Odotukset taloustoimintojen kustannuskehitykselle ovat vuodesta toiseen alenevat. Säästöjä pitäisi löytyä. Toisaalta ulkopuoliset raportointivaatimukset kasvavat. Esimerkiksi verohallinto vaatii vuosiraportoinnin sijaan maksupäiväkohtaista raportointia tulorekisteriin liittyen. EU:ssa ollaan monessa maassa siirtymässä arvonlisäverotuksessa lähes reaaliaikaiseen raportointiin. IFRS-sääntelyn muutokset laittavat yritykset tekemään lisälaskentaa mm. vuokrasopimuksiin liittyen, ja rahoitusalaa työllistävät sitä koskevat uudet raportointivaatimukset.

Ulkoisten vaatimusten lisäksi taloushallinnon odotetaan olevan enenevässä määrin liiketoiminnan kumppani ja sparraaja. Taloustietoa halutaan käyttöön sitä enemmän, mitä enemmän tietoa saadaan jakoon. Toteumatieto täytä tietotarpeita, vaan pitäisi osata nähdä tulevaa mahdollisimman luotettavasti. Kirjanpidon toteumatietojen odotetaan olevan raportoitavissa heti kuukauden alussa. Raportoinnin tulee sisältää valmista analytiikkaa ja korostaa trendejä sekä poikkeamia visuaalisesti.

Talouden odotetaan olevan joustava ja tukevan nopealla vasteajalla mm. uusia liiketoimintamahdollisuuksia, digitaalisia tuotteita ja jakelukanavia sekä uusia markkinoita. Talouden rakenteiden ja prosessien ei haluta estävän kokeilukulttuurin nimissä tehtäviä nopeita muutoksia. Kuitenkin samalla vaaditaan lisääntyneitä kontrolleja sekä ulkoisten että sisäisten osapuolien toimesta.

Miten odotuksiin voidaan vastata, kun lopputuloksia pitäisi syntyä nykyistä enemmän aiempaa pienemmillä kustannuksilla? Alla on muutamia ajatuksia asiaa edistävistä toimista:

1. Järkeistä tekeminen

Useimmilta talousosastoilta löytyy turhia ns. roskatöitä. On turhaa käyttää aikaa työhön, jota ei tarvitsisi tehdä lainkaan. Kannattaa säännöllisin väliajoin kyseenalaistaa toistuvia tehtäviä: miksi niitä tehdään ja mitä hyötyä lopputuloksena syntyy? Mikäli syytä ei muisteta, hyötyä ei tunnisteta, eikä tehtävä ole myöskään lakisääteinen pakko, lopeta tekeminen. Turhia töitä löytyy useimmiten raportoinnin, arkistoinnin, tarkastusten ja hyväksyntien piiristä.

Täysin turhien töiden havaitsemisen lisäksi kannattaa pohtia tehtävien tuloksena saatavaa hyötyä verrattuna sen aiheuttamiin kustannuksiin. Muutaman euron kululaskun tarkastamiseen käytetty aika maksaa enemmän kuin alkuperäinen kulu, eikä tarkastuksesta löytyvän mahdollisen virheen summa oikeuta sen löytämiseen käytettyä kustannusta. Suuren laskun virheriski on kuitenkin niin suuri, että tarkastus on perusteltua. Tällaisessa tapauksessa manuaalityö kannattaa ohjata summaltaan ja riskiltään olennaisiin tapahtumiin ja lopettaa epäolennaistan tapahtumien tarkastaminen. Vapautuva työaika voidaan käyttää lisäarvoa tuovaan tekemiseen.

Sen lisäksi, että järkeistetään taloushallinnossa tehtävää työtä, älä unohda muualla organisaatiossa talousprosesseihin käyttämää aikaa. Jos voit esim. työnjaon muutoksilla, prosessikehityksellä tai järjestelmän käyttöliittymän parannuksella vähentää organisaation ajankäyttöä, se on aikaa, joka voidaan käyttää liiketoiminnan edistämiseen. Tällaisesta saadaan yleensä suurimmat hyödyt.

2. Lisää automaatiota

Taloushallinnon automaation mahdollisuudet ovat lisääntyneet olennaisesti viime aikoina. Automaatio lisääntyy perusjärjestelmien toiminnallisuuksien kehittyessä. Perusjärjestelmien automaatiota voidaan täydentää robotiikalla ja tekoälyllä. Rutiinitehtävien automaatio mahdollistaa nopean skaalautumisen liiketoiminnan volyymin muuttuessa ja sillä voidaan vapautaa henkilöstön aikaa rutiineista liiketoiminnan ja asiakkaiden tukemiseen sekä taloudellisen lisäarvon tuottamiseen. Automaatiolla voidaan myös nopeuttaa prosessien läpimenoaikoja, joka puolestaan nopeuttaa raportointia.

3. Varmista valmius nopeisiin integraatioihin

Talouden perusjärjestelmät kannattaa valita siten, että niissä on hyvät rajapinnat. Liiketoimintasovellusten määrä ei ole vähenemässä digitaalisen liiketoiminnan edetessä, ja suuri osa näistä tuottaa taloushallintoon tietoa. Enenevässä määrin talousjärjestelmiä halutaan integroida myös pilvipalveluina tarjottaviin tietopalveluihin, koneoppimissovelluksiin ja tekoälyyn. Integraatioilla on tarve pystyä nopeasti tukemaan liiketoiminnan uusia projekteja ja kokeiluja. Perinteisten rajapintojen lisäksi integraatioita voidaan toteuttaa ohjelmistorobotiikalla, ja toteutuksen väline kannattaakin valita tapauskohtaisesti.

4. Data jakoon tehokkaasti

Taloushallinnossa ja operatiivisissa järjestelmissä syntyvä toteumadata ei hyödytä ketään niin kauan kuin se ei ole käytettävissä. Data tulisi julkaista mahdollisimman nopeasti siten, että käyttäjä voi itse selvittää datan avulla haluamansa asiat. Datan kerääminen ja julkaisu tapahtuu useimmiten Business Intelligence (BI) -välinein. Datan määrän koko ajan lisääntyessä on tärkeää visualisoida ja analysoida dataa valmiiksi, jotta sen hyödyntäminen on tehokasta. Tämä tapahtuu mm. yhdistelemällä eri lähteistä syntyneitä tietoja informatiivisiksi tunnusluvuiksi, nostamalla esille poikkeamat ja visualisoimalla trendit.

Taloushallinto vastaa usein sekä sisäisen että ulkoisen raportoinnin kehityksestä. Sisäinen raportoinnin osalta tulisi muistaa kysyä tarpeeksi usein raporttien käyttäjiltä, vastaako raportointi heidän tietotarpeisiinsa. Automaation lisääminen talouden perustietojen ja tapahtumatietojen käsittelyssä parantaa yleensä datan laatua ja siten myös raportoinnin luotettavuutta ja käytettävyyttä.

Ennustetietojen osalta on olennaista, että tiedot vastaavat viimeisintä näkemystä tulevasta. Jotta tietoja päivitettäisiin ajantasaisesti, sen pitää olla mahdollisimman helppoa ja tehokasta. Loppukäyttäjän ei pitäisi joutua syöttämään toistuvia tietoja tai sellaisia tietoja, jotka ovat pääteltävissä muiden tietojen pohjalta. Manuaalityötä tulisi vaatia vain niiltä osin kuin käyttäjän tietämystä tarvitaan pakosti. Ennusteen oikeellisuutta voidaan parantaa sillä, että loppukäyttäjä voi ennustaa itselle tuttuja operatiivisia lukuja, jotka muunnetaan euroiksi esim. hintalistan kautta. Tällöin myös ennusteen ja toteuman välisen eron syitä on helpompi tutkia eri osatekijöiden osalta. Oppimisen ja lisääntyneen ymmärryksen kautta ennustetarkkuus paranee.

5. Varaa aikaa kehitykselle

Jotta kehitystä tapahtuu, sitä täytyy priorisoida, asettaa sille seurattavia tavoitteita ja sallia ajankäyttö kehitystoimenpiteille. Pitkässä juoksussa tämä kannattaa. Automaatio vapauttaa aikaa rutiineista käytettäväksi mm. lisäkehitykseen ja liiketoiminnan tukemiseen. Liiketoiminnan projekteihin osallistuminen lisää liiketoimintaosaamista ja mahdollistaa nopean vasteajan liiketoiminnan muutoksissa. Taloushallinto pystyy tukemaan liiketoiminnan strategista ketteryyttä ja sitä arvostetaan liiketoiminnan kumppanina sen sijaan, että se nähtäisiin kehityksen jarruna.

Parempi palvelu alenevilla kustannuksilla on siis mahdollista. Etenkin kun huomioit myös liiketoiminnalta säästyvän ajankäytön ja heidän saamansa lisähyödyn esim. parantuneiden ennusteiden tai läpinäkyvämmän kannattavuusanalyysin kautta. Kehitys vaatii aina panostuksia. Jos ei synny ulkoisia kustannuksia järjestelmien kehityksestä, vaaditaan ainakin sisäistä ajankäyttöä. Kehitystoimenpiteitä priorisoitaessa ja niistä päätettäessä tuleekin aina tunnistaa kehityksestä saatava hyöty ja verrata sitä vaadittavaan panostukseen. Useimmiten kehitysideoita on paljon ja niitä joudutaan priorisoimaan. Ohjaa panostukset niihin kehitystoimiin, joilla vastaat johdon ja liiketoiminnan odotuksiin ja nosta taloustoiminto liiketoiminnan kumppaniksi.