Väestörekisterikeskuksen asiointiprosessit tälle vuosituhannelle Innofactorin avulla
Eroon tehottomuudesta
Kun asiakas aiemmin asioi lupa- ja sopimusasioissa Väestörekisterikeskuksen kanssa, prosessi oli pitkä, manuaalinen ja tehoton. Väestörekisterikeskukseen lähetettiin paperihakemus, joka toimitettiin kirjaamoon. Tämän jälkeen tehtiin päätös, joka vietiin allekirjoitettavaksi ja skannattavaksi. Skannattu dokumentti lähetettiin asiakkaalle. Asiakas tulosti päätöksen paperille, allekirjoitti sen ja lähetti skannatun version takaisin Väestörekisterikeskukseen, jossa dokumentti jälleen tulostettiin ja lähetettiin arkistoon. Tieto eri asiakkaiden tekemisistä ei ollut koordinoidusti saatavilla.
“Meillä oli pitkälti yli toistakymmentä lupa- ja sopimusprosessia, joita meidän kanssamme asioivat yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioasiakkaat hoitivat paperilla. Kun yksittäinen prosessi sisälsi monesti useampia paperilomakkeita, lomakkeiden kokonaismäärä nousi melko korkeaksi”, kertoo Väestörekisterikeskuksen kehityspäällikkö Pauli Pekkanen.
“Halusimme tuoda lupaprosessit tälle vuosituhannelle.”
Väestörekisterikeskus rakensi sähköisen asioinnin ja asiakkuudenhallinnan järjestelmän yhteistyössä Innofactorin kanssa. “Sähköinen asiointi jättää muun muassa kaikki nämä tulostusvaiheet prosessista pois. Jo tämä muutos tehostaa prosessejamme merkittävästi.”
Järjestelmä on integroitu muihin Väestörekisterikeskuksen operatiivisiin toimintoihin, kuten laskutukseen, mikä poistaa välikäsiä ja edelleen nopeuttaa dokumenttien käsittelyä. Järjestelmä on integroitu kiinteästi samassa yhteydessä toteutettuun asiakastietojärjestelmään, mikä mahdollistaa asiakastiedon käyttämisen asiakkaan yksilölliseen kohtaamiseen. “Näin prosesseihin on tuotu tehokkuutta. Vanhaan maailmaan verrattuna meidän ei enää tarvitse syöttää dataa manuaalisesti eri järjestelmiin.” Sähköinen arkisto tallentaa saapuneet hakemukset automaattisesti. Kun lupapäätös tehdään, asiakirjat tallennetaan automaattisesti sähköiseen arkistoon. “Tämäkin tuo merkittäviä työajan säästöjä.”
Pekkanen kertoo, että myös asiakastiedon laatu paranee. “Aiemmin tietojen ylläpito oli epäsäännöllistä ja hajautunutta. Jokainen syötti tietoja rekisteriin vähän omalla tavallaan. Osa laittoi esimerkiksi puhelinnumerot mukaan ja osa ei. Tietoja päivitettiin epäsäännöllisesti, jos ollenkaan.” Uudessa järjestelmässä Väestörekisterikeskuksen asiakkaat perustavat oman tilin asiointia varten. Asiakkaiden tiedot haetaan automaattisesti yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ja tallennetaan Väestörekisterikeskuksen asiakasrekisteriin.
Ketterästi maaliin
Järjestelmä toteutettiin ketterällä Scrum-mallilla, jossa tekemistä arvioidaan ja suunnataan jatkuvasti uudelleen palautteiden ja tiiviin yhteistyön perusteella. “Olen ollut tyytyväinen malliin, jolla projekti toteutettiin. Läpinäkyvyyden ansiosta pystyimme seuraamaan ja korjaamaan suuntaa helposti. Innofactorin tiimi toi uusia ideoita ja ajatuksia järjestelmän kehitykseen. Näin saimme ylimääräisiä tehoja irti järjestelmästä.”
Innofactorilta saapui viiden hengen projektitiimi Väestörekisterikeskuksen tiloihin. “Tekemisessä vallitsi äärimmäisen hyvä luottamus puolin ja toisin. Projektissa ei ilmennyt sellaisia karikkoja, joista ei olisi voinut avoimesti keskustella asiakkaan kanssa”, kertoo Innofactorin Antti Pohjolainen. ”Scrum-menetelmään kuuluu säännöllisesti toteutettava ratkaisun kehittymisen tarkastelu sekä jatkotoimenpiteistä keskustelu.VRK:lta osallistui paljon virkamiehiä järjestelmän kehitykseen siten, että järjestelmä tukisi juuri heidän jokapäiväistä työtehtäväänsä” Pohjolainen kehuu. “Näin saatiin jatkuvasti hyvä näkyvyys kehitettävistä asioista. Kun käyttöönotto lähestyi, suurimmalle osalle VRK:n väestä uusi järjestelmä oli jo tuttu.”
Osallistavan tekemisen ansiosta myös käyttöönotto on sujunut selvin sävelin. “Kun pari kuukautta oli kulunut, avunpyynnöt ja yleinen uuteen järjestelmään liittyvä epävarmuus oli saatu jo melko kattavasti taklattua.”
Suosittelija:
"Olen ollut tyytyväinen malliin, jolla projekti toteutettiin. Läpinäkyvyyden ansiosta pystyimme seuraamaan ja korjaamaan suuntaa helposti. Innofactorin tiimi toi uusia ideoita ja ajatuksia järjestelmän kehitykseen. Näin saimme ylimääräisiä tehoja irti järjestelmästä"
Pauli Pekkanen, kehityspäällikkö, VRK
Referenssin infoboxi
Tiedot
Tilaaja: | Väestörekisterikeskus |
Ajankohta: | - 2017 |
Toimittajan yhteyshenkilö: |
Antti Pohjolainen |
Lisätietoja
Tagit
Liiketoimintaprosessi
Asiakkuudenhallinta CRM |
Erikoisosaaminen
Dokumenttien hallinta |
Toimialakokemus
Julkishallinto |
Teknologia
Microsoft |
Omat tagit
Microsoft Dynamics CRM
scrum
InnofactorDynasty360
Innofactor - Asiantuntijat ja yhteyshenkilöt
Asiantuntijoita ja yhteyshenkilöitä ei ole vielä kuvattu.
Innofactor - Muita referenssejä
Innofactor - Muita bloggauksia
It- ja ohjelmistoalan työpaikat
- Laura - Tietoturva-asiantuntija
- Nordea - Senior Full Stack Developer with IAM knowledge
- Tecinspire Oy - Dev Team Lead - Kehityksen tiimipäällikkö
- Laura - IT Manager
- Laura - Network Specialist
- Laura - Tiedonhallinnan erityisasiantuntija
- Laura - Junior Cyber Security Specialist
Premium-asiakkaiden viimeisimmät referenssit
- Ampersand Design Oy - Asiantuntijuuden vahvistaminen referenssitarinoilla
- Verkkovaraani Oy - Lentorata.fi-sivuston saavutettavuusauditointi
- Innofactor Oyj - Apotek 1 tarjoaa innovatiivisia palveluja Azure Kubernetes -ratkaisun avulla
- Innofactor Oyj - Business Centralin lisäarvoratkaisut tehostavat Domicetin liiketoimintaa
- Efima Oyj - Case Martela: Luottamus ERP-kumppaniin rakentui tehtaan lattialla
- Valve - Korsisaari uudistunut verkkopalvelu
- Valve - Musiikkituottajat – IFPI Finland ry verkkopalvelun uudistus
Tapahtumat & webinaarit
- 21.05.2024 - The path to productization
- 21.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: NAV:stä Business Centraliin | Business Centralin mahdollisuudet versionvaihdon jälkeen
- 23.05.2024 - Ilmainen BI ja ERP-webinaari: Paradigman muutos
- 28.05.2024 - SprintIT webinaari ti 28.5. klo 10: Odoo Raportointi - Sitä saat mitä mittaat!
- 29.05.2024 - Efistream-webinaari: Näin rakennat modernin taloushallinnon, joka tukee tiedolla johtamista
- 29.05.2024 - Ilmainen ERP-webinaari: Forbesin maailman parhaaksi valitseman liiketoimintaohjelmiston, Business Centralin, esittely ja demo
- 30.05.2024 - Palvelumuotoilu osana DevOpsia
Premium-asiakkaiden viimeisimmät bloggaukset
- Ready Solutions Oy - Tietomallit osana informaatioarkkitehtuuria
- Timeless Technology - Milesight UR32L Lite Series teollisuusreititin hintaan 115,00€!
- Innofactor Oyj - Dynasty Asiointipalvelun 3 tärkeintä hyötyä
- Efima Oyj - Microsoft Fabric -sanakirja: esittelyssä Fabricin analytiikkatyökalut
- Staria Oyj - Citycon ulkoistaa pohjoismaiseen talous- ja vuokrahallintoon liittyvät toiminnot Starialle
- Timeless Technology - Perlen 4G ja 5G reitittimet: Virtaviivaista verkonhallintaasi Docker OCI-säilöillä.
- Ready Solutions Oy - Lakehouse – alusta vai tietovarasto moderniin analytiikkakehitykseen?
Digitalisaatio & innovaatiot blogimediaBlogimediamme käsittelee tulevaisuuden liiketoimintaa, digitaalisia innovaatioita ja internet-ajan ilmiöitä |