Digitalisaatio mullistaa laajasti yhteiskuntaa, eikä järjestötoiminta ole poikkeus. Mutta mikä tekee tämän päivän digitalisaatiosta erityistä suhteessa jo vuosia jatkuneeseen sähköisten palveluiden hyödyntämiseen? Pureudumme asiaan Avoinen toimitusjohtajan Tuomo Heikkilän kanssa.   

Mikä on digitalisaation merkitys järjestöille?

–Digitalisaatio pakottaa järjestöt katsomaan toimintaansa aidosti jäsentensä näkökulmasta. Kiireisen digiajan ihmisen kynnys sitoutua pitkäjänteiseen järjestötoimintaan on aiempaa korkeampi, eikä moderneihin työskentelytapoihin tottunut jäsen suostu pyörittämään järjestötoimintaa vanhentuneilla välineillä. Huomio on nyt siirtynyt siihen, miten jäsenen toiminta järjestössä tehdään mahdollisimman sujuvaksi.

–Digitaalisten työkalujen käyttöönotto puolestaan tehostaa toimintaa ja vähentää työtaakkaa. Aikaa vieviä hallinnollisia töitä voidaan automatisoida, mikä vapauttaa aikaa ydintoimintaan. Vanhat toimintatavat tehostuvat ja uudet korvaavat vanhoja. Aiemmin printtiviestintä oli järjestöviestinnän ytimessä, mutta nykyään panostetaan enemmän digitaaliseen näkyvyyteen.

–Digitaalisia työkaluja voidaan myös käyttää palvelun ja toimintamallin jäsenkeskeisyyden parantamiseen. Järjestö voi esimerkiksi kerätä tehokkaasti käyttäjätietoa, ja käyttää sitä kohdennetun sisällön luomiseen ja henkilökohtaisen jäsenkokemuksen kehittämiseen.

Avoinen väkeä työn touhussa. Kuvassa vasemmalta oikealle Antti Peisa, Jarno Niemelä, Sebastian Forsman ja Joonas Oksanen.

Mitkä ovat järjestöille tyypillisiä ongelmakohtia?

–Yksi tyypillinen ongelmakohta on viestintä organisaation ja jäsenistön välillä. Monesti vakiintuneille järjestöille on kehittynyt monimutkainen organisaatiorakenne, jossa päätöksentekoa on hajautettu eri osastoille. Jäsenen näkökulmasta toimiminen siiloutuneen organisaation kanssa on hankalaa. Ongelmia tuottaa myös jäsenrekisterin ajan tasalla pitäminen. Jos ei ole yhteyttä jäseniin, järjestön on hyvin vaikeaa toimia tehokkaasti.

–Toinen toistuva haaste kumpuaa ihmisten muuttuneesta suhtautumisesta ajankäyttöön ja osallistumiseen. Nykyajan ihmiset osallistuvan mielellään yksittäisiin, tietyn teeman ympärille rakennettuihin tapahtumiin. Lisäksi ihmiset ovat aiempaa aktiivisempia verkossa, ja perinteisten järjestömallien rinnalle on noussut kokonaan digitaalisia yhteisöjä ja tapahtumia.

–Nämä ilmiöt haastavat perinteisen järjestötoiminnan ja sen, miten järjestö hahmottaa jäsenkuntansa. Haasteessa piilee kuitenkin onnistumisen avaimet. Järjestön organisaatiorakenne voidaan virtaviivaistamalla muuttaa vastaamaan ajan vaatimuksia. Lyhytaikaisia tapahtumia ja digitaalisia yhteisöjä voi rakentaa tukemaan järjestön runkoajatusta. Jatkossakin on siis tilausta perinteiselle järjestötoiminnalle, mutta uudet ajattelumallit täytyy ottaa huomioon.

Kuvassa taka-alalla Sebastian Forsman ja edessä Joonas Oksanen.

Minkälaisen teknologian päälle järjestöjen kannattaa rakentaa toimintaansa?

–Teknologiapohja on äärimmäisen tärkeä osa järjestötoimintaa – on lopulta siitä kiinni, miten hyvin toimintaa pystytään parantamaan. Teknologiaratkaisun tulee tukea mahdollisimman hyvin toiminnan analyyttista kehittämistä, hallinnollisen työn automatisointia ja personoidun jäsenkokemuksen luomista.

–Teknologiaa koskevien valintojen kohdalla järjestön tulee tarkasti harkita tietoturvaa. Jäsenrekisterit pitävät sisällään arkaluontoista henkilötietoa, ja Suomen henkilötietolaki asettaa rajoituksensa sovellettavalle teknologialle. Lainsäädännön vaatimusten täyttäminen on haastavaa ja esimerkiksi monia amerikkalaisia pilvipalveluita ei sen takia voida käyttää.

–Järjestöt ovat heränneet avoimen lähdekoodin mahdollisuuksiin, ja erityisesti toimittajariippumattomuutta pidetään suuressa arvossa. Tässä maailmassa huomiota pitää kuitenkin kiinnittää erityisesti kokonaisuuden hallittavuuteen – toimittajariippumattomuutta hyödyllisempää on tavoitella kevyitä ja ketteriä ratkaisuja. Räätälöityä ohjelmistokehitystä tulee välttää ja pyrkiä hyödyntämään mahdollisimman pitkälle tuotteistettuja ratkaisuja.

–Järjestön digitaalista kokonaisuutta on järkevää rakentaa toisiinsa rajapinnoiltaan integroituvista osista. Kun kokonaisuus koostuu toisistaan riippumattomista osista, järjestelmämuutos ei tarkoita koko järjestelmän uusimista.

Kuvassa vasemmalta Heikki Kallioinen, Jarno Niemelä, Anne Pousi ja Elina Silkelä.

Miten Avoine auttaa järjestöjä digitalisoitumaan?

–Avoine toimii järjestöjen ratkaisutoimittajana. Analysoimme lähtötilanteen, haemme toimivimmat ratkaisut  ja liitämme ne yhteen kokonaisratkaisuun. Hyödynnämme toteutuksessa omia palveluitamme, jotka integroituvat kumppaniemme sekä kolmansien osapuolten ohjelmistoihin. Avoinen kumppanina järjestö pystyy tuntemaan jäsenensä paremmin ja palvelemaan heitä tehokkaammin.

–Portfoliomme koostuu kolmesta osasta: liitoille suunnatusta Avoine Sensestä, yhdistyksille suunnatusta Yhdistysavaimesta ja urheiluseuroille suunnatusta Sporttisaitista. Lisäksi olemme kehittäneet Yhdistystieto.fi -tietopalvelun, josta löytyy kattavasti tietoa yhdistystoiminnan käytännön haasteisiin.

 

Haastattelussa Avoinen toimitusjohtaja Tuomo Heikkilä