Haaste: Konsernista irtautuminen ja oman tien löytäminen

KPY Novapolis oli aikaisemmin osa isompaa konsernia, jonka kautta heillä oli käytössä kaikki tukijärjestelmät, kuten CRM-järjestelmä, talousjärjestelmä ja HR-järjestelmä. Konsernista irtautuminen oli iso haaste, sillä prosessit ja järjestelmät piti organisoida uusiksi yrityksen omien tavoitteiden mukaisesti.

CRM-järjestelmän hankintaprosessin he aloittivat tarvekartoituksella ja selkeällä ajatuksella siitä, mitä he olivat etsimässä. Aikaisempi CRM oli käytössä koko konsernin työntekijöillä ja se sisälsi kaikkien osastojen aktiviteetit, joka teki tiedon hausta hankalaa ja järjestelmän käytöstä hidasta, sillä tarvittava tieto löytyi vasta monen klikkauksen päästä. Tämän takia KPY Novapolis etsi helppokäyttöistä ja selkeää järjestelmää, jossa olisi juuri ne ominaisuudet ja näkymät, joita työntekijät käyttävät arjessa.

Tarve: Tieto helposti löydettävissä työntekijöiden arjen helpottamiseksi

Helppokäyttöisen CRM-järjestelmän etsinnöissä Lime tuli mukaan KPY Novapoliksen työntekijän aikaisemman hyvän Lime CRM -kokemuksen kautta. Tarvekartoituksessa Lime pystyi ymmärtämään toiveen selkeästä järjestelmästä ja pystyi räätälöimään juuri KPY Novapolikselle sopivan ratkaisun, jossa on kaikki tarvittava ilman ylimääräistä tietoa.

Projektissa oli alusta asti mukana myyntitiimin ja asiakaspalvelutiimin vetäjät, jotta molemmille osastolle voisi luoda järjestelmän, joka tukee heidän päivittäisiä työtehtäviään. Molemmat tiimit työskentelevät samassa järjestelmässä, mutta heidän näkymänsä eroavat toisistaan, jotta omien työtehtävien suorittaminen onnistuu mahdollisimman nopeasti ja sujuvasti.

Ratkaisu: helppokäyttöinen järjestelmä asiakaspalvelun ja myynnin käyttötarkoitusten mukaisesti räätälöitynä

Lime CRM-järjestelmää käyttää myyjät ja asiakaspalvelijat, jotka käyttävät osittain samoja asiakastietoja, mutta eri käyttötarkoituksiin. Molemmille tiimeille on siksi luotu omat näkymät sisältäen heille tärkeät tiedot.

Asiakaspalvelijat toimivat KPY Novapoliksen hallitsemien kiinteistöjen aulapalvelussa ja näkevät kiinteistöjen vuokrayritysten tiedot heti järjestelmästä. Tärkeät tiedot, kuten vuokrayrityksen sijainti, yhteyshenkilöt, vieraiden käytännöt ja siivouspalvelut, ovat aulatyöntekijälle heti nähtävissä. Selkeän järjestelmän avulla he löytävät tiedon helposti ja voivat palvella vieraita nopeasti. Lisäksi asiakaspalvelijat lähettävät sähköpostitiedotteita kiinteistöjen sadoille vuokralaisyrityksille Lime Newsletterin kautta. Tiedotteiden vastaanottajat valitaan suoraan järjestelmästä ja statistiikka viestin avaajista ja klikkauksista tulee takaisin CRM:ään.

Myyjät käyttävät CRM-järjestelmää asiakkaiden ja prospektien tietojen hakemiseen sekä myyntiaktiviteettien seuraamiseen. Myyjät ja myyntijohtaja näkevät kaikki aktiviteetit, kuten myyntipuhelut, sähköpostit ja tapaamiset, selkeästi järjestelmästä. Selkeä visuaalinen myyntiputki auttaa myös nykytilanteen havainnollistamisessa ja tulevaisuuden myynnin ennustamisessa. Tämä on auttanut myyjiä seuraamaan omaa työtään ja myyntijohtajaa näkemään selkeän kokonaiskuvan myyntiprosesseista.

Pitkäaikainen investointi: CRM-järjestelmän jatkuva kehitys

KPY Novapolis on valmis jatkamaan CRM-järjestelmän kehittämistä omien prosessiensa mukaisesti ja saadakseen järjestelmästä vielä enemmän hyötyä jatkossa. Tällä hetkellä heidän järjestelmänsä on integroitu Limen uutiskirjetyökaluun ja Outlook-sähköpostiin, mutta jatkossa se voidaan integroida myös esimerkiksi laskutusjärjestelmään manuaalisen työn minimoimiseksi. Lisäksi raportoinnin työkalu Lime BI kiinnostaa myynnin aktiviteettien visualisoimiseen.

Lime CRM-järjestelmää voi myös itse muokata turvallisesti ja KPY Novapolis tekee omia muutoksia suoraan järjestelmässä kehityksensä mukaisesti. Tarpeen tullen järjestelmään voi esimerkiksi itse lisätä käyttäjiä ja muokata näkymiä. Järjestelmän kehitystä jatketaan myös Limen kanssa yhteistyössä uusien tarpeiden ilmetessä.