Oman ekosysteemin toimivuutta pitää arvioida ja kehittää

European Foundation for Quality Management on 1980-luvulta lähtien tuottanut EFQM nimistä arviointi- ja johtamismallia, joka auttaa kehittämään oman toiminnan ja tulosten erinomaisuutta kokonaisuutena. Malli uudistui 2019 ja itselläni oli mahdollisuus käydä pätevöittämässä arvioija- ja kouluttajaosaamistani uuden mallin mukaiseksi tammikuussa 2020. Siis silloin, kun vielä sai lentää Brysseliin koulutukseen ja pohtia organisaatioiden erinomaisuutta ympäri maailmaa lentäneiden kollegoiden kanssa.

Keskeisenä oppina uudesta mallista jäi ekosysteemin merkitys. Se miten yrityksen tai muun organisaation laadukkuutta tai erinomaisuutta pitää tarkastella siitä lähtökohdasta:

• millaisessa ekosysteemissä se toimii,
• miten sen toimet vaikuttavat koko ekosysteemiin ja
• kuinka herkästi muiden toimijoiden muutokset vaikuttavat siihen.
• Miten se on voinut tai voi itse vaikuttaa ympärillä oleviin toimijoihin ja
• mikä organisaation oma rooli sen ekosysteemissä on.

Tammikuussa 2020 emme osanneet vielä millään tavoin ottaa kantaa siihen, miten konkreettisesti meistä jokainen on nyt joutunut huomaamaan oman ekosysteemin vaikutukset arkeen koronapandemian myötä.

Usein ajatellaan, että erinomaisuuteen liittyy aina vahva edelläkävijyys. Joillekin luotettavan ja aina ajallaan toimittavan toimijan rooli voi kuitenkin olla yhtä merkittävä erinomaisuuden piirre kuin erinomaisuus ja edelläkävijyys. Luotettavuus voi tehdä organisaatiosta halutun ja arvostetun toimijan omaan ekosysteemiinsä.

Esimerkiksi tiede- ja tutkimusorganisaatioiden merkitys nykyisessä pandemiatilanteessa on muuttanut nopeasti niiden asemaa maailmanpolitiikan ja päätöksenteon ekosysteemeissä.

Strategia on valintoja omasta roolista ekosysteemissä

Ekosysteemi on toiminnallinen kokonaisuus, joka muodostuu yksilöistä ja yhteisöistä. Osa ekosysteemin toimijoista on mahdollista valita itse ja osa valikoituu lainsäädännön tai muiden vaatimusten perusteella. Toki esimerkiksi yritystoiminnassa valittu toimiala, tuote tai palvelu jo sinällään on valinta siitä, millaiseen ekosysteemiin ollaan lähdössä mukaan.

Yksilö voi tehdä nopeitakin päätöksiä oman ekosysteeminsä muutoksista. Useimmiten nopeat yksilötason sosiaalisen verkoston muutokset eivät mahdollista kuitenkaan nopeaa irtautumista vaikkapa taloudellisesta ekosysteemistä.

Tästä esimerkkinä avioerot, joissa eropäätös voi olla vain toisen osapuolen tekemä. Lainsäädännöllisesti omaisuus on kuitenkin jaettava ja taloudelliset vastuut eivät lakkaa osoitteen muutoksella. Joskus yhteisestä ekosysteemistä irtautuminen voi viedä vuosia.

Yrityksillä, yhteisöillä ja muilla organisaatioilla ekosysteemi muodostuu pääosin:

• asiakkaista,
• kumppaneista,
• omistajista,
• rahoittajista,
• henkilöstöstä
• ja viranomaisista.
• Myös järjestelmät ja tiedon yhteentoimivuus ovat osa ekosysteemiä ja sen toimivuutta.

Samalla tavoin kuin yksilötasolla myös yhteisötasolla päätökset liittyä ja lähteä ovat sopimuksia. Ekosysteemin toimivuus on usein sitä, halutaanko yhteisiä sopimuksia tulkita yhteisen edun näkökulmasta ja noudattaa niitä.

Pohdi millaisen jäljen haluat jättää ekosysteemiisi

Erilaisissa organisaatioiden toimintaa arvioivissa viitekehyksissä ja standardeissa, arviointi on aloitettu toimintaympäristön selvittämisellä: Millainen organisaatio on? Millä pelikentällä ja keiden kanssa toimii?

Yleisimmin tällaisia arviointeja on tehty erilaisten arviointimallien ja standardien avulla laadunhallinnan, riskienhallinnan, talouden, ympäristövastuiden, järjestelmien ja prosessien toimivuuden tai muiden keskeisten näkökulmien periaatteita vasten peilaamalla.

Kuten edellä mainitsemani EFQM, myös erilaiset Julkisen hallinnon suositukset, CAF, ITIL, TOGAF ja tuhannet ISO-standardit ovat yleisesti käytettyjä malleja, joissa kaikissa organisaation johto tai muut tahot joutuvat ottamaan kantaa siihen millainen toimija olemme omassa ekosysteemissämme. Mitä tavoitteita meillä on ja millaisen jäljen haluamme jättää omaan ekosysteemiimme.

Ekosysteemiä kannattaa kuvata

Oman ekosysteemin kuvaamiseen on olemassa erilaisia canvas-pohjia ja malleja, joiden avulla saat näkyviin myös visuaalisesti paremmin ekosysteemin rakennetta kuin vain listaamalla asioita. Suosittuja ovat myös erilaiset infograafit, joissa on helppo tuoda esille toimijoiden määrää tai merkitystä.

Itse pidän eniten sellaisista kuvauksista, joissa kuvat ja sanat tukevat sopivasti toisiaan, ja joiden mieleen painaminen on nopeaa. Havainnollistavan kuvan lisäksi voi kerryttää sanallista dokumentaatiota kuten:

• strategisia linjauksia,
• toiminnan tavoitteita,
• organisaatiokuvia,
• prosessi- ja palvelukarttoja tai
• järjestelmäsalkkuja.

Dokumentaatio auttaa ymmärtämään miten toimitaan, siinä missä hyvä ekosysteemikuva auttaa hahmottamaan keiden kanssa toimitaan ja missä vaikutussuhteessa kukin toimijaan on.

Arvioi ja mittaa ekosysteemiä

Arvioinneissa tärkeintä on vanhaa sanontaa mukaillen muistaa, että ei yksi arviointi kesää tee. Harvoin saamme organisaation toiminnan kannalta riittävää tietoa vain yhden arvioinnin perusteella.

Kokonaisvaltaiset mallit, kuten EFQM, CAF ja Togaf tuottavat ylätason tietoa, joka auttaa ylimmän johdon suunnittelussa. Prosessi-, palvelu- ja järjestelmätasoiset arvioinnit puolestaan tuovat näkyviin operatiivisen tason ongelmat ja onnistumiset.

Ekosysteemiä pohdittaessa keskeistä on arviointien osalta tunnistaa näkevätkö muut toimijat meidät samalla tavoin kuin itse näemme. Keiden kanssa onnistumme parhaiten ja miksi? Perustuuko oma roolimme ekosysteemin muiden toimijoiden hyväntahtoisuuteen vai siihen, että olemme joukkueessa vahva lenkki omassa roolissamme.

Pelkkää toimintaa ei kannata arvioida ilman siihen liittyvien tavoitteiden ja mittareiden seurantaa. Luvuiksi muutettuina tekeminen tulee näkyväksi ja ohjattavuus paranee. Luvut puolestaan voivat olla muutakin kuin tehokkuutta tai taloutta mittaavia.

Vaikuttavuutta kannattaa mitata, poikkeamia ja virheitä seurata sekä näkemyksiä kuunnella. Siksi ekosysteemin kuvaaminen onkin keskeistä ennen kuin voidaan tehdä järkeviä arviointeja. Jos et tunnista ekosysteemiäsi kokonaisuutena, et myöskään tiedosta keiden toimijoiden näkemyksillä on väliä tai minkä tyyppistä vaikuttavuutta toimillasi on.

Tunnista vaikutukset – ulkoiset ja sisäiset

Arvokasta on tunnistaa myös sellaiset toimijat, joiden kanssa emme halua toimia samassa ekosysteemissä tai, joiden vaikutusten omaan toimintaamme haluamme jäävän mahdollisimman pieniksi tai neutraaleiksi. Voimmeko ylipäätään toimia sellaisessa ekosysteemissä, jossa omat arvomme tai tavoitteemme ovat ristiriidassa jonkun toimijan tai jopa kaikkien muiden toimijoiden kanssa.

Vaikka organisaatioiden toiminnassa sopimukset tehdään usein organisaatiotasolla, operatiiviset tehtävät hoidetaan kuitenkin usein henkilötasolla. Poikkeamat ja vaikutukset laatutasoon syntyvät usein siitä että, joku toimii erilailla kuten on sovittu, ja vaikutukset heijastuvat koko ekosysteemiin. Mitä verkostoituneemmista toimitusketjuissa toimimme sitä tietoisempia meidän pitää olla ekosysteemistä, jossa toimimme ja sen vaikutuksista kokonaisuuteen.

On selvää, että tulevaisuuden erinomaisuus tehdään ymmärtämällä ekosysteemin toimijoiden vaikutukset toisiinsa, mutta sitä kautta meillä on myös mahdollisuus oppia arvioimaan systeemien vaikutusta toisiin ekosysteemeihin.

Arterin ARC-ohjelmisto on osoittautunut erinomaiseksi välineeksi myös ekosysteemin kuvaamisessa siksi, että sen avulla voi mallintaa ekosysteemin osien lisäksi myös toimijoiden väliset yhteydet esimerkiksi yhteyskaavion avulla. Alla esimerkkikuva ARC-ohjelmiston yhteyskaaviosta.

Ecosystem: A fundamental principle of an ecosystem is interdependence i.e. something that happens in one part of the system may affect other parts within the system. In the context of an organisation there are many factors external to it that affect how it operates, but over which it has no control. These can include government policy, the economic and societal make-up within its region and neighbourhoods, the prevailing religious and cultural expectations of its communities, demands for sustainability and available financing. (Lähde: EFQM2019)

Ekosysteemi: Organisaation ekosysteemin perusperiaate on keskinäisriippuvuus, jossa yksi systeemin osa vaikuttaa muihin systeemin osiin. Organisaatio voi muodostaa toimijoiden verkostosta ekosysteemin, jonka kanssa se luo arvoa sidosryhmilleen. Laajempaan toimintaympäristöön kuuluu myös toimijoita, jotka vaikuttavat organisaatioon, mutta joita se ei voi itse ohjata. (Lähde: EFQM2019, suomenkielinen käännös Laatukeskus)

Ekosysteemiajattelu juontaa juurensa James F. Mooren luomaan käsitteeseen ”Business Ecosystems”. Perinteisen liiketoiminta-ajattelun mukaan yrityksen toiminta perustuu vain yrityksen ja asiakkaan väliseen suhteeseen. Mitä paremmin ja paremmilla ehdoilla yritys pystyy vastaamaan asiakkaansa tarpeeseen, sitä paremmin se menestyy. Yritysten toimintaympäristö kuitenkin muuttuu koko ajan erityisesti digitalisoitumisen myötä verkottuneempaan ja monimutkaisempaan suuntaan. (Lähde: Itwiki / https://www.itewiki.fi/opas/ekosysteemit/)

Elina Mäkinen // Vanhempi konsultti, Arter