Ahjo nopeuttaa Helsingin kaupungin päätösten valmistelua
Ahjo-asianhallintajärjestelmällä on yhtenäistetty hallintokuntien toimintatapoja ja näin nopeutettu Helsingin kaupungin valmistelutyötä ja päätöksentekoa merkittävästi. Asiat ohjautuvat oikealle valmistelijalle sähköisesti. Toimintatapamuutoksella on säästetty rutkasti aikaa, paperia ja kustannuksia sekä saatu henkilöstön työpanos mielekkäämpään käyttöön.
Ahjo on Helsingin kaupungille erittäin tärkeä työväline. Vireille tulleet asiat nähdään yhdestä paikasta ja useat henkilöt voivat käsitellä samaa asiaa.
”Meidän tehtävänä on huolehtia kaupungin hyvästä hallinnosta ja olemme tunnettuja hyvästä valmistelusta. Ahjo on paljastanut meille joitakin asianhallintaprosessiin liittyviä puutteita, joihin voimme nyt tarttua. Nopeus ja tehokkuus ovat tärkeitä toimivan hallinnon tunnusmerkkejä”, Helsingin kaupungin hallintojohtaja Juha Summanen sanoo.
Ahjo-järjestelmä siirrettiin lokakuussa 2014 uudelle alustalle. Uusi alusta parantaa ennen kaikkea käytettävyyttä ja lisäksi Ahjoon voidaan nyt kytkeä paremmin erilaisia sovelluksia. Ahjon tuomat hyödyt ovat moninaiset. Helsingin kaupunki on säästänyt paperi- ja kuljetuskustannuksissa. Henkilöstöä on myös vapautunut rutiinitehtävistä uudenlaisiin vaativampiin tehtäviin.
Lisää avoimuutta kuntalaisille
Open Ahjo on lisännyt avoimuutta kuntalaisten, tiedotusvälineiden ja päättäjien suuntaan. Helsingin kaupunki haluaa lisätä demokratiaa ja kansalaisten vaikutusmahdollisuutta päätöksentekoon. Kaupunki haluaa edistää kansalaisen sähköistä tiedonsaantia sekä sähköistä asiointia.
Tulevaisuudessa sähköisen asioinnin tiedot tullaan siirtämään sähköisesti Ahjo-järjestelmään. Vuonna 2015 myös valtuustoaloitteet on tarkoitus sähköistää”, Helsingin kaupunginkanslian johtava asiantuntija Katja Räisänen sanoo.
Helsingin kaupungin verkkosivuilta löytyvät kaikki viranhaltijapäätökset sekä toimielinten esityslistat ja pöytäkirjat. Ahjon myötä esityslistan julkaisu on nopeutunut päivällä.
“Päätökset-sovelluksesta voi nähdä kaikki päätökset ja seurata helposti, mitä omalla alueella on käynnissä. Suurin osa kuntalaisista ei vielä tiedä kuka päättää esimerkiksi oman alueen kaavoituksesta, Open Ahjon avulla tieto on nyt helpompi löytää”, Räisänen kertoo.
Ahjon sähköistä arkistointia odotetaan
Vielä paperilla tehtävä pysyväisarkistointi sitoo henkilöstöresursseja sekä täyttää nykyisellään jo vähiin käyvät arkistointitilat. Pysyväisarkistoon siirtyy vuosittain lepäämään 800 hyllymetrillistä paperia.
Toimielimissä on jo käytössä sähköinen allekirjoitus, joka mahdollistaa täysin sähköisen pysyväisarkistoinnin. Viranhaltijoille se on tulossa vuodenvaihteessa. Helsingin kaupunki odottaa, että arkistoinnissa päästäisiin pian aidosti sähköiseen prosessiin. Helsingin kaupunki on hakenut Kansallisarkistolta pysyväisarkistoinnin lupaa, jonka jälkeen Ahjon asiakirjoja ei tarvitse enää printata eikä säilöä paperimuodossa.
Kansainvälinen edelläkävijä
Ahjo on herättänyt laajaa kiinnostusta ja vierailevia tutkijoita on käynyt tutustumassa järjestelmään aina Saksasta Aasiaan ja Etelä-Afrikkaan. Open Ahjo voitti vuonna 2014 WeGOn (The World e-Governments Organization of Cities and Local Governments) järjestämän julkisen hallinnon Open City -kategorian. Viime vuonna Open Ahjo voitti Apps4Finland-kisan mahdollistaja-sarjan.
“Pohjoismaissa ja Suomessa kaikki on julkista ellei toisin ole päätetty. Se mitä teemme Open Ahjolla on maailmalla aika ainutlaatuista. Olemme avanneet päätöksenteon julkiseksi ja mahdollistaneet erilaisten sovellusten vapaan suunnittelun järjestelmän päälle – tällaista ei ole muualla”, Räisänen sanoo.
Helsingin kaupunki on Suomen suurin työnantaja. Se työllistää noin 40 000 eri alojen ammattilaista ja asiantuntijaa virastoissa ja liikelaitoksissa. Kaupunki tuottaa sosiaali-, terveys-, opetus- ja varhaiskasvatuspalveluja ja huolehtii kaavoituksesta, rakentamisesta, alueiden kunnossapidosta, liikennesuunnittelusta, kiinteistöasioista, asuntotuotannosta, julkisesta liikenteestä ja ympäristöstä.
Ahjo-järjestelmä
Ahjo-järjestelmä on Helsingin kaupungin sähköinen asianhallintajärjestelmä. Kaikki toimielinten ja viranhaltijoiden päätökset on 5.7.2011 alkaen käsitelty Ahjon tukemana. Ahjon myötä kaupunki siirtyi keskitetyn kirjaamon aikakauteen. Keskeisenä ideana Ahjossa on, että tieto kirjataan vain kerran järjestelmään. Esimerkiksi toimielinten kokoukset käydään sähköisesti ja kirjaukset kirjataan suoraan järjestelmään, joka muodostaa pöytäkirjan ja päätöstiedotteen automaattisesti.
Suosittelija:
“Teemme parhaillaan laskelmia saavutetuista hyödyistä ja olemme varmoja, että huomattavia kustannussäästöjä on tullut. Yksi kaupunginkanslian tulostavoite on aika, missä asia tulee käsitellyksi. Nyt Ahjon herätteiden ja raporttien avulla voimme seurata asioiden läpimenoa ja aikoja paremmin”
Juha Summanen, Helsingin kaupungin hallintojohtaja
Tiedot
Tilaaja: | Helsingin kaupunki |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Asiakkuudenhallinta CRM | |
Toiminnanohjaus ERP | |
Viestintä |
Erikoisosaaminen
Integraatiot | |
Ohjelmistokehitys |
Toimialakokemus
Julkishallinto |
Tarjonnan tyyppi
Valmisohjelmisto |
Tietoevry - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tietoevry - Muita referenssejä
Tietoevry - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Tietoturva-asiantuntija
- Nordea - Senior Full Stack Developer with IAM knowledge
- Tecinspire Oy - Dev Team Lead - Kehityksen tiimipäällikkö
- Laura - IT Manager
- Laura - Network Specialist
- Laura - Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Asiantuntijuuden vahvistaminen referenssitarinoilla
- Verkkovaraani Oy - Lentorata.fi-sivuston saavutettavuusauditointi
- Innofactor Oyj - Apotek 1 tarjoaa innovatiivisia palveluja Azure Kubernetes -ratkaisun avulla
- Innofactor Oyj - Business Centralin lisäarvoratkaisut tehostavat Domicetin liiketoimintaa
- Efima Oyj - Case Martela: Luottamus ERP-kumppaniin rakentui tehtaan lattialla
- Valve - Korsisaari uudistunut verkkopalvelu
- Valve - Musiikkituottajat – IFPI Finland ry verkkopalvelun uudistus
Tapahtumat & webinaarit
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 23.05.2024 - Ilmainen BI ja ERP-webinaari: Paradigman muutos
- 28.05.2024 - SprintIT webinaari ti 28.5. klo 10: Odoo Raportointi - Sitä saat mitä mittaat!
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
- 29.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Forbesin maailman parhaaksi valitseman liiketoimintaohjelmiston, Business Centralin, esittely ja demo
- 30.05.2024 - Palvelumuotoilu osana DevOpsia
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Ready Solutions Oy - Tietomallit osana informaatioarkkitehtuuria
- Timeless Technology - Milesight UR32L Lite Series teollisuusreititin hintaan 115,00€!
- Innofactor Oyj - Dynasty Asiointipalvelun 3 tärkeintä hyötyä
- Efima Oyj - Microsoft Fabric -sanakirja: esittelyssä Fabricin analytiikkatyökalut
- Staria Oyj - Citycon ulkoistaa pohjoismaiseen talous- ja vuokrahallintoon liittyvät toiminnot Starialle
- Timeless Technology - Perlen 4G ja 5G reitittimet: Virtaviivaista verkonhallintaasi Docker OCI-säilöillä.
- Ready Solutions Oy - Lakehouse – alusta vai tietovarasto moderniin analytiikkakehitykseen?
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |