käytöstä uudistuksen ajaksi.

Uudella hakusivulla voi nyt selata Leo Mechelinin kirjoituksia hakusanojen ja suodattimien avulla. Hakusivulle toteutettiin kielituki sekä ruotsin että suomen kielelle, eli tekstejä voi lukea kahdella kielellä. Hakusivusta haluttiin nopea, käyttäjäystävällinen sekä helposti nykyiseen sivustoon liitettävä. Hakukoneosuus on ehtinyt jo palvelemaan lukuisia käyttäjiä ja se on osoittautunut käyttäjien keskuudessa kaivatuksi ominaisuudeksi.

Aivan projektin loppumetreillä toteutimme sivustolle myös henkilöhakemiston. Henkilöhakemistosta voi etsiä kaikkia niitä henkilöitä, ja heidän tietojaan, jotka liittyvät arkiston lähteisiin ja dokumentteihin.

Vaikka projektin kaikki yksityiskohdat eivät olleet selkeitä, ratkaisimme niitä yhdessä asiakkaan kanssa hyvien keskustelujen kautta. Välillämme oli koko ajan hyvä luottamussuhde.

– Veera Paananen, ohjelmistokehittäjä, Identio

Lopputulos ja tulevaisuus

Uusi digitaalinen arkisto rakennettiin kestämään myös tulevaisuudessa. Sen toiminnot on suunniteltu ja kehitetty niin, että ne palvelevat lukuisia 1800-luvun historiasta kiinnostuneita kohderyhmiä. Koko sivuston uudelleenkirjoittaminen nopeutti sivustoa, paransi olemassa olevia toimintoja, ja mahdollisti uusien ominaisuuksien kehittämisen. Sivuston sisällöt löytyvät nyt myös hakukoneiden listauksista ja tärkeät ominaisuudet, kuten sivuston sisäinen hakutoiminto palvelevat sivuston kävijöitä. Tekstejä voi lukea sivustolla molemmilla kotimaisilla kielillä.

Sivuston toimivuus on nyt ennakoitavampaa ja selkeämpää ja sen ylläpitäminen vaatii vain pieniä päivityksiä. Projektissa oli tärkeää se, että asiakas voi päivittää sivustoa helposti myös itse ja pystyy julkaisemaan uuden version aina päivitysten jälkeen. Autoimme siksi myös luomaan päivittämisen ympärille toimivan prosessin. Leo Mechelin -arkisto jatkaa toimintaansa myös Leo Mechelin säätiön ja Valtioneuvoston kanslian yhteisen hankkeen päättymisen jälkeen.

Yhteenveto

• Teknologiavalinnat sekä uuden, modernin ja skaalautuvan sivuston suunnittelu
• Uuden sivuston rakentaminen niin, että se mahdollistaa tulevaisuuden jatkokehitystarpeet ja päivitykset
• Hakukoneen kehittäminen ja sen käyttöönotto sekä vanhalla että uudella sivustolla
• Henkilöhakemiston suunnittelu ja rakentaminen osaksi uutta sivustoa

Leo Mechelin -arkisto

Leo Mechelin (1839–1914) oli suomalainen poliitikko, valtion instituutioiden kehittäjä, talousvaikuttaja, oikeustieteilijä ja kansallisen oikeustaistelun johtaja.

Leo Mechelin -arkisto on digitoitu arkisto, joka kokoaa historiallisesti ja yhteiskunnallisesti tärkeän aineiston yhteen paikkaan, avoimesti käytettäväksi. Arkistosta voi etsiä erilaisten hakusanojen ja suodattimien avulla Mechelinin elämää ja elinaikaa kuvaavia digitoituja kirjoituksia. Tekstejä voi lukea sivustolla molemmilla kotimaisilla kielillä.