Suomalaiset talous- ja hankintajohtajat kokevat, että oman organisaation prosesseja on edelleen paljon digitalisoimatta. Vuoden 2020 tärkeimmiksi kehityskohteiksi he nimeävät erityisesti datan analysoinnin päätöksenteon tueksi sekä järjestelmäintegraatiot.

Tiedot tulevat ilmi Ite wikin toteuttamasta ja Baswaren sponsoroimasta Talouden ja hankinnan tila 2020 -kyselytutkimuksesta.

 

Vastaajilta kysyttiin, kuinka pitkällä he arvioivat prosessien digitalisoinnin olevan yrityksessä kaiken kaikkiaan eli kuinka digitalisaatiotietoisena ja -kykyisenä he pitivät edustamaansa yritystä. 1= Digitalisaatio on lapsen kengissä 10=Olemme erittäin pitkällä prosessien digitalisaatiossa ja teemme aktiivisesti uusia liiketoimintalähtöjä digitalisaation saralla.

 

Anonyyminä verkkokyselynä toteutettuun tutkimukseen osallistui 61 vastaajaa liikevaihdoltaan suurikokoisista suomalaisista tai Suomessa toimivista yrityksistä. Heistä 70,5 prosenttia ilmoitti työskentelevänsä talousjohdossa ja 21,3 prosenttia hankintajohdossa. Loput vastaajat, 8,2 prosenttia, ilmoittivat tittelikseen jotakin muuta, kuten business controller tai tiimivetäjä. Vastaajista 68,9 prosenttia oli miehiä ja 31,1 prosenttia naisia.

55,7 prosenttia vastaajista ilmoitti edustamansa yrityksen liikevaihtoluokaksi 100 – 500 miljoonaa euroa. 31,2 prosenttia kertoi liikevaihdon olevan tätä suurempi. Toimialoista olivat vahvimmin edustettuina teollisuus (32,8%) ja kaupan ala (18%).

 

Vastaajien näkemys edustamansa organisaation tärkeimmistä digitalisaatioon liittyvistä kehityskohteista vuonna 2020.

 

Tiedolla johtamisen trendi näkyi vastauksissa

Tuloksista käy ilmi, että myös taloushallinnon ja hankinnan prosessien nykyinen digitalisaatioaste vaihtelee yrityksissä huomattavasti. Vain muutama vastaaja kertoi, että eri prosessit olisivat jo nyt laajemmin digitalisoitu.

 

Vastaajilta kysyttiin, kuinka pitkällä he arvioivat yrityksen taloushallinnon ja hankinnan prosessien digitalisoinnin olevan. 1= Taloushallinnon ja hankinnan digitalisaatio on lapsen kengissä. 10=Taloushallinnon ja hankinnan prosessit on laajasti digitalisoitu ja automatisoitu.

 

Yli puolet vastaajista nimesi datan analysoinnin vuoden tärkeimpien kehityskohteiden joukkoon ja jopa 82 prosenttia vastaajista piti analytiikkatyökalujen hyödyntämistä tulevaisuudessa tärkeänä tai erittäin tärkeänä.

”Analytiikkatyökalujen täydellinen potentiaali taloushallinnon ja hankinnan prosesseista kerätyn datan käsittelyssä on vielä hyödyntämättä.”

Vastausten perusteella analytiikkatyökalujen täydellinen potentiaali taloushallinnon ja hankinnan prosesseista kerätyn datan käsittelyssä on kuitenkin vielä hyödyntämättä. Lähes viidesosa vastaajista koki, että analytiikkatyökaluja hyödynnetään vain vähän tai ei ollenkaan, eikä kukaan vastaaja kertonut niiden hyvin laajasta hyödyntämisestä.

 

Vastaajilta kysyttiin, kuinka paljon analytiikkatyökaluja hyödynnetään taloushallinnon ja hankinnan prosesseista kerätyn datan käsittelyyn. 1= Emme hyödynnä lainkaan 10=Hyödynnämme hyvin laajasti.

 

Vaikka tekoälystä puhutaan paljon, jopa 72 prosenttia vastaajista arvioi, että sen hyödyntäminen taloushallinnon ja hankinnan prosessien tukemisessa on vielä vähäistä tai olematonta. 

 

Vastaajilta kysyttiin, kuinka paljon he arvioivat yrityksen hyödyntävän tällä hetkellä tekoälyä taloushallinnon ja hankinnan prosessien pyörittämisessä. 1= Emme hyödynnä lainkaan. 10=Hyödynnämme hyvin laajassa mitassa.

 

Erityisesti taloushallinto on usein nimetty yhdeksi ohjelmistorobotiikan edelläkävijöistä. Silti suurin osa kyselytutkimukseen osallistuneista vastaajista koki, että myös ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen on korkeintaan kohtalaisessa vauhdissa. 49,2 prosenttia arvioi sen hyödyntämisen nykytilaa arvosanalla 1-3. Rutiinitöiden tehostaminen ja automaatioasteen nostaminen vaikuttaa kuitenkin olevan monen yrityksen agendalla, sillä 36,1 prosenttia vastaajista nimesi ohjelmistorobotiikan ja lähes neljännes tekoälyn hyödyntämisen vuoden tärkeimpien kehityskohteiden joukkoon.

 

Vastaajilta kysyttiin, kuinka paljon he arvioivat yrityksen hyödyntävän tällä hetkellä ohjelmistorobotiikkaa taloushallinnon ja hankinnan prosessien pyörittämisessä. 1= Emme hyödynnä lainkaan 10=Hyödynnämme hyvin laajassa mitassa.

 

Yritykset mittaavat hankinnoista syntyviä säästöjä vaihtelevasti

39,3 prosenttia vastaajista kertoi, että heidän edustamassaan yrityksessä on käytössä yhteinen hankinnasta maksuun -järjestelmä ja 11,5 prosenttia kertoi, että sellaista ollaan ottamassa käyttöön. Kuitenkin 23,2 prosenttia yhteisen P2P- tai S2P-järjestelmän käytöstä kertoneista vastaajista uskoi, että työntekijöillä on tilauksia tehdessään haasteita löytää sieltä haluamansa tuotteet ja palvelut. 

”39,3 prosenttia vastaajista kertoi, että yrityksessä on käytössä yhteinen hankinnasta maksuun -järjestelmä”

Suurimmassa osassa vastaajien edustamista yrityksistä hankintaosasto osallistuu ainakin osaan kilpailutuksista, mutta vain 6,8 prosenttia vastaajista arvioi sen olevan mukana kaikissa kilpailutusprosesseissa. Saman verran vastaajia kertoi, ettei hankintaosasto osallistu ollenkaan kilpailutuksiin. 

 

Vastaajilta kysyttiin, missä määrin he arvioivat hankintaosaston olevan mukana kilpailutusprosessissa. 1=Ei lainkaan 10=Kaikissa kilpailutuksissa prosessin alusta loppuun. n=59

 

Monessa yrityksessä myös pienemmät uudet hankinnat kilpailutetaan. 17,2 prosenttia vastaajista kertoi, että kaikki yli 5 000 euron hankinnat kilpailutetaan ja 22,4 prosenttia vastaajista mainitsi kilpailutukseen ryhdyttävän yli 10 000 euron arvoisten hankintojen kohdalla.

 

Vastaajilta kysyttiin, minkä kokoluokan uudet hankinnat yrityksessä yleensä kilpailutetaan. Yli 70 000 euron osuus 1,7%, yli 40 000 euron osuus 3,4% ja Hankintoja ei yleensä kilpailuteta osuus 3,4%. n=58

 

Vastausten perusteella hankinnoista syntyviä potentiaalisia säästöjä mitataan yrityksissä vaihtelevasti. Vain 5 prosenttia vastaajista kertoi, että säästöt ja kulujen välttäminen mitataan ja raportoidaan kaikkien kulukategorioiden osalta. Toisaalta neljäsosa vastaajista arvioi säästöjen mittaamisen olevan heikkoa tai olematonta.

 

Vastaajilta kysyttiin, miten heidän edustamassaan yrityksessä mitataan potentiaalisia hankinnan säästöjä.1=Emme mittaa säästöjä ollenkaan 10= Mittaamme ja raportoimme sekä säästöt että kulujen välttämisen (cost avoidance) kaikkien kulukategorioiden osalta. n=60

 

Taloushallinto ja hankinta tekevät monilta osin hyvää yhteistyötä

Kaikki vastaajat pitivät taloushallinnon ja hankinnan organisaatioiden yhteistyön nykytilaa hyvänä tai kohtalaisena. Suurin osa vastaajista arvioi yhteistyötä numerolla 6-8. Sitä huonommaksi yhteistyön koki vain 13,2 prosenttia vastaajista. Täysin saumattomaksi yhteistyötä kuvaili 6,6 prosenttia vastaajista.

 

Vastaajat arvioivat taloushallinnon ja hankinnan organisaatioiden yhteistyön nykytilaa. 1=Yhteistyö ei toimi lainkaan. 10=Yhteistyö on täysin saumatonta.

 

Kyselyyn osallistuneilla oli myös mahdollisuus sanallisesti kertoa, missä asioissa tehdään hyvää yhteistyötä, ja toisaalta nimetä yhteistyön mahdollisia esteitä.

”Toisistaan erillään toimivat organisaatiot nousivat kyselyssä merkittävimmäksi yhteistyötä rajoittavaksi tekijäksi.”

Useat vastaajat mainitsivat yhteistyön sujuvan esimerkiksi seuraavien asioiden kohdalla: prosessien kehittäminen, kilpailutus, budjetointi ja ennustaminen, epäselvien laskujen käsittely, ostolaskujen hallinta sekä toimittajavalinta. Osa vastaajista kertoi, että isompien hankintojen kohdalla yhteistyö sujuu hyvin, mutta pienempien hankintojen osalta kontrolli katoaa. Yhteistyö tuntui sujuvan paremmin niissä yrityksissä, joissa taloushallinto ja hankintaorganisaatio muodostavat yhden tiimin.

Toisistaan erillään toimivat organisaatiot nousivatkin kyselyssä merkittävimmäksi yhteistyötä rajoittavaksi tekijäksi. 18,8 prosenttia yhteistyön esteistä kertoneista vastaajista mainitsi juuri yrityksen nykyisen organisaatiorakenteen haittaavan yhteistyötä. 15,6 prosenttia vastaajista mainitsi tässä yhteydessä myös käytössä olevat järjestelmät tai niiden puutteen.

 

Haluatko tietää, mitä muuta kyselytutkimus paljasti taloushallinnon ja hankinnan prosessien digitalisoinnin nykytilasta, organisaatioiden yhteistyöstä sekä talous- ja hankintajohdon rooleissa toimivien arjesta ja arvoista? Voit ladata tutkimusraportin kokonaisuudessaan Baswaren verkkosivuilta.