Tietosuojaseloste - ite wikin asiakas- ja markkinointirekisteri

Tämä on henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) 12 ja 13 artiklan mukainen yhdistetty rekisteriseloste ja tietosuojaseloste ite wikin asiakkaille, potentiaalisille asiakkaille sekä verkkopalvelun käyttäjille.

Viimeksi päivitetty 18.5.2018

Sinun luottamuksesi on meille ensiarvoisen tärkeä asia!

ite wiki oy kunnioittaa asiakkaiden ja muiden palvelun käyttäjien yksityisyyttä. Avoimuus on palvelun keskeinen periaate, mutta pidämme huolta siitä, että henkilötietoja käsitellään aina tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Olethan yhteydessä, mikäli sinulle herää kysymyksiä tietojesi käsittelystä palvelussamme.

Kuka tietojasi käsittelee?

Rekisterinpitäjä:

ite wiki oy
Y-tunnus: 2555239-7
Mariankatu 5, 00170 Helsinki, Suomi
toimitus@itewiki.fi

Yhteyshenkilö:

Johannes Puro
+358 40 726 2656
johannes.puro@itewiki.fi

Kenen tietoja käsittelemme ja miksi?

ite wiki saa käsittelemänsä henkilötiedot asiakkaan suostumuksella häneltä itseltään yritysprofiilin luomisen, uutiskirjeen tai tarjouspyyntöjen tilaamisen, verkkosivuston kautta tehdyn yhteydenottopyynnön tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä.

Pyydämme luvan uutiskirjeen vastaanottajalistalle lisäämiseen erikseen esimerkiksi käyntikorttien vaihdon yhteydessä.

Rekisteriin voidaan kerätä tietoja asiakasyritysten yhteyshenkilöistä, potentiaalisista asiakkaista sekä verkkosivuston käyttäjistä.

Käsittelemme ainoastaan niitä tietoja, joita asiakas meille itse antaa. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, työnantaja ja ip-osoite.

Lisäksi asiakkaat voivat lisätä yritysprofiiliin valitsemiensa asiantuntijoiden yhteystiedot, jotta nämä nousevat esiin yrityksen profiilissa ja yrityksen referensseissä sivuston käyttäjän mahdollisia yhteydenottoja varten. Asiantuntijaprofiiliin voidaan kirjata tietoina henkilön nimi, titteli, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä linkit tämän Twitter- ja Linkedin-tileihin. ite wiki ei lisää kenenkään yhteystietoja profiiliin itsenäisesti, vaan yritykset täyttävät asiantuntija-profiilit itse ja päättävät mitä tietoja lisäävät sinne. Yritykset ovat itse vastuussa profiilinsa tietojen ajantasaisuudesta sekä palveluksesta poistuneiden asiantuntijoiden poistamisesta profiilista. ite wikin sivuston ylläpitäjä voi asiakasyrityksen ja asianomaisen henkilön omalla suostumuksella lisätä tämän tiedot asiantuntijaprofiiliin hänen puolestaan sekä poistaa tiedot pyynnöstä. Palvelun tarkoitus on helpottaa yritysten potentiaalisten asiakkaiden yhteydenottoja ja luoda luonteva asiointiputki asiakkaalle.

Käsittelyn tarkoitus

Käytämme henkilötietoja asiakassuhteen ja yhteydenottojen hoitamiseen sekä palvelumme markkinointitarkoituksiin. Tietoja voidaan myös hyödyntää käyttäjien ja palvelun analysointiin palvelun laadun parantamiseksi.

Kerättyjä ip-osoitteita hyödynnetään ite wikin yritysprofiilien analytiikassa, ja osa yrityksistä myös listataan ip-osoitteen perusteella “ite wikin käyttäjäyrityksiä” -sivulle. Ip-osoitteita ei käytetä henkilöiden yksilöintiin tai tunnistamiseen.

Tietojen käsittely perustuu joko henkilön antamaan suostumukseen (esimerkiksi yksityishenkilön tilatessa uutiskirjeen tai antaessa suullisen suostumuksen vastaanottajalistalle lisäämisestä), asiakassopimuksen toteuttamiseen liittyvään tarpeeseen tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun markkinoida ja kehittää palveluaan.

Tietojen voimassaolo

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti niin kauan kuin solmittu asiakassopimus tai uutiskirjeen ja tarjouspyyntöjen tilaus on voimassa. Merkitsemme tiedot rekisteriin sellaisina kuin ne rekisteröidyltä saamme ja niitä päivitetään rekisteröidyn oman ilmoituksen mukaan.

Kuka muu käsittelee tietojasi?

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin ite wiki oy:n ulkopuolelle.

Voimme kuitenkin luovuttaa tietoja valikoidusti kolmannen osapuolen käyttöön esimerkiksi kohdennettuun markkinointikampanjaan tai muuhun palvelun tuottamiseen liittyvään välttämättömään tarkoitukseen. Alihankkijoillamme ei kuitenkaan ole missään vaiheessa itsenäistä oikeutta käyttää henkilötietoja.

Voimme myös luovuttaa tietoja lainsäädännön edellyttämällä tavalla viranomaisten pyyntöjen noudattamiseksi.

Varmistamme aina, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Hyödynnämme toiminnassamme säännöllisesti seuraavia palveluita:

• PipeDrive
• MailChimp
• Leadfeeder
• Isolta
• LinkedIn
• Facebook
• X (Twitter)
• Youtube
• Google+
• G Suite
• Trello
• Google Analytics
• Microsoft office
• Slack
• Adobe Creative cloud
• Github
• WordPress

Tietojen siirtäminen EU:n ulkopuolelle

Valitsemme tietojesi säilytyspaikaksi tietoturvalliset, Euroopassa sijaitsevat palvelinkeskukset aina kun mahdollista.

Jotkin edellä mainituista palveluntarjoajista saattavat varmuuskopioida tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle Yhdysvaltoihin. Tiedot varmuuskopioidaan, jotta tietosi olisivat turvassa myös tilanteissa, joissa varsinaiset palvelimet menevät epäkuntoon.

Edellytämme, että palveluntarjoajamme ovat liittyneet EU:n ja Yhdysvaltain väliseen ns. Privacy Shield -ohjelmaan, jonka tarkoituksena on varmistaa eurooppalaisten tietojen tietoturvallinen käsittely Yhdysvalloissa. Lisätietoa sitä koskevista periaatteista löydät täältä.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Olemme toteuttaneet tarpeelliset tekniset ja käytännölliset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta tai luovuttamiselta.

Olemme rajanneet rekisteriin pääsyn henkilöihin, jotka tarvitsevat sitä työnsä suorittamiseksi, ja henkilökuntaamme sitoo salassapitosopimus. Käytämme suojattua internetyhteyttä, palomuureja sekä muita teknisiä keinoja verkkoliikenteen suojaamiseksi. Kaikkien ite wikin järjestelmien käyttö edellyttää myös käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä.

Rekisterit on suojattu asianmukaisin tietoturvamenetelmin ja niistä otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Evästeet

Evästeet ovat tekstitiedostoja, joita sivusto lähettää ja tallentaa käyttäjän tietokoneelle tämän vieraillessa ite wikin sivustolla tai käyttäessä palvelua. Hyödynnämme evästeitä ja evästeiden kaltaisia menetelmiä palveluiden toiminnallisuuden tarjoamiseksi sekä niiden laadun kehittämiseksi ja käyttökokemuksen parantamiseksi.

Käyttäjä hyväksyy ite wikin evästeiden käytön käyttämällä palveluamme ja hyväksymällä evästeiden käytön internet-selaimen asetuksissa. Käyttäjällä on mahdollisuus kieltää evästeiden käyttö selaimen asetuksia muuttamalla, mutta tämä saattaa vaikuttaa palveluiden käyttökokemukseen.

Käyttäjän oikeudet

Tarkastusoikeus

Sinulla on oikeus tarkistaa sinusta tallentamamme henkilötiedot. Mikäli havaitset tiedoissasi virheellisyyksiä tai puutteita, voit pyytää meitä korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.

Vastustamisoikeus

Sinulla on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, mikäli koet, että olemme käsitelleet henkilötietojasi lainvastaisesti tai että meillä ei ole oikeutta käsitellä joitain henkilötietojasi.

Suoramarkkinointikielto

Sinulla on oikeus milloin tahansa kieltää meitä käyttämästä tietojasi suoramarkkinointiin. Emme koskaan myy tai muutoin luovuta henkilötietojasi muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia sinuun.

Teemme verkkomainontaa muun muassa Facebookissa, X:ssä (Twitterissä), Linkedinissä ja Googlessa ja eri verkkomedioissa, mutta emme koskaan luovuta henkilötietojasi näille yhtiöille suoramarkkinointiin, vaan kohdennus perustuu evästeisiin.

Poisto-oikeus

Mikäli koet, että joidenkin sinua koskevien tietojen käsittely ei ole tarpeen palvelun suorittamiseksi, sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan kyseiset tiedot. Käsittelemme pyyntösi, jonka jälkeen joko poistamme tietosi tai ilmoitamme sinulle perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

Mikäli olet eri mieltä ratkaisustamme, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Sinulla on myös oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua.

Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koet, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Pyynnöt oikeuksiin liittyvistä toimenpiteistä voi tehdä osoitteeseen toimitus@itewiki.fi tai rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle Johannes Purolle, johannes.puro@itewiki.fi.