Ostolaskujen automatisointi on yksi merkittävimmistä syistä, miksi yritykset vaihtavat ostolaskujen käsittelyratkaisua. Usein käytettävän ratkaisun automaatiomahdollisuudet tai käyttäjäkokemus eivät vastaa yritysten nykyisiä tarpeita. Jotta yritykset osaavat etsiä itselleen parasta ratkaisua, on hyvä tietää, mistä asioita laskuautomaatio muodostuu. Kun yrityksessä on hyvin tiedossa mikä on mahdollista ja minkälaisia tarpeita yrityksellä itsellään on, on ratkaisun toimittajan valinta huomattavasti helpompaa.

Kun tiedetään, mikä on mahdollista, on helpompaa myös katsoa sisäisiä prosesseja uusin silmin. Sen sijaan että pyritään kopioimaan vanhat toimintatavat myös uuteen järjestelmään, on hedelmällisempää miettiä minkälaisia prosessien tulisi olla tulevaisuudessa.

Laskuautomaatio muodostuu ennakkotiedosta

Ostolaskujen automatisointi on monen asian summa ja automaatiotaso nousee kehityksen edetessä. Yksi merkittävimmistä teemoista ostolaskuautomaatiossa on kuitenkin ennakkotieto. Kun lasku perustuu jo olemassa olevaan tietoon, kuten ostotilaukseen tai sopimukseen, myös ostolaskun käsittely on huomattavasti helpompaa - ja myös 100 prosenttisesti automatisoitavissa. Toisaalta, kun yrityksessä tiedetään ostolaskujen saapumisesta etukäteen, on yrityksellä paremmat edellytykset arvioida taloudellista tilannetta.

Mikäli yritykseen saapuu paljon yllättäviä laskuja, on prosessia hyvä tarkastella tältä kannalta: miten voisimme huolehtia siitä, että olemme tietoisia ostolaskujen saapumisesta jo etukäteen?

Nostimme tähän merkittävimpiä laskuautomaation teemoja.

1. Laskutietojen digitointi ja verkkolasku

Suomalaiset suuret ja keskisuuret yritykset ovat laskutietojen digitoinnissa maailman kärkiluokkaa, sillä käytämme jo hyvin paljon verkkolaskuja. Siinä missä verkkolasku on alusta alkaen digitaalisessa muodossa, paperiset laskut ja pdf-laskut tulee digitoida ennen kuin laskuautomaatio on mahdollista. Tätä varten yritykset hyödyntävät erilaisia skannauspalveluita ja OCR-tekniikkaa, eli erillinen ohjelma tunnistaa laskutiedot paperilta ja ne viedään sähköiseen muotoon. Yritykset voivat myös tehdä skannauksen itse, mikäli laskuja kertyy vähemmän. Verkkolaskut ovat kuitenkin laskuautomaation ydin, ja niitä kannattaa aktiivisesti pyytää toimittajilta ostolaskuprosessin parantamisen kannalta.

2. Ostotilaustäsmäytys – Ostolaskujen automatisoinnin tärkein kohde: jopa 70 % laskuista

Suuri osa epäsuorista hankinnoista perustuu ostotilaukseen, joka määrittää mitä on sovittu, keneltä on ostettu ja tietenkin millä hinnalla. Kun lasku hankinnasta saapuu, on ostotilausta pystyttävä vertaamaan ostolaskuun, jotta yrityksessä saadaan varmistus laskun oikeellisuudesta. Mikäli ostotilaukset viedään digitaaliseen muotoon ja samaan järjestelmään ostolaskujen kanssa, tämä täsmäytys tapahtuu automaattisesti ja parhaimmillaan 100 % automaattisesti, eli ilman ihmisen käsittelyä.

3. Sopimukset ja toistuvaislaskut – noin 20–30 % laskuista

Jokaisella yrityksellä on huomattava määrä laskuja, jotka perustuvat johonkin sopimukseen. Ostolaskujen käsittelyn ja laskuautomaation yhteydessä tärkeitä ovat toistuvat laskut. Toistuvaislasku on laskutustyyppi, jossa myyjä veloittaa asiakastaan automaattisesti säännöllisin väliajoin tavaroista tai palveluista. Toistuvat laskut liittyvät yleisimmin matkapuhelinlaskuihin, yleishyödyllisiin palveluihin, siivouspalveluihin ja ylläpitomaksuihin.

Toinen puoli sopimuksista ovat itselaskutuksen piiriin kuuluvat laskut. Esimerkiksi kiinteistön vastikkeet ovat esimerkki maksusta, josta ei tule laskua, mutta maksu on silti suoritettava kuukausittain. Itselaskutuksen avulla näistäkin saadaan automatisoitava toistuva lasku.

Kun järjestelmään on tuotu sopimusten tiedot, toistuvaislaskut voidaan automatisoida jopa 100 %. Saapuvat laskut täsmätään sopimukseen automaattisesti, ja jos kaikki on kunnossa, lasku siirtyy maksuun ilman kosketuspisteitä. Myös sopimukselle kuuluvat tiedot (kuten tilitiedot) periytyvät laskulle.

4. Säännöt ja hyväksynnän työnkulku – noin 10–20 % laskuista

Sääntöjä on monenlaisia, ja niiden avulla helpotetaan laskun matkaa monella saralla, tässä pari tärkeintä:

Hyväksynnän työnkulku – ostolaskujen kierrätys

Hyväksynnän työnkulku viittaa laskujen hyväksymisprosessiin ennen sen maksamista. Hyväksynnän työnkulku on erittäin tärkeä prosessi, jolla varmistetaan, että lasku on oikeutettu eikä laskun ja alkuperäisten ostodokumenttien välillä ole ristiriitoja. Laskuille voidaan määrittää monenlaisin keinoin erilaisia työnkulkuja, kuten perustuen sopimukseen tai viitteeseen.

Toleranssit – kuinka paljon ostolasku saa poiketa

Laskun summa on harvoin täysin sama kuukaudesta toiseen, edes toistuvaislaskuilla. Esimerkiksi sähkölaskun summa vaihtelee etenkin talvi- ja kesäkuukausien välillä. Toleranssien avulla esimerkiksi sopimuksille voidaan määrittää summarajoja, eli kuinka paljon laskun summa saa vaihdella. Näin jokaista hieman poikkeavaa laskua ei tarvitse käsitellä manuaalisesti ja ostolaskuprosessi tehostuu. Mikäli ostolasku eroaa määritellyistä toleranssirajoista, se siirtyy laskuautomaation myötä hyväksynnän työnkulkuun.

Ostolaskujen automatisointi on jatkuvaa kehitystä

Nykypäivänä harvat prosessit ovat koskaan valmiita, vaan oppiminen ja kehitys jatkuvat kauas tulevaisuuteen. Niin myös laskuautomaation saralla. Yrityksen kannalta on erittäin tärkeää, että organisaatiolla on käytössään tehokas ja käyttäjäystävällinen ostolaskujen käsittelyratkaisu, jossa on monipuolisia mahdollisuuksia automaatioon.

Sitäkin tärkeämpää kuitenkin on, että taloushallinnosta löytyy aikaa ja resursseja prosessien jatkuvaan kehitykseen, kuten myös tuloksista kiittämiseen. Toimittajayhteistyö jatkuu ratkaisun käyttöönoton jälkeen, joten on tärkeää huomioida, miten ratkaisua ja automaatiotasoa kehitetään yhdessä toimittajan kansa myös tulevaisuudessa.