Tiedonohjaus luo pohjan toimintamallin muutokselle ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa
“Rakennamme ELY-keskuksissa ja TE-toimistoissa valmiuksia sähköisille palveluille ja prosesseille. Käynnissä on iso toiminnallinen muutos, jonka tueksi tarvitsimme yhteisen ymmärryksen tiedonohjauksen nykytilasta ja kehittämistarpeista. Tähän saimme merkittävää apua Tiedolta”, kertoo Varsinais-Suomen ELY-keskuksen kehittämispäällikkö Pekka Lausti.
ELY-keskusten ja TE-toimistojen tavoitteena on siirtyä sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin ja kehittää sähköisiä asiointipalveluja. Esimerkiksi sähköisillä tuki- ja lupahakemuspalveluilla kansalainen tai yritys voisi helposti ajasta ja paikasta riippumatta jättää tukirahoitushakemuksen tai ilmoittaa vaikka järven ruoppauksesta. Näiden asiakirjatietojen syntyminen, käsittely ja mahdollisimman automaattinen kulkeminen tietojärjestelmissä vaatii tiedonohjausta.
“Halusimme tiedonohjausselvityksellä varmistaa, että tarvittava tieto kulkee eri tietovarastoista sitä tarvitseville mahdollisimman oikea-aikaisesti ja automaattisesti, ilman päällekkäistä työtä. Koska resurssimme pienenevät jatkuvasti, on tärkeää toimia tehokkaasti ja selkeyttää toimintaa”, Lausti tarkentaa.
Konsultoinnista kokonaiskuva nykytilasta ja kehitystarpeista
Pekkanen kiittelee ulkopuolisen konsultin panosta, joka on auttanut ELY-keskuksia ja TE-toimistoja ymmärtämään tiedonohjauksen merkityksen. Enää sitä ei mielletä erilliseksi osaksi, vaan tiedonohjaus nähdään osana toiminnallisia prosesseja. Myös Pekkasen oma työpanos on määritelty uudelleen. Aiemmin muiden töiden ohessa hoidetulle tiedonohjaukselle on nyt varattu riittävästi työaikaa.
Selvitystyö herätti myös miettimään synergioita eri vastuualueiden ja hallinnonalojen välille samanlaisten palveluprosessien osalta, kuten lupa- ja rahoitusprosessit.
Sähköistäminen ja toimintatapojen muutos käsi kädessä
Tiedonohjauksen tilannekuva on ollut avainasemassa toimintamallin muutoksen eteenpäin viemisessä. ELY-keskusten prosessien päällekkäisyyksien ja erojen esiin tuominen tarjoaa Laustin mukaan pohjan yhteiseen kehittämiseen.
“On esimerkiksi saatettu kirjata samoja asioita eri tarkkuudella. Tiedonohjaus tehostaa toimintaa ja tuloksena on myös parempi läpinäkyvyys ja vertailtavuus”, Lausti kuvaa.
Vanhasta tavasta poisoppiminen ei ole kuitenkaan ollut helppoa. Monella on Laustin mukaan ollut vielä epävarmuutta, voiko esimerkiksi paperin todella hävittää skannauksen jälkeen. ELY-keskukset ovat siirtämässä merkittävän osan paperiarkistoistaan sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin sähköisen luvan myötä, mikä tuo jatkossa kustannussäästöjä.
Suosittelija:
“Tiedon konsultointituki antoi meille selkeän kokonaiskuvan. Se nosti esiin päällekkäisyyksiä ja miten prosessissa toimitaan versus miten niissä pitäisi toimia. Tämä on luonut hyvän pohjan käynnistää tiedonohjauksen kehityshankkeita.”
Anneli Pekkanen, asianhallinta- ja virastopalvelukeskuksen johtava asianhallinnan asiantuntija
Tiedot
Tilaaja: | ELY-keskukset |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Tari Solla |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Asiakaspalvelu | |
Tietohallinto |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta | |
Sisällönhallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto |
Tarjonnan tyyppi
Konsultointi |
Omat tagit
Tietoevry - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Tietoevry - Muita referenssejä
Tietoevry - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Tietoturva-asiantuntija
- Nordea - Senior Full Stack Developer with IAM knowledge
- Tecinspire Oy - Dev Team Lead - Kehityksen tiimipäällikkö
- Laura - IT Manager
- Laura - Network Specialist
- Laura - Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Asiantuntijuuden vahvistaminen referenssitarinoilla
- Verkkovaraani Oy - Lentorata.fi-sivuston saavutettavuusauditointi
- Innofactor Oyj - Apotek 1 tarjoaa innovatiivisia palveluja Azure Kubernetes -ratkaisun avulla
- Innofactor Oyj - Business Centralin lisäarvoratkaisut tehostavat Domicetin liiketoimintaa
- Efima Oyj - Case Martela: Luottamus ERP-kumppaniin rakentui tehtaan lattialla
- Valve - Korsisaari uudistunut verkkopalvelu
- Valve - Musiikkituottajat – IFPI Finland ry verkkopalvelun uudistus
Tapahtumat & webinaarit
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 23.05.2024 - Ilmainen BI ja ERP-webinaari: Paradigman muutos
- 28.05.2024 - SprintIT webinaari ti 28.5. klo 10: Odoo Raportointi - Sitä saat mitä mittaat!
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
- 29.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Forbesin maailman parhaaksi valitseman liiketoimintaohjelmiston, Business Centralin, esittely ja demo
- 30.05.2024 - Palvelumuotoilu osana DevOpsia
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Ready Solutions Oy - Tietomallit osana informaatioarkkitehtuuria
- Timeless Technology - Milesight UR32L Lite Series teollisuusreititin hintaan 115,00€!
- Innofactor Oyj - Dynasty Asiointipalvelun 3 tärkeintä hyötyä
- Efima Oyj - Microsoft Fabric -sanakirja: esittelyssä Fabricin analytiikkatyökalut
- Staria Oyj - Citycon ulkoistaa pohjoismaiseen talous- ja vuokrahallintoon liittyvät toiminnot Starialle
- Timeless Technology - Perlen 4G ja 5G reitittimet: Virtaviivaista verkonhallintaasi Docker OCI-säilöillä.
- Ready Solutions Oy - Lakehouse – alusta vai tietovarasto moderniin analytiikkakehitykseen?
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |