Apteekkien tietojärjestelmiin erikoistunut Pharmadata tarvitsi asiakkaidensa käyttöön raportointiratkaisun, josta nämä saisivat reaaliaikaista dataa liiketoimintansa johtamisen tueksi. Kun sopivaa ratkaisua ei löytynyt valmiina markkinoilta, Pharmadata kääntyi Enfon puoleen. Yhteistyön tuloksena syntyi uusi pd³-tietovarasto ja myynnin raportointijärjestelmä – pd Analyysi.

Noin puolet Suomen apteekeista on Pharmadatan asiakkaita. Asiakaskunnaltaan Pharmadata kuuli viestiä, että talouden parempaan johtamiseen tarvitaan entistä tarkempaa dataa. Perusjärjestelmän raportointi ei ollut riittävän dynaamista analyysien nopeaan tekemiseen.  

Enfon ja Pharmadatan yhteistyö tämän tarpeen ratkaisemiseksi käynnistyi toukokuussa 2019. Tavoitteena oli rakentaa apteekeille mahdollisimman reaaliaikainen raportointiratkaisu sekä perusjärjestelmästä erillinen tietovarasto, joka tarjoaisi kullekin apteekille näkymän omaan liiketoimintaansa.

”Meillä Pharmadatalla on apteekkialan osaaminen ja Enfolla hyvä kokemus tällaisten tietovarastojen ja -raportoinnin kehittämisestä,” toteaa toimitusjohtaja Ilkka Toivola Pharmadatalta. ”Yhteistyö Enfon kanssa sujui erittäin hyvin, ja Enfon asiantuntijoilla oli todella hyvä osaaminen tietovarastoalueella. Emme joutuneet opettelemaan näitä asioita, mikä mahdollisti projektin toteuttamisen nopeassa aikataulussa.”

Enfon asiantuntijoilla oli todella hyvä osaaminen tietovarastoalueella. - Ilkka Toivola, Toimitusjohtaja, Pharmadata

Apteekit mukana suunnittelussa

Pharmadatan pd³-apteekkijärjestelmä perustuu pilvipalveluun. Myös uusi raportointiratkaisu toteutettiin pilvipalveluna, jolloin analyysit ovat saatavilla tietoturvallisesti paikasta riippumatta, esimerkiksi älypuhelimella.

Apteekit otettiin mukaan ratkaisun suunnitteluun jo projektin määrittelyvaiheessa. Näin loppukäyttäjien tarpeet olivat alusta saakka kirkkaasti esillä. Apteekeilta saatiin arvokasta tietoa esimerkiksi siitä, mitä niiden toiminnalle oleellisia tunnuslukuja järjestelmällä tulisi pystyä seuraamaan.

Tuloksena syntyi hyvin käyttäjäystävällinen ratkaisu. Tietovarasto ja raportointijärjestelmä tulivat pilottikäyttöön joulukuussa 2019 ja lanseerattiin laajemmin maaliskuussa 2020, koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen vuoksi videon välityksellä. Pian ratkaisu oli käytössä noin 200 apteekissa.

Hyödyt näkyvät arjessa

Raportointijärjestelmä antaa apteekeille jo ensisilmäyksellä hyvän käsityksen myyntitilanteesta. Tietoon voidaan helposti mennä syvemmälle ja jokainen transaktio hakea tietovarastosta.

Järjestelmä mahdollistaa asiakas- ja tuotekohtaiset analyysit ja ostojen tarkastelun toimittajakohtaisesti. Tämä kaikki auttaa apteekkeja niiden arkisissa haasteissa – esimerkiksi hoivakotien kysynnän ennakoinnissa ja realistisempien tarjousten antamisessa kuntien kilpailuttamiin annosjakelutilauksiin.

Apteekit pysyvät järjestelmän ansiosta hyvin ajan tasalla päiväkohtaisesta asiakasvirrasta ja myynnistä. Tämä vaikuttaa epäsuorasti myös apteekkien asiakastyytyväisyyteen: jos trendit antavat aihetta muutoksiin, voidaan miettiä ratkaisuja. Tiedot asiakasvirrasta auttavat myös työvuorojen suunnittelussa.

Projektin tuloksena syntyi hyvin käyttäjäystävällinen ratkaisu, jonka hyödyt on tunnistettu selvästi apteekeissa. - Ilkka Toivola, Toimitusjohtaja, Pharmadata

Avuksi koronatilanteen hallinnassa

Ratkaisu on osoittautunut apteekeissa hyödylliseksi myös koronatilanteen hallinnassa. Poikkeustilanne on aiheuttanut voimakasta kysynnän vaihtelua. Samaan aikaan apteekkiverkostossa on koettu paineita lääkejakelun varmistamiseen ja tilausten entistä tarkempaan mitoittamiseen.

Uuden järjestelmän tarjoama luotettava ja reaaliaikainen data on auttanut apteekkeja ennakoimaan muutoksia, pitämään varastotasot sopivina ja parantamaan huoltovarmuutta. Samalla se on helpottanut apteekkeja oman talouden johtamisessa.

Pharmadata Oy on johtava apteekkialan tietojärjestelmiä ja tietoliikennepalveluja tuottava yritys, jonka tuotteita ovat muun muassa pd³ ja Salix sekä EasyMedi, SecureMedi, Procuro, Presto ja Apteekkiverkko. Yhtiön liikevaihto oli vuonna 2019 noin 9,4 miljoonaa euroa ja henkilöitä yrityksessä työskentelee 50. Pharmadatan omistaa Suomen Apteekkariliitto.

Kiinnostuitko tietovarastosta ja raportointiratkaisusta? Jätä meille yhteydenottopyyntö, niin keskustellaan lisää siitä, miten palvelumme olisivat räätälöitävissä organisaatiollesi ja millaisilla ratkaisuilla voisimme tukea liiketoimintaasi.