Monissa suomalaisissa yrityksissä taloushallinto ja hankintaorganisaatio tekevät jo hyvää yhteistyötä. Asia selvisi Ite wikin ja Baswaren toteuttamasta Talouden ja hankinnan tila 2020 -tutkimuksesta. Täysin saumattomaksi yhteistyötä kuvaili kuitenkin vain noin 7 prosenttia tutkimukseen osallistuneista.
Tiiviiseen yhteistyöhön kannattaa panostaa, sillä parhaimmillaan se johtaa datan parempaan hyödyntämiseen ja sitä kautta merkittäviin säästöihin. Yhteistyö nousee usein avainrooliin, kun hankinnasta maksuun -prosessin toimintatapoja aletaan jalkauttaa koko organisaatioon.
Baswaren Sami Peltonen kertoi neljä esimerkkitapausta taloushallinnon ja hankinnan hyvän yhteistyön seurauksista Alma Talentin järjestämässä Päättäjä Foorumi -virtuaalitapahtumassa.
Case Freshfields
Tuhansia asianajajia ympäri maailmaa työllistävä Freshfields Bruckhaus Deringer aloitti hankinnasta maksuun -prosessin kehittämisen käytännössä nollapisteestä. Peltonen kertoo, että 28 maassa toimivassa yhtiössä ei ollut yhteistä toimintamallia hankintojen tekemiseen, vaan jokaisessa maassa ostoja tehtiin milloin mistäkin.
– Liikkeelle lähdettiin määrittelemällä yhdessä taloushallinnon ja hankinnan kanssa kaikille yksiköille yhteinen end-to-end-prosessi.
”Yhtiössä nimettiin tuoteomistaja, joka opetteli softan käytön sekä taloushallinnon että hankinnan näkökulmasta.”
Lopulta kaikki Freshfieldsillä joutuivat opettelemaan uuden toimintamallin. Tässä vaiheessa talous- ja hankintaorganisaation tiivis yhteistyö nousi erityisen merkittäväksi tekijäksi.
– Yhteistyössä he pitivät huolen siitä, että koko organisaatio saa koulutuksen uuteen softaan. Yhtiössä nimettiin tuoteomistaja, joka opetteli softan käytön sekä taloushallinnon että hankinnan näkökulmasta. Tämä henkilö pystyi vastaamaan kaikkiin kysymyksiin, joita asianajajat ympäri maailmaa esittivät, ja siten uudistettu prosessi saatiin jalkautettua kaikkien käyttäjien arkeen, Peltonen jatkaa.
Case Cricket Australia
Australian krikettitoimintaa hallinnoivalla Cricket Australialla oli paljon ongelmia hankinnasta maksuun -prosessin loppupäässä. Peltonen kertoo, että valtaosa laskuista oli paperisia, niitä maksettiin myöhässä tai ne olivat hukassa. Tästä seurasi kassavirran ongelmia. Lopulta hankinta ja taloushallinto alkoivat tehdä yhteistyötä ongelman juurisyyn selvittämiseksi.
– He kävivät läpi koko hankinnasta maksuun -prosessin ja etsivät pisteen, josta ongelma kumpuaa. Seuraavaksi he miettivät, miten hankintaprosessi saadaan otettua kunnolla haltuun ja optimoitua. Laskuautomaatio saatiin nostettua varsin korkealle tasolle, mikä ratkaisi muun muassa laskujen myöhässä maksamisen.
Numerot paljastavat, miten onnistunut Cricket Australian muutos oli. Peltosen mukaan laskujen kierrätysajat ovat tippuneet 18 päivästä 5 päivään, ja 90 prosenttia laskuista maksetaan ajoissa. Samalla saavutettiin täydellinen näkyvyys kuluihin, mikä auttoi säästökohteiden kartoittamisessa.
Case Innio
Itävallassa päämajaansa pitävä energia-alan organisaatio, Innio, oli samassa tilanteessa kuin moni muukin iso yritys: käytössä oli useita tietojärjestelmiä, jotka eivät keskustelleet riittävästi keskenään. Peltosen mukaan Innion tapauksesta korostui käyttöpääoman optimointi.
– Yritys laati toimittajilleen varsin kunnianhimoisen ohjelman, jossa hyödynnettiin dynaamisia kassa-alennuksia. Uusien maksuehtojen lanseerauksella tavoiteltiin kymmenen miljoonan euron säästöjä.
”Innion tapaus on loistava esimerkki siitä, miten hankinta ja taloushallinto voivat tehdä yhteistyötä myös dynaamisten alennusten parissa”
Taloushallinto ja hankinta tekivät yhteistyötä tunnistaakseen toimittajat, joille dynaamisia maksuehtoja tarjottiin. Peltonen sanoo, että toimintamallin jalkauttaminen vaati myös voimakasta panostusta sähköiseen laskutukseen.
– Innion tapaus on loistava esimerkki siitä, miten hankinta ja taloushallinto voivat tehdä yhteistyötä myös dynaamisten alennusten parissa ja saavuttaa sitä kautta mittavia hyötyjä.
Case YMCA
Erityisesti Pohjois-Amerikassa vaikuttava yleishyödyllinen järjestö YMCA tuottaa muun muassa sosiaali- ja liikuntapalveluja. Järjestön tavoitteena on tuoda palvelut mahdollisimman laajan yleisön piiriin riippumatta esimerkiksi kansalaisten tulotasosta.
Peltosen mielestä YMCA on loistava esimerkki organisaatiosta, jossa yhteistyö on ulotettu myös taloushallinnon ja hankinnan ulkopuolelle. Esimerkissä korostuu vuorovaikutuksen tärkeys.
– He kommunikoivat uudesta prosessista ja sen noudattamisen hyödyistä läpinäkyvästi koko organisaatiolle. Näin jokainen ymmärsi, että säästetyt dollarit palautuvat suoraan kaikille työntekijöille tärkeän mission toteuttamiseen, ja kaikki saatiin sitoutettua prosessiin.
Ite wiki ja Basware toteuttavat syksyllä 2020 kyselytutkimuksen, jolla kartoitetaan suomalaisten yritysten talouden nykytilaa ja näkymiä sekä liiketoimintaprosessien digitalisointia. Voit osallistua tutkimukseen täällä ja tilata samalla tuloksista koostettavan raportin sähköpostiisi. Yhteystietonsa jättäneiden vastaajien kesken arvotaan Delicardin lahjakortteja. Kaikki vastaajat saavat myös kiitokseksi koodin, joka oikeuttaa kokeilemaan 1 kuukauden ajan äänikirjapalvelu BookBeatin Premiumia.
Kansikuva: Unsplash
ite wikin yrityshaku »
Kaikki it-alan työpaikat »
Kaikki it-alan tapahtumat »
ite wikin referenssihaku »
ite wikin julkaisuhaku »
