Korona-ajassa ollaan kriisivaiheen jälkeen ottamassa ensiaskeleita normaaliin arkeen palaamiseksi. Mutta onko normaali arki samanlaista kuin se oli ennen koronaa? Monessa organisaatiossa ja liiketoiminnassa ei ole. Sen lisäksi, että asiakkaiden käyttäytyminen on voinut muuttua pitkäaikaisesti tai jopa pysyvästi, on myös tuotteita, tarjoomia ja markkinoita uudistettu hyvinkin nopeasti.

Korona-aika on pakottanut talousosastotkin muuttumaan vauhdilla. Ja mikä parasta, muutos ei ole hyödynnettävissä ainoastaan pahimman pandemian kourissa, vaan pysyviäkin hyötyjä on havaittavissa. Tähän blogiin olen kerännyt poikkeustilanteen aikana saatuja oppeja, jotka kannattaa ottaa mukaan uuteen normaaliin arkeen talousosastoilla:

1. Etätyö nopeuttaa digitalisaatiokehitystä

Taloushallinnossa on useimmissa organisaatiossa pystytty aiemminkin työskentelemään etänä, mutta etätyö on ollut marginaaliasemassa toimistolla tehtävään työhön verrattuna. Korona on pakottanut meidät 100% etätöihin, mikä on testannut niin taloushenkilöstön digityötaitoja, etäyhteyksien toimivuutta kuin digitaalisen taloushallinnon materiaalin laajuutta.

Viimeistään nyt on käynyt selväksi, mitä kaikkea hankaluutta aiheuttavat toimistolle fyysisesti saapuvat laskut ja maksukehotukset tai siellä paperilla arkistoitavat materiaalit. Niihin kun ei pääse käsiksi etänä. Myös ulkoistetut skannauspalvelut ovat takkuilleet. On huomattu, miten paljon ihmistyötä edelleenkin liittyy paperilaskujen digitointiin ja kuinka suuri osa tästä työstä tehdään ulkomailla. Kun näissä maissa toimistolle meno on kielletty ja etätyön mahdollisuudet ovat olleet Suomea heikommat, laskutietoja on jäänyt tarkistamatta ja täydentämättä.

Tilanne pakottaa yrityksiä digitalisoimaan liiketoimintojaan, mikä tarkoittaa myös digitaalisempaa taloushallintoa. Papereiden pyöritykselle on nyt viimeistään tullut loppu. Verkkolaskuihin siirtymisen hyödyt korostuvat sekä lähettäjälle että vastaanottajalle. Sähköisen arkistoinnin käytännöt on myös syytä laittaa kuntoon viimeisiäkin paperiprosesseja koskien. Tämä mahdollistaa entistä paremmin dokumenttien käsittelyn automatisoinnin sekä ajasta ja paikasta riippumattoman työskentelyn, kuten myös toimintojen jatkuvuuden mahdollisessa uudessa häiriötilanteessa.

2. Varmista jatkuvuus

Korona-aikana monissa talousorganisaatioissa on tehty tai ainakin testattu varautumissuunnitelmia sairastumisten varalta. Suunnitelmissa on tunnistettu kriittisiä työtehtäviä, joiden on pakko pyöriä tilanteessa kuin tilanteessa häiriöttä. Samalla on tunnistettu ei-kriittisiä tehtäviä, jotka voivat odottaa tarvittaessa.

Kriittisten työtehtävien osalta on varmistettu, että näille on olemassa varahenkilöjärjestelyt (jossa varahenkilö oikeasti osaa tuurata varsinaista tekijää) ja että tehtävät on dokumentoitu niin hyvällä tasolla, että ohjeiden perusteella ne voidaan tehdä ilman osaajan töissä oloa. Mitä enemmän prosesseissa on poikkeamia, sitä enemmän ne sisältävät henkilön muistinvaraista tekemistä, jota ei ole dokumentoitu eikä pystytä jäljentämään osaajan poissa ollessa.

Prosessin standardointi eli poikkeamien minimointi parantaa mahdollisuuksia laadukkaaseen dokumentointiin ja varahenkilön toimintaan. Parhaassa tilanteessa kriittiset tehtävät on ulkoistettu digityöntekijälle, eli automatisoitu, jolloin ihmistyöntekijän äkillinen poissaolo ei vaaranna prosessin jatkuvuutta. Myös digityöntekijän toiminnan virheettömyyteen voi vaikuttaa prosessien standardoinnilla.

Kun varautumissuunnitelmat on nyt koronatilanteessa saatettu kuntoon, nämä kannattaa pitää ajan tasalla tuleviakin häiriötilanteita varten ja siten varmistaa kriittisten taloustoimintojen jatkuvuus myös tulevaisuudessa. Toisaalta ei-kriittisten tehtävien osalta kannattaa kyseenalaistaa, miksi niitä ylipäätään tehdään ja onko joukossa tehtäviä, joiden tekemistä ei tarvitsisi jatkaa? Voisiko näihin käytettyä aikaa ohjata enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin?

3. Skaalaudu muuttuvissa tilanteissa

Taloushallinnon työt rullaavat normaalitilanteessa melko tasaisilla tapahtuma- ja työmäärillä kuukaudesta toiseen. Toimintamallit ja resursointi eivät ehkä siksi ole pystyneet vastaamaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin. Laskumäärät ovat voineet pudota tai kasvaa nopeasti. Samalla on tarvittu taloushallinnolta tehostettua tukea muun muassa myyntisaamisten seurantaan, skenaarioiden laadintaan, säästökohteiden tunnistamiseen ja rahoitusjärjestelyihin. Tämä on vaatinut toiminnan nopeaa skaalautumista.

Sen lisäksi, että skaalautumista on haettu henkilöstövähennysten tai -lisäysten kautta tai priorisoimalla tehtäviä, monessa organisaatiossa on pohdittu automaation ja ulkoistamisen mahdollisuuksia skaalautuvuuden tukemisessa. Järjestelmäautomaation, robotiikan tai tekoälyn toiminnoilla automatisoidut tehtävät skaalautuvat tehokkaasti ilman henkilöstövaikutuksia. Ulkoistetussa talouspalvelussa varahenkilöjärjestelyt kuuluvat pakettiin palveluntarjoajan huolehtimina ja tapahtumaperusteiset veloitukset skaalaavat tapahtumäärien alentuessa myös kustannuksia alaspäin. Automaation ja ulkoistamisen kautta on siis mahdollista rakentaa skaalautuminen sisälle prosesseihin, ja tästä on hyötyä tulevissakin muutostilanteissa.

4. Kassa on prioriteeteissä ykkönen

”Cash is king” -sanonta on tullut tutuksi viime viikkoina. Jos raha loppuu tililtä, toiminta lakkaa. Kassanhallintaa on tehostettu seuraamalla tiivistetyllä tahdilla asiakassaamisia, neuvottelemalla toimittajien kanssa pidennettyjä maksuaikoja, kartoittamalla lisärahoituksen tarvetta ja mahdollisuuksia, lykkäämällä osingonmaksua ja investointeja, leikkaamalla ei-pakollisia kuluja ja niin edelleen.

Jos yritys on saanut aiemmin nauttia muhkeista kassavaroista, nyt on jouduttu paneutumaan käyttöpääoman optimointiin ja kassaennusteiden laadintaan. Taloushallinto on päässyt näyttämään asiantuntemustaan tulkitessaan sopimusehtojen ja liiketoiminnan transaktioiden vaikutuksia kassavirtaan. Kassanhallinnan painoarvon ei tulisi heiketä kriisitilanteen hellittäessä, vaan sen tulisi saada sille kuuluva paikka talouden hallinnassa jatkossakin.

5. Niukkojen resurssien optimointi – oikeita valintoja datapohjaisesti

Kun tulovirrat ehtyvät ja rahat ovat tiukoilla, on täytynyt paneutua resurssien käytön optimointiin uudella tavalla. Kuluja, investointeja ja ajankäyttöä on käyty läpi tiheällä kammalla ja pyritty tunnistamaan prioriteettejä.

Taloushallinnon roolina on ollut tuoda läpinäkyvyyttä raportoinnin ja analytiikan kautta mihin raha ja aika kuluu, ja arvioida liiketoimintojen kanssa eri käyttökohteiden vaikutuksia sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Lyhyen aikavälin kustannussäästöistä osa voi olla mahdollisuuksia myös pidemmällä aikavälillä, mikäli rahalle löydetään parempaa käyttöä. Pidemmän aikavälin investointien osalta talous voi tukea päätöksentekoa investointilaskennan kautta.

Kulujen ja investointien optimoinnissa on pitänyt arvioida vaikutuksia samalla sekä lyhyen aikavälin kassaan että pidemmän aikavälin kilpailukykyyn. Kaiken kaikkiaan talous on päässyt nostamaan rooliaan liiketoiminnan partnerina tuomalla dataa päätöksenteon pohjaksi, edistämällä hyviä päätöksenteon prosesseja ja sparraamalla liiketoimintoja soveltamalla talousosaamista liiketoiminnan tarpeisiin. Tämä rooli kannattaa säilyttää.

6. Ketterämpää ennustamista

Korona on näyttänyt sen, että historiatiedolla ei todellakaan ole merkitystä päätöksenteon kanssa. Liiketoiminnan tilanteet ovat muuttuneet yhdessä yössä ja tulevaisuuden näkymät ovat olleet sumeita. Toimintaa on ollut pakko ohjata yhteisesti hahmoteltujen ennusteiden kautta.

Johtoryhmät ovat kuvanneet yhteisiä skenaarioita, jakaneet nopeasti muuttuvaa markkinatietoa ja ohjanneet toimintaa tämän yhteisesti jaetun näkymän kautta. Operatiivisia toimenpiteitä on muutettu euroiksi ennusteilla ja päätöksiä on voitu perustaa todellisiin taloudellisiin vaikutuksiin mutu-tuntuman sijaan. Ennustamista on pitänyt tehdä ketterästi normaalia nopeammilla sykleillä. Taloushallinto ja liiketoiminnot ovat toimineet tiiviissä yhteistyössä.

Kaikki tämä on erittäin arvokasta ja kannattaa ottaa osaksi toimintatapoja tulevaisuudessakin. Ketteryys, nopea tiedonjako sekä tietopohjainen päätöksenteko toimivat jatkossakin kilpailuetuina hitaampia markkinatoimijoita vastaan.

Korona-ajassa on siis uhkien lisäksi mahdollisuuksia saada aikaiseksi nopeaa kehitystä taloushallinnon digitalisaatioon, kassa- ja dataohjautuvuuteen sekä liiketoiminnan partneriroolin edistämiseen. Pidetään paikkamme, johon kriisi on meidät nostanut, ja hyödynnetään sitä paremman ”uuden normaalin” määrittämisessä.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Business Director, Finance, Partner

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman blogissa.