Efiman Taloushallinnon terveysaamu järjestettiin lokakuussa jo kolmatta kertaa. Tänä vuonna taloushallinnon ajankohtaisaamupäivä piti sisällään useita näkökulmia taloushallinnon palvelutason ja taloushallintopalveluiden käyttäjäkokemuksen kehittämiseen.

Tapahtuman keynote-puheenvuorosta vastannut Norenin strategiakonsultti ja tutkija Mikko Leskelä johdatti yleisön päivän pääteeman äärelle: mitä jos taloushallinnon kehittämisessä myönnettäisiin, että talousosastolla ei ole vastauksia kaikkiin kysymyksiin ja että taloushallintopalveluiden kehittämisessä voisi oppia uutta ympärillä olevilta ihmisiltä – organisaation muulta henkilöstöltä eli taloushallintopalveluiden käyttäjiltä ja tarvittaessa kokeneelta kumppaniltakin?

”Me gravitoidumme usein siihen, mitä me jo tiedämme. Kun asiantuntijoilta kysyy jotain, aika harvoin siihen vastataan, että en tiedä. Se on ihan työn substanssinkin kannalta tärkeää, mutta lopputulos voi olla, että meiltä puuttuu sellaista tietynlaista ajattelun diversiteettiä siinä, miten me ratkomme ongelmia ja miten voimme myöntää, että emme tiedäkään kaikkea ja että meillä voisi olla tapa löytää ratkaisu jollain uudella tavalla”, Leskelä totesi.

”Me gravitoidumme usein siihen, mitä me jo tiedämme.”

Aiheen äärelle pysähtyivät Leskelän lisäksi Efiman palvelujohtaja ja ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn asiantuntijoiden tiimivetäjä Hannemari Ukonaho sekä Efiman älykkään automaation asiakas, Helsingin yliopiston kehittämispäällikkö Jere Reinikainen, ja Efiman taloushallinnon ulkoistusasiakas, Realia Groupin Financial Controller Taru Manner. Lisäksi aamupäivän aikana kuultiin hyvinvointiteemainen puheenvuoro Heltin työterveyspsykologilta ja organisaatiokonsultilta Mari Laarilta.

Käyttäjältä kysymällä voi oppia uutta

Ukonaho avasi oman puheenvuoronsa kertomalla, miten taloushallinnon kehittämisessä on perinteisesti keskitytty sisäiseen kehittämistyöhön eli taloushallinnon omien prosessien ja työvälineiden kehittämiseen. 

Hänen mukaansa katseet tulisi kuitenkin suunnata enenevissä määrin myös taloushallintopalveluiden loppukäyttäjien suuntaan – onhan taloushallinto lopulta palvelu, ja palveluita on tapana kehittää asiakas edellä. 

”Me kaikki tiedämme, että taloushallinnolla on suora vaikutus organisaatioissa esimerkiksi työntekijäkokemukseen”, Ukonaho totesi.

Ukonahon mukaan käyttäjälähtöisen kehittämisen edellytys on loppukäyttäjien tarpeiden ja toiveiden ymmärtäminen ja heidän osallistamisensa taloushallinnon kehitystyöhön. 

Periaatetta ovat noudattaneet myös Efiman asiakasyritykset omassa taloushallinnon kehitystyössään. Realia Groupilla hankinnasta maksuun -prosessin kehittämiseen osallistui taloushallinnon kumppanin, Efiman, ja talousosaston lisäksi hankinnan ammattilaisia. Näin pitkää prosessia voitiin kehittää ja optimoida kokonaisvaltaisesti, yli osastorajojen.

”Taloushallinnolla on suora vaikutus organisaatioissa esimerkiksi työntekijäkokemukseen.”

Tapahtuman aikana painotettiin, että loppuasiakkaiden arjen ymmärtäminen – tarpeineen, toiveineen ja haasteineen – vaatii taloushallinnolta kuulevia korvia. 

”Meidän pitäisi voida ottaa sisäinen asiakas istumaan meitä vastapäätä ja unohtaa kaikki, mitä me luulemme tietävämme hänestä, hänen työstään ja aspiraatioistaan. Ja uskaltaa laittaa itsemme sellaiseen tilanteeseen, että saatamme vaikuttaa jopa vähän hölmöltä, kun kysymme ja selvitämme, mitä se ihminen yrittää saada aikaan ja miten kaikki muu siinä ympärillä näyttäytyy”, Mikko Leskelä kuivaili.

Kehittämistyössä kannattaa tukeutua myös kumppaniin

Tänä päivänä erilaiset digitaaliset työvälineet ovat merkittävä osa taloushallintopalveluiden käyttäjäkokemusta. Ukonaho haastoi tilaisuuden osallistujia pohtimaan, ovatko oman taloushallinnon työvälineet helppokäyttöisiä ja minimoivatko ne loppukäyttäjän manuaalista työtä. 

Hän kertoi, että nykyteknologiat, kuten erilaiset palvelubotit, helppokäyttöiset mobiilisovellukset, analytiikkatyökalut ja älykkään automaation ratkaisut, tukevat jo monen taloushallinnon asiakkaan arkea.

Niin Helsingin yliopistolla kuin Realia Groupillakin on tartuttu automaation, erityisesti ohjelmistorobotiikan ja tekoälyn, mahdollisuuksiin tehostaa taloushallinnon sisäisiä prosesseja. Reinikainen ja Manner olivat puheenvuoroissaan yhtä mieltä siitä, että myös taloushallinnon omia työvälineitä ja prosesseja voidaan kehittää loppukäyttäjät mielessä pitäen.

”Pitää uskaltaa sanoa, että emme me tiedä ja että kysytään joltain viisaammalta.”

Molemmat kertoivat myös päättäneensä tukeutua kehittämistyössä taloushallinnon ja prosessiautomaation kokeneeseen kumppaniin. Efima tuottaa Helsingin yliopistolle älykkään automaation palveluita taloushallinnon prosesseihin sekä moniin muihin tukitoimintoihin. Reinikaisen mukaan Helsingin yliopistolla nähtiin, että määrittelytyö ja automatisoitavien kohteiden tunnistaminen olivat organisaation omaa vahvuusaluetta, kun taas automaatioiden toteutustyö haluttiin ulkoistaa tätä leipätyökseen tekevälle kumppanille.

Myös Manner totesi, että mittavan kehityslistan kanssa ei tarvitse eikä kannata jäädä yksin.

”Kuten jo aikaisemmissakin puheenvuoroissa on sanottu, kaikkea ei tarvitse osata yksin ja sitä varten on osaavia kumppaneita. Pitää uskaltaa sanoa, että emme me tiedä ja että kysytään joltain viisaammalta. Me päädyttiin kysymään Efimalta”, hän sanoi.

 

Lisätietoja Efiman palveluista löydät yrityksen Ite wiki -profiilista ja verkkosivuilta.

Kuva: Efima