Mitä yritys hyötyy siitä, että ERP ja taloushallinnon ohjelmisto ovat yhdessä ja samassa järjestelmässä? Odoo on avoimeen lähdekoodiin perustuva pilvipohjainen, all-in-one toiminnanohjausjärjestelmä, jonka päälle SprintIT Oy on kehittänyt Suomen kirjanpitolainsäädännön vaatimukset täyttävän taloushallinto-ohjelmiston.

Haastattelimme SprintIT Oy:n Konsta Aavarantaa, joka on Odoolle kehitetyn taloushallinnon ohjelmiston tuoteomistaja. Aavaranta on toiminut aiemmin Microsoftilla ja Danskebankissa, ja on nyt työskennellyt yli neljä vuotta SprintITin leivissä hoitaen myös talousjohtajan virkaa.

Hän avaa meille sitä, miksi yhden järjestelmän taktiikka on paras lukemattomien ohjelmistojen maailmassa.

“Meidän näkemyksemme mukaan yrityksen kannattaa operoida taloushallintoa samassa järjestelmässä, missä yrityksen muita ydinprosesseja hoidetaan. Yrityksillä voi helposti olla toistakymmentä eri järjestelmää käytössä. Ne kaikki käsittelevät dataa omalla logiikallaan ja tiedon täsmäyttäminen järjestelmien välillä on aikaa vievää. Jos käytössä on monta eri ohjelmistoa ja tietoa vaihdetaan ja siirretään järjestelmästä toiseen integraatioiden avulla, riskinä on aina, että jotain putoaa pois”, Aavaranta toteaa.

Samalla eri järjestelmiin kirjautuminen ja niiden välillä surffaaminen on kaikki hukkaan heitettyä aikaa, puhumattakaan teknisestä jumpasta, jota monen järjestelmän ylläpito ja päivitykset aiheuttavat.

“Usean ohjelmiston ylläpito aiheuttaa myös ylimääräisiä käyttö- ja ylläpitokuluja. Kun irrallisiin ohjelmistoihin tulee päivityksiä ja muutoksia, vaikuttavat ne usein kaikkiin niihin liitettyihin järjestelmiin ja niiden välillä käytävän tiedonsiirron sujuvuuteen”, hän jatkaa.

Kaikki tiedot yhteen järjestelmään

Aavarannan mukaan harmillisen usein yrityksissä käsitellään esimerkiksi asiakastietoa, tuotetietoa, varastosaldoja, huoltotarpeita, projektien ja tuotannon vaiheita, sekä laskutustietoja erillisissä järjestelmissä. Tällöin tietoa joudutaan väkisinkin siirtelemään eri järjestelmien välillä.

Lisäksi tutkimusten mukaan yrityksissä tehdään isojakin päätöksiä mututuntumalla ja investointilaskelmia saatetaan tehdä päätöksenteon jälkeen osoittamaan päätöksen järkevyyttä myös lukujen kautta.

Yhdellä järjestelmällä operoitaessa tieto projektien tai tuotannon edistymisestä sekä kannattavuudesta on saatavilla reaaliaikaisesti kaikille käyttäjille. Tällöin yrityksen on mahdollista hyödyntää myös työntekijöiden joukkovoimaa toimintojen kehittämiseen.

 “Kun yritys käyttää Odoota kaikissa prosesseissaaan, on talousjohtajankin helpompaa tehdä analyysejä ja kehittää prosesseja, koska kaikki relevantti data on saatavilla ja ajantasaisena. Tiedolla johtaminen onnistuu vain, jos yrityksellä on erilaista dataa keräävä ja raportointikyvykäs järjestelmä, sekä prosessit, joiden avulla yritys saa ja luo tietoa. Tästä tiedosta voidaan sitten keskustella ja sen pohjalta iteroida tekemistä”, Aavaranta kuvaa. 

Konsta Aavarannan vastuulla on myös SprintITin talousjohto.

Jokainen taloushallinnossa työskentelevä on varmasti osallistunut palavereihin, joissa ensimmäinen puoli tuntia etsitään yhteistä ymmärrystä käytetyistä termeistä. Kun yksi puhuu myynnistä, toinen puhuu laskutuksesta. Usein menee tovi ennen kuin keskustelukumppanit ymmärtävät puhuvansa samasta asiasta eri termeillä – tai eri asiasta samalla termillä.

“Kun kaikki käyttävät yhtä ja samaa järjestelmää, puhutaan yhtä yhteistä “järjestelmäkieltä”. Raportit voidaan ymmärtää oman tekemisen kautta. Termeillä on tällöin sama merkitys ja sisältö kaikille. Kaikki tarkastelevat lukuja samoilla periaatteilla”, Aavaranta visioi, ja jatkaa:

“Yhden järjestelmän strategia virtaviivaistaa toimintaa. Datan siirto eri järjestelmien välillä vähenee ja sitä myöten inhimillisten virheiden määrä minimoituu. Yhdessä järjestelmässä nähdään läpinäkyvästi kaikki yrityksen toiminnot. Luonnollisesti yhden järjestelmän taktiikalla saadaan säästöjä myös lisenssikustannuksiin. Jos käytössä on vain yksi järjestelmä, sitä on helppo muokata myös yrityksen strategiaa tukevaksi.” 

Datan visualisointi tekee liiketoimintatiedosta ymmärrettävää. Kuvankaappaus Odoon käyttöliittymästä.

Konsta Aavarannan mukaan Odoo-toiminnanohjausjärjestelmään voidaan kehittää ketterästi uusia toiminnallisuuksia järjestelmän rikkoutumatta. Hänen mukaansa modulaariseen arkkitehtuurin ansiosta uudet ominaisuudet linkittyvät Odoossa sujuvasti jo olemassa oleviin toimintoihin.

SprintITin asiakas Kasper Söderholm Quuppa Oy:stä vahvista Aavarannan viestin.

“Olen helpottunut, että talouskin on nyt Odoossa”, talousjohtajana toimiva Söderholm toteaa SprintIT:n verkkosivuilla. 

“Nyt kun olemme saaneet taloushallinto-osionkin toimimaan, olen todella tyytyväinen Odooseen. Ero edelliseen järjestelmään on huomattava. Suurin etu Odoossa tulee siitä, että kaikki taloushallinnon tiedot linkittyvät suoraan muihin osioihin, kuten CRM:ään ja tarjousten laskentaan. Lisäksi Odoon mobiiliversio nostaa järjestelmän käytön aivan omaan luokkaansa.”

Järjestelmä käyttöön toiminto kerrallaan

Odoon toiminnanohjausjärjestelmän voi ottaa käyttöön vaiheittain, toiminto kerrallaan. Asiakastieto CRM:ssä, myynti, projektinhallinta ja tuotanto, sekä taloushallinto on Konsta Aavarannan mukaan esimerkki hyvästä aloituskombinaatiosta.

“Neuvon välttämään spagettiarkkitehtuuria, eli useiden eri järjestelmien käyttöä, jotka on sidottu keskenään monimutkaisesti integraatioilla. Sen sijaan kehotan yritysjohtoa tarkastelemaan mahdollisuutta keskittää kaikki yhteen järjestelmään, kuten Odooseen.”

Entä miten Odoon konsepti tulee kehittymään tulevaisuudessa?

“Odoo kehittyy tällä hetkellä valtavaa vauhtia. Sillä on globaalisti kymmeniätuhansia kehittäjiä, tuhansia käyttöönottokumppaneita ja käyttäjiäkin jo yli 7 miljoonaa. Toimintoja tulee jatkuvasti lisää ja olemassa olevia kehitetään. Tällä hetkellä Odoo panostaa erityisen paljon verkkokaupan toiminnallisuuksiin”, Aavaranta lopettaa.

Kuuntele myös podcast: Mitä talousjohtaja hyötyy yhden järjestelmän taktiikasta

SprintIT:n verkkosivut

SprintIT:n Ite wiki -profiili

Quupan asiakaskokemuksia Odoosta

SprintITin blogi: Taloushallinto strategian tukena