Organisaatioiden talouden suunnittelu voidaan toteuttaa monella tavalla.

Taloussuunnitteluun sisältyy tyypillisesti budjetointi ja ennustaminen, mutta se on vain osatotuus. Suunnitteluun voi sisältyä myös monenlaista muuta resurssisuunnittelua kuten vaikkapa työvuorojen, ostojen tai tuotannon suunnittelua. 

Talous- ja muu suunnittelu voidaan teknisesti toteuttaa monella tavalla. Suunnittelu pystytään tekemään nopeasti Excelin kaltaisella ohjelmistolla tai sitä varten hankitaan erillinen ohjelmisto. Nyrkkisääntö ratkaisun toteutukselle on, että mitä työläämpää ratkaisun käyttöönotto on, sitä sujuvampi ja työtä säästävämpi ratkaisu on päivittäisessä käytössä.

Tässä esittelemme kolme erilaista tapaa rakentaa organisaation toiminnan suunnitteluratkaisu. 

1. Kevyin ratkaisu: Pelkkä Excel

Excelin suosio ei ole yllätys. Se on yksinkertainen, mutta silti monipuolinen työkalu erilaiseen laskentaan. Monessa organisaatiossa – varsinkin pienemmässä – budjetit ja ennusteet tehdään yhä Excelin turvin. 

Vaikka Excelin laskentaominaisuudet ovat monipuoliset funktioineen ja muine ominaisuuksineen, siinä on useita puutteita liiketoiminnan suunnittelun kannalta. 

Excelistä puuttuu ensinnäkin tiedon historiointi. Tiedot eivät jää talteen minnekään muualle kuin Excel-tiedostoihin, mikä johtaa haasteisiin esimerkiksi audit trailissa. Audit trail eli aukoton kirjausketju tarkoittaa sitä, että erilaisten kirjausten yhteys esimerkiksi tulos- ja taseraporttiin voidaan todeta läpinäkyvästi ja vaikeuksitta. Lukujen audit trailin puuttuminen on Excel-viritysten suurimpia helmasyntejä. 

Excelissä erilaisten vertailutietojen tuominen budjetti- ja ennustepohjiin on myös usein työlästä. Lisäksi raporttien jakelu tekee Excelistä monesti kömpelön ratkaisun. 

Ylipäätään “kevyt” Excel-ratkaisu voi osoittautua yllättävän työlääksi ylläpitää. Kun kullekin budjettivastuulliselle on saatu osabudjettien syöttöpohjat laadittua ja tulosbudjetissa kaikki linkit on rakennettu, työ ei ole suinkaan valmis. Tämän jälkeen pitää saada jotenkin näppärästi syöttöpohjille vertailutiedot edelliseltä vuodelta. Seuraavalla budjettikierroksella kaikki vertailuluvut täytyy tietenkin päivittää. Jos laskentataulukoita päivittää samaan aikaan useampi henkilö, eteen tulee varmuudella versiohallinnan haasteita. 

Excel-taulukot ovat lisäksi alttiita monenlaisille virheille. Virhe yhdessä Excel-välilehden solussa saattaa sotkea koko monimutkaisen osabudjettien, tuloslaskelman, taseen ja kassavirran himmelin. Silloin tällöin saa lukea juttuja julkisuudessa, missä väärä luku tai kaava Excelissä on aiheuttanut suuria väärinkäsityksiä tai jopa pörssiyhtiöiden tuloksien vääristymisiä. 

2. Keskitien ratkaisu: Excel + tietokanta + BI-työkalu

Hieman Excelistä jalostuneempi ratkaisu saadaan, kun Excel-syöttöpohjat yhdistetään tietokanta- ja Business Intelligence -ratkaisuun. 

Tässäkin Excel toimii edelleen budjetti- ja ennustelukujen syöttöalustana. Luvut eivät kuitenkaan jää vain Excel-tiedostoihin, vaan ne siirtyvät tietokantaan. Sen jälkeen Power BI -ratkaisulla toteutetaan multidimensionaalinen tietomalli, jossa rakennetaan eri hierarkiat ja rivikohtaiset laskennat. Tämä malli tarjoaa luontevan tavan käsitellä tilihierarkioita ja talousraportteihin tyypillisesti kuuluvia laskentoja.  

Edistyneemmässä ratkaisussa saavutetaan muutamia etuja pelkkään Excel-suunnitteluun verrattuna. Ensinnäkin siihen sisältyy tiedon historiointi tietokannassa ja kuutioissa. Toiseksi se mahdollistaa monin verroin monipuolisemmat raportointimahdollisuudet kuin Excel, jonka raportointiominaisuudet ovat rajalliset.  

Kun budjetti-, ennuste- ja muu suunnittelutieto on BI-ratkaisussa, yrityksellä on käsissään monipuolinen työkalu liiketoimintansa analyysiin – esimerkiksi toteumien ja budjettien erojen selvittämiseen. Myös tiedon jakelu onnistuu tällä ratkaisulla sujuvammin.  

Tietokantaan on tietenkin myös mahdollista tuoda tietoja muistakin järjestelmistä kuin Excelistä, kuten vaikkapa ERP- tai kirjanpitojärjestelmästä. 

Haasteena tässä ratkaisumallissa on, että etenkin suurissa yrityksissä kymmenien Excel -syöttöpohjien ylläpitäminen on työlästä ja pienetkin muutokset vakioiduissa Excel -pohjissa aiheuttavat työtä tiedon yhdistämisessä. Usein myös audit trail ei, toimi kunnolla, mikä aiheuttaa lisätyötä, kun virheellisiä tietoja pengotaan useista järjestelmistä. Tästäkin ratkaisusta tulee helposti niin sanottu Excel-viidakko, jonka ylläpitäminen on työlästä. 

3. Täysverinen planning-ratkaisu

Ilman muuta monipuolisin ja laadukkain ratkaisu liiketoiminnan suunnitteluun saavutetaan täysverisellä suunnittelu- eli planning-ratkaisulla, jolla voidaan välttää kaikki edellisissä kappaleissa mainitut ongelmat. Sen avulla saadaan käyttökelpoisia budjettien, ennusteiden tai muun tiedon syöttöpohjia, joissa vertailutiedot ovat automaattisesti mukana. Tiedot tallentuvat planning-ratkaisun omaan OLAP-kuutioon tai tietokantaan. 

Planning-ratkaisu ei edellytä välttämättä BI-ratkaisun hankintaa, sillä useissa planning-työkaluissa on selvästi Exceliä paremmat raportointiominaisuudet itsessään. Myös tiedon jakeluongelmat ratkeavat, koska käyttäjät voivat saada käyttöoikeudet suunnittelusovellukseen. Raportteja voidaan toisaalta myös upottaa nettisivuille tai muihin organisaation sisäisiin infokanaviin. 

Yksi keskeinen planning-ratkaisun etu on, että liiketoiminnan suunnittelussa voidaan välttää suunnittelun siiloutuminen vain myynnin, taloushallinnon tai tuotannon henkilöiden työkaluksi. Tällöin kaikkien osastojen suunnittelu tukee toisiaan.

Innofactorin planning-ratkaisut

Innofactor toteuttaa edustamillaan planning-ratkaisuilla esimerkiksi integroidun suunnittelun S&OP-mallin mukaisia ratkaisuja, joissa operatiiviset suunnitelmat toimivat viikkojen tai kuukausien syötteenä rullaavaan talouden ennusteeseen. Taloussuunnitelma puolestaan antaa strategiset tavoitteet ja rajoitteet operatiivisille suunnitelmille.  

Innofactor tarjoaa useita koeteltuja ja laajasti käytettyjä budjetoinnin, ennustamisen ja konsolidoinnin kokonaisratkaisuja. Yksi tällainen on Innofactorin jälleenmyynnissä oleva suunnitteluratkaisu Jedox, joka on moderni ja monipuolinen CPM- ja BI-ratkaisu. 

Jedoxissa on samassa paketissa suunnittelun, raportoinnin, analysoinnin ja visualisoinnin ominaisuudet. Jedoxin avulla on mahdollista analysoida suuria tietomääriä ja tuottaa päätöksentekoa tukevia, visuaalisia raportteja. Jedoxilla on mahdollista rakentaa suunnittelumalleja, simulointeja ja skenaarioita sekä viedä talouden ja resurssien suunnittelu täysin uudelle tasolle.

Asiakkaamme iLOQ ratkaisi liiketoiminnan suunnittelu- ja raportointitarpeensa Jedoxin avulla. Tutustu asiakastarinaamme!