Baswaren tuotejohtaja Perttu Nihti ja Zeal Sourcingin toimitusjohtaja Antti Suorsa keskustelivat syyskuun lopulla Hankintapäivä 2021 -verkkoseminaarissa hankinnan prosessien kehittämisestä. Juttutuokionsa kaksikko oli päätynyt nimeämään hiukan uhmakkaasti Back to basics.

Suorsa perusteli otsikkovalintaa perusasioiden merkityksellä. Hänen mukaansa ammattilaistapahtumissa on viime aikoina keskusteltu paljon kuumista trendeistä, kuten vastuullisuudesta ja automaatiosta. Vaikka niistä puhuminen on tärkeää, ei yrityksen prosesseja pystytä kehittämään oikeaan suuntaan ennen kuin hankinnan perustukset ovat kunnossa.

– Yksi vaihtoehto paketin haltuunottamiseksi on lähteä liikkeelle laskumassasta. Silloin sekä päästään kiinni kaikkiin kuluihin että ymmärretään se, millaisten toimittajien kanssa yhteistyötä tehdään. Tämä taas toimii lähtökohtana hankinnan optimoinnille esimerkiksi taktisen kilpailutuksen tai sopimusten hallinnan avulla, Nihti kertoi.

Suorsa muistutti, että datasta puhuttaessa isoon rooliin nousee sen luokittelu ja ennen kaikkea ymmärrys luokittelun periaatteista. Kyvykkyys tähän vaihtelee organisaatioiden välillä sekä Suomessa että maailmalla.

– Yrityksen kypsyysaste määrittelee sen, ovatko yhteiset kategoriat käytössä läpi organisaation. Välillä tilanne on se, että eri liiketoimintayksiköillä on käytössä toisistaan eriävät kategoriat. Kun laskujen datamassa saadaan ensimmäistä kertaa haltuun, yhtenäisten kategorioiden puuttuminen tuo oman kompleksisuutensa datan käsittelyyn. Siitä ei välttämättä voida vetää vielä kovin pitkälle vietyjä johtopäätöksiä, Nihti pohti.

”Jokaisen hankinnan ammattilaisen olisi hyvä hankkia perustason osaaminen analytiikasta.”

Trendi on kuitenkin selvä: dataa tullaan hyödyntämään jatkossa entistä enemmän, joten sitä ei tule pääsemään pakoon yhdessäkään hankintatiimissä. Siksi sekä Suorsa että Nihti kehottivat yleisöä ottamaan haltuun datan käsittelyn perusvalmiudet.

– Tilastonikkari ei tarvitse tarvitse olla, mutta jokaisen hankinnan ammattilaisen olisi hyvä hankkia perustason osaaminen analytiikasta. On tärkeää ymmärtää, miten oleellinen data yrityksessä virtaa sekä sen hyödyntämismahdollisuudet, Suorsa sanoi.

Integraatiokyvykkyys ratkaisee paljon

Kun hankinnan sovellus- ja järjestelmäpalettia aletaan rakentaa tai modernisoida, yrityksellä on käytännössä kaksi vaihtoehtoa: hankkia yksi kaikenkattava ratkaisu tai koota kokonaisuus erillisistä osaratkaisuista. Nihdin mukaan varsinkin isompien yritysten vaakakuppi kallistuu nykyisin jälkimmäiseen vaihtoehtoon.

– Isojen yritysten kohdalla on nähtävissä halu hyödyntää aiemmin tehtyjä investointeja. Markkinoille on tullut todella innovatiivisia toimijoita, joiden tarjonnassa hyödynnetään esimerkiksi tekoälyä. Integraatiokyvykkyys onkin tärkeää riippumatta siitä, mikä ratkaisu yrityksessä valitaan. On utopistista ajatella, että yksi toimittaja voisi tuottaa kaiken tarvittavan, joten käytettyjen järjestelmien on integroiduttava muihin ratkaisuihin modernien rajapintojen avulla, hän totesi.

”Hankinnan ja taloushallinnon vahvuus on järjestelmien hyödyntämiseen liittyvä kuri.”

Suorsa kertoi miettineensä syitä sille, miksi myynti tuntuu välillä olevan selvästi hankintaa edellä digitalisaation hyödyntämisessä. Hän pohti, vaivaako hankintaorganisaatioita pienoinen kokeilunhaluttomuus. Kun investoinnit on vielä pystyttävä perustelemaan faktoin, saattaa tuntua, että seinä tulee nopeasti vastaan. Nihdin mukaan hankinnan ammattilaiset ovat kuitenkin usein motivoituneita muutoksen läpivientiin.

– Hankinnan ja taloushallinnon vahvuus on järjestelmien hyödyntämiseen liittyvä kuri, jossa saattaa olla rakoilua erityisesti B2B-myynnissä, Nihti arveli.

Uusia innovaatioita hän kehotti kokeilemaan, jos se vain suinkin on mahdollista.

– Kannattaa rohkeasti prässätä sitä, että proof-of-concept saadaan sen verran pienellä rahalla, että pilotointiin on järkeä ryhtyä. Kokeilun jälkeen saadaan heti parempi käsitys mahdollisista bisneshyödyistä. Myös keskustelu investoinnista on astetta konkreettisempaa, kun hyödyt pystytään näyttämään saatujen tulosten avulla.

Kaikkien on ymmärrettävä muutoksen tuoma arvo

Pikkuhiljaa keskustelu siirtyi syvemmälle muutosjohtamiseen. Suorsa epäili, että lähes jokaisessa hankkeessa sen tarve aliarvioidaan.

– Muutosjohtamien on ilman muuta keskeisessä roolissa liiketoiminnan järjestelmien transformaatiossa. Jos muutoksen vaikutukset prosesseihin, ihmisten päivittäiseen työhön ja jopa valtarakenteisiin tunnistetaan, ja kokonaismuutosohjelmaa lähdetään rakentamaan sen pohjalta, liiketoimintahyötyjen saamiseen on paljon paremmat edellytykset, Nihti painotti.

”Muutosjohtamien on keskeisessä roolissa liiketoiminnan järjestelmien transformaatiossa.”

Hän muistutti, että järjestelmiä toki toimitetaan mihin tahansa ympäristöön, mutta jos prosesseja ei ole harmonisoitu riittävästi, lopputuloksesta tulee usein hajanainen. Silloin toiveissa olleet hyödytkin uhkaavat jäädä saavuttamatta.

– Aikataulupaineet asettavat omat haasteensa oppikirjan mukaan etenemiselle. Vaikka muutosprosessin aikana joutuisi jossain kohtaa oikaisemaan, täytyy alun tavoitetila silti pitää kirkkaana mielessä, hän jatkoi.

– Ostoprosessit koskettavat koko organisaatiota. Kaikkien loppukäyttäjien ja liiketoimintayksiköiden on nähtävä muutoksen tuoma arvo ennen kuin sillä on mitään menestymisen edellytyksiä, Suorsa täydensi.

Myös verkkoseminaarin yleisö osallistui aktiivisesti keskusteluun. Yksi kuuntelijoista nosti jälleen esiin hankinnan ja taloushallinnon yhteistyön, joka voisi hänen mielestään toimia paremminkin. Nihti antoi yksinkertaiselta vaikuttavan neuvon rikkinäisen puhelimen korjaamiseen.

– Täytyy vain tehdä enemmän tiiviimpää yhteistyötä. Olennaista on se, että kaikissa keskusteluissa olisi mukana edustus molemmista yksiköistä. Näin saadaan paras mahdollinen kuva siitä, miten kokonaisprosessia tulee tehostaa.

Lisätietoja Baswaren tarjoamista hankinnasta maksuun -prosessin digitalisoinnin ratkaisuista löydät yhtiön Ite wiki -profiilista ja verkkosivuilta.

Syyskuussa järjestetyssä webinaarissa pohdittiin muun muassa paikallisen hankinnan hyötyjä. Lue kooste keskustelusta täältä: Paikallinen hankinta vähentäisi toimitusketjuun liittyviä riskejä – Asiantuntijat povaavat menestystä yrityksille, joissa valintoja ohjaa jatkossa vastuullisuus