Suomessa sähköiset laskut ovat arkipäivää, mutta jo Euroopan sisällä on alueita, joilla kehitys laahaa selvästi jäljessä. Sähköiseen laskutukseen siirtyminen on helppo mieltää simppeliksi toimenpiteeksi. Laajemmin tarkasteltuna siihen liittyy kuitenkin useita tekijöitä, kuten maakohtainen lainsäädäntö ja yritysten erilaiset vaatimukset, mitkä saattavat monimutkaistaa asiaa merkittävästi. 

– Yritysten maturiteetti sähköisen laskutuksen osalta vaihtelee paljon. Joukossa voi olla toimittajia, joilla on erinomainen kyvykkyys sähköisten laskujen lähettämiseen. Joltain toiselta toimittajalta se puuttuu kokonaan, Baswaren Director of Network Solutions Sami Nikula kertoo. 

Hän puhui Baswaren asiakkailleen järjestämässä Magic of Transparency -virtuaalitapahtumassa maailmanlaajuisen Basware Networkin mahdollisuuksista. Verkoston avulla verkkolaskuja ja hankinnan dokumentteja voidaan välittää sähköisesti. Palveluun voidaan vastaanottaa laskuja useissa erimuodoissa ja muuntaa ne sähköisiksi ennen lähettämistä vastaanottavaan yritykseen. Toimittajille Basware Networkiin liittyminen on ilmaista. 

– Basware Networkin alkuajoista lähtien tavoitteenamme on ollut tuoda mahdollisimman moni sähköisen laskutuksen palveluntarjoaja yhteen verkostoon, jotta sähköisten laskujen lähettäminen yleistyy ja pystymme tuottamaan asiakkaillemme suurimman mahdollisen lisäarvon, Nikula jatkaa.

Kun kaikki laskut saadaan sähköisiksi, saavutetaan sataprosenttinen näkyvyys yrityksen kuluihin.

Lisäarvoa syntyy monella tapaa. Kun kaikki laskut saadaan sähköisiksi, saavutetaan sataprosenttinen näkyvyys yrityksen kuluihin. Samalla kertyy arvokasta dataa, joka auttaa laskuautomaation kehittämisessä.

Kohti täysin automatisoitua ostolaskujen käsittelyä

Itse asiassa laskuautomaatio on ensimmäinen askel matkalla kohti taloushallinnon ja hankinnan prosessien laajempaa automatisointia, toteaa Baswaren Director of AP Automation Olav Maas. 

– Puhumme ”koskemattomasta ostolaskujen käsittelystä”, jossa ihminen ei ota osaa prosessiin, Maas toteaa.

Hän selittää, että täysin automatisoituun AP-prosessiin siirtyminen vaatii kolmen toimenpiteen läpivientiä. Ensimmäinen vaihe on laskujen rikastaminen liiketoiminnan vaatimusten mukaiseksi. Sen jälkeen tulee laittaa kuntoon automaattinen täsmäytys -prosessi, ja kolmanneksi toistuvien, PO-numeroimattomien laskujen käsittely. 

Maasin mukaan Baswaren viime vuosien suuri ohjelmistokehitysprojekti, AP Pro, on aivan laskuautomaation ytimessä. Kun Ite wiki syksyllä 2019 vieraili Basware ONE -tapahtumassa, oli AP Pro:n kehitystyö vielä kesken ja sitä pilotoi vasta kymmenen asiakkaan joukko. Nyt Maas esittelee lopputulosta kuulijoille suurella ylpeydellä. Oikotietä onneen ei kuitenkaan ole tarjolla. 

– Vertaus talonrakennukseen on oivallinen. Jos perustukset on rakennettu huteraksi, ennemmin tai myöhemmin talo voi romahtaa. Edellä esittämäni prosessit on laitettava ensin kuntoon, jos tahtoo hyödyntää laajemmin esimerkiksi koneoppimista.

Kun Maasilta kysytään, minkä asian Baswaren asiakkaat voisivat jo nyt tehdä automaation edistämiseksi, nostaa hän esille juuri AP Pro:n mahdollisuuksiin tutustumisen.

– AP Pro pitää sisällään piilotettuja helmiä, joita ei välttämättä ensi silmäyksellä huomaa. Ne tuovat laskujen käsittelyyn tehokkuutta, mutta auttavat myös läpinäkyvyyden kasvattamisessa.

PDF-laskut ovat yleistyneet

Verkkolaskujen markkinoita on pyritty myös yhdenmukaistamaan, jotta alueellisten vaatimusten aiheuttamista haasteista päästäisiin eroon. Nikulan puheessa vilahtaa muun muassa eurooppalainen sähköistä hankintaa harmonisoiva hanke Peppol. Siihen rekisteröityneet organisaatiot käyttävät dokumenttien välitykseen keskenään yhteneviä standardeja ja alustoja.

– Peppol on kehittynyt viime vuosina paljon, ja se on levinnyt myös Euroopan ulkopuolelle. Esimerkiksi Singapore, Australia ja Uusi-Seelanti ovat siirtyneet osaksi verkostoa, hän kertoo.

Nikulan mukaan Pohjoismaissa tapahtuu tällä hetkellä paljon kehitystä myös sähköisten tilausten ympärillä. Koronapandemia on näkynyt puolestaan paperilaskujen määrän romahtamisena ympäri maailmaa. Monessa yrityksessä ne on korvattu PDF-laskuilla. Nikula epäilee, että kynnys paperilaskuihin palaamiseen on kuukausia jatkuneen etätyön aikana kasvanut isoksi, joten muutos on pysyvä.

”Kun kaikki on teknisessä mielessä valmista, huomio on siirrettävä siihen, miten toimittajat ja kumppanit saadaan palvelun käyttäjiksi.”

Vaikka PDF-lasku ei varsinaisesti laajassa merkityksessä täytä sähköisen laskun kriteerejä, on jo puheenvuoron aluksi käynyt ilmi, että Baswaren ratkaisulla myös niiden käsittely sujuu vaivattomasti.

– Olemme jo kahdeksan vuotta tarjonneet mahdollisuuden muuttaa PDF-laskut sähköiseen muotoon ilman OCR-teknologiaa, hyödyntämällä PDF:n rakenteista koneluettavaa muotoa. Uusin tuotekehitystyön tulos, Smart PDF, tehostaa niiden käsittelyä entisestään lisäämällä yhtälöön AI:n 

Lopuksi myös Nikulalla on tarjota neuvo niille asiakkaille, jotka haluavat saada Basware Networkista lisähyötyä mahdollisimman nopeasti.

– Kun kaikki on teknisessä mielessä valmista, huomio on siirrettävä siihen, miten toimittajat ja kumppanit saadaan palvelun käyttäjiksi. Tähän tarjoamme asiakkaillemme apua, mutta palvelusta löytyy myös työkaluja, joilla kampanjan voi aloittaa itsekin, hän vinkkaa.

Lue myös, mitä Olav Maas, Jussi Erjanti ja Jari Paananen keskustelivat tapahtumassa Nikulan mainitsemasta Smart PDF:stä ja Baswaren muista tekoälyinnovaatioista. Tapahtuman tallenteet ovat katsottavissa Baswaren verkkosivuilla.

Baswaren Ite wiki -profiilista löydät tietoa yrityksen taloushallinnon, hankinnan ja analytiikan ratkaisuista

Kuva: Harva Marketing