Digitalisaation ja uuden teknologian myötä, työkalujen, uudenlaisten palveluiden, uusien päätelaitteiden, ohjelmistojen ja uusien käyttöjärjestelmien muutosvauhti kiihtyy huimaa vauhtia. Tämä pakottaa jokaisen tietotyöläisen oppimaan jatkuvasti uutta pysyäkseen digitaalisen murroksen kyydissä ja pystyäkseen suoriutumaan omasta työstään entistäkin tuottavammin ja tehokkaammin.
Perinteisessä vanhassa teknologian jalkautusmallissa uuden työkalun saapuessa organisaatioon, työntekijät koulutettiin tehokkaasti ja opetettiin käyttämään työkalua. Tämä hoidettiin pääasiallisesti loppukäyttäjäkoulutuksilla sekä ohjeistuksilla. Myös uudessa jalkautusmallissa näin on syytä edelleenkin tehdä, mutta enää pelkkä työkalun käytön osaaminen ei kuitenkaan riitä, ellei työkalua aidosti oteta käyttöön. Jotta työkalusta ja teknologiasta halutaan ulosmitata todellista hyötyä, myös ihmisten työ- ja toimintatapojen on muututtava. Huolellisella jalkautuksella on siis varmistettava, että uusi työkalu ja koulutusten sekä ohjeistusten kautta hankittava riittävä osaaminen muuttuvat tuottavaksi toiminnaksi. Jos tässä ei onnistuta, investointi menee suurelta osin hukkaan. Käytän tässä tekstissä tästä kokonaisuudesta termiä teknologian juurrutus.
Juurrutuksen tavoitteena on siis taata käyttäjille riittävä osaamistaso työkalun käyttöön sekä myös muuttaa organisaation toimintatapoja, sillä organisaation on muututtava toimintaympäristön muutosten asettamien vaatimusten mukaisesti.
[3] Juurrutus aloitetaan juurrutussuunnitelmasta, jossa suunnittellaan huolellisesti kokonaisuus piirtämällä aluksi juurruttamissuunnitelman kokonaiskuva, eli juurrutuspolku. Tästä edetään jatkamalla viestintäsuunnitelman, mittaamissuunnitelman sekä yksilöiden osaamisen kehittämisen suunnitelman laatimisiin. Suunnitelmat kannattaa luoda aina organisaatiokohtaisesti, sillä organisaatioden työnteon kulttuurit vaihtelevat ja työkaluille asetettavat tavoitteet ja lähtötasot ovat aina erilaiset. Suunnitelman pohjalta edetään varsinaiseen jalkautuksen toteutusvaiheeseen.
Kirjoittaja: Perttu Ahvenainen, Consultant, Application Services, Enfo Oyj
Erityispiirteitä
[1] Usein uskotaan, että kun organisaatioon tuodaan uutta teknologiaa pelkkä koulutus ja ohjeistus riittää. Kuitenkin joudumme jatkuvasti todistamaan lukuisia uutisia epäonnistuneista IT-projekteista. Usein epäonnistumisen syynä ovat, puhtaasti teknologisten haasteiden ohella, puutteellinen osaamistaso tai puutteellinen adaptaatiotaso.
[2] Perinteisen koulutuksen vaikutusta/tehokkuutta on tutkittu paljon ja Tohtori Robert Brinkerhoff tutkimusryhmineen on osoittanut, että laadukkaan koulutuksen jälkeen keskimäärin 15-20% ottaa käyttäjistä ottaa uuden teknologian käyttöön, 15-20% ei ota koskaan ja 60-70% koittaa kerran tai kaksi ja luopuu. Tämä on hätkähdyttävä lukema mutta toki käyttöönoton onnistuminen riippuu paljon myös siitä, kuinka toimiva, helppokäyttöinen ja intuitiivinen uusi työkalu on. Linkki Brinkerhofin tutkimukseen.
Brinkerhoff ryhmineen tutki myös sitä miksi 15%-20% koulutuksen käyneistä otti teknologian käyttöönsä ja kaksi asiaa nousi tärkeydessään ylitse muiden:
1) Esimies
2) Ryhmävaikutus
Näiden tekijöiden jälkeen seuraavaksi tärkeimpiä tekijöitä olivat:
3) Koulutuksen ja ohjeistuksen kautta saatu riittävä osaaminen
4) Etupainotteinen ja avoin viestintä
Osaamisen ja toiminnan muutoksen todentamisessa oleellisessa osassa oli ja on puolestaan:
5) Säännöllinen mittaaminen
MITÄ ICT-PROJEKTIN JA TEKNOLOGIAN JUURRUTUKSEN ONNISTUMINEN VAATII?
Ylempänä käsitellyistä asioista voidaan vetää yhteen 4 pääkohtaa [1], joiden täytyy olla kunnossa, jotta ICT-projekti ja teknologian juurrutus voisi onnistua:
1) Toimiva teknologia
2) Sitoutunut johto
3) Motivoituneet esimiehet
4) Muutosvalmis henkilöstö
Kirjoittaja: Perttu Ahvenainen, Consultant, Application Services, Enfo Oyj
Toteutustapoja ja ratkaisumalleja
Suunnitteluvaihe
[3] Jokaisen juurrutusprojektin alussa asiakkaalle tulisi laatia muutosohjelma. Muutosohjelma sisältää suunnitelmat hankkeen läpiviennin käytännön toteuttamiseen.
Muutosohjelma määrittää käytännön toimenpiteet ja vaiheet tavoitteen pääsemiseksi, pitäen sisällään:
1) Juurrutuspolun
2) Osaamisen kehittämisen suunnitelman
3) Viestintäsuunnitelman
4) Toimintatapojen muutoksen mittaussuunnitelman.
Toteutusvaihe
Erilaiset juurrutus hankkeet suunnitellaan aina organisaatiokohtaisesti. Itse juurrutus toteutetaan juurrutussuunnitelman mukaisesti käyttäen esimerkiksi seuraavia Salcom Groupin esittämiä komponentteja [1]:
• Toimintatavan muutostarpeen analyysi esimerkiksi haastatteluilla
• Johdon sitouttaminen, sponsoroinnin varmistus ja osaamisen kehittäminen, esimerkiksi työpajoissa
• Esimiestyön käyttäminen muutoksen toteuttamiseen ja sen seurantaan, esimerkiksi kouluttamalla ja työpajoissa
• Muutoksen ja toimintatapojen mittaaminen, esimerkiksi raportteja analysoimalla
• Osaamisen kehittäminen kustannustehokkaasti ja monipuolisesti etä- ja läsnäkoulutuksin sekä ohjeistuksin
• Etupainotteinen ja avoin viestintä, hyödyntäen intraa, painettuja materiaaleja, videoita tai sähköposteja
Juurruttamissuunnitelmassa määritellään hankekohtaisesti tavoitelut minimiosaamistaso sekä minimiadaptaatiotaso. Minimiosaamistason sekä adaptaatiotason tavoite saavutetaan hankekohtaisesti kouluttamalla, johdon tuottamalla paineella ja esimerkillä, esimiestyöllä ja viestinnällä. Mittaamalla puolestaan varmistetaan minimitavoitteiden saavuttaminen.
Kun minimitasot on saavutettu jalkautusta ei suinkaan tulisi lopettaa, vaan organisaation kahta sisäsyntyistä muutosvoimaa, osaamisen syvenemistä sekä adaptaation laajenemista seurataan, mitataan ja tuetaan jatkuvasti lisäkoulutuksella, positiivisella vahvistamisella, kuten kilpailulla ja pelillistämisellä, sekä tarvittaessa esimiestyöllä. Tämä johtaa siihen, että osaamisen porttiteoria tuottaa organisaatioon väistämättä yksilöitä, jotka omasta halustaan syventävät osaamistaan minimitasoa syvemmälle. He puolestaan vetävät osaamisellaan ja innostuksellaan myös muita mukaan.
Oikein mitoitettu minimiadaptaatiotaso puolestaan varmistaa organisaatioon kriittisen massan käyttäjiä, jotka lumivyöryn omaisesti vetävät lopunkin organisaation mukaansa. Näiden sisäsyntyisten muutosvoimien ja niiden aktiivisen tukemisen avulla päästään haluttuihin tavoitetasoihin niin osaamisen kuin adaptaationkin osalta.
Kirjoittaja: Perttu Ahvenainen, Consultant, Application Services, Enfo Oyj
SWOT-analyysi
*Swot-analyysiä voi käyttää niiltä osin kuin se kuhunkin aihepiiriin sopii. Vahvuuksilla ja heikkouksilla voi kuvata olemassa olevia toteutustapoja ja ratkaisumalleja. Mahdollisuudet ja uhat taas viittavat tulevaisuuden kehityspolkuihin.
Vahvuudet
- Organisaatio eri tasoilla saama hyöty
Huolellisella juurrutuksella varmistetaan, että uusi työkalu ja koulutusten sekä ohjeistusten kautta hankittava osaaminen muuttuvat todelliseksi tuottavaksi toiminnaksi. Näin toimimalla varmistetaan onnistunut ICT-projekti.
Liiketoimintajohto voi luottaa siihen, että hankkeelle asetetut liiketoiminnalliset tavoitteet saadaan toteutumaan ja hankkeelle voidaan selkeästi osoittaa numeerinen kannattavuuslaskelma.
HR-yksikkö saa menetelmän myötä käyttöönsä valmiita viestintäpohjia sekä muuta tukea ja materiaalia muutoksen läpivientiin. Valmiin projektimallin avulla HR-osasto voi keskittyä toimintatapojen muutosten sisällöllisiin seikkoihin käytännön järjestelyiden huolehtimisen sijaan.
IT-yksikkö voi keskittyä palvelun tekniseen toteutukseen, eikä sen tarvitse huolehtia koulutukseen liittyvistä seikoista.
Esimiehet saavat vietyä muutoksen nopeammin läpi vahvasti tuettuina. Esimiehille asetetaan selkeät tavoitteet ja tehtävät ja he ymmärtävät muutoksen perimmäiset syyt. Esimiehet oppivat myös valmiin toimintatavan työtapojen muutosten johtamiseen.
Myös työntekijät hyötyvät saadessaan käyttöönä uudet työkalut nopeasti ja tehokkaasti tietäen työtapojen muutosten syyt, aikataulun ja odotukset.
- Palveluntarjoajan saama hyöty
Palveluntarjoaja varmistaa huolellisella jalkautuksella ICT-projektin onnistumisen ja näin ollen tyytyväisen sekä sitoutuneen asiakkaan. Palveluntarjoaja saa selkeän kuvan mitä työkalulla ja muutoksella tavoitellaan.
Usein hankkeessa mukanan oleva muutosjohtaja ja/tai koulutuspalveluiden tarjoaja puolestaan saa selkeän kuvan mihin koulutuksissa tulee panostaa ja millainen on kohdeorganisaation tapa oppia ja omaksua muutoksia, jotta haluttu muutos tyä- ja toimintatavoissa toteutuu.
Heikkoudet
- Juurrutussuunnitelma ja itse juurrutus kannattaa tehdä aina organisaatiokohtaisesti, jolloin samaa ”juurrutuskaavaa” ei suoranaisesti voida monistaa, kopioda ja skaalata.
- Onnistunut juurrutus vaatii todellista sitoutumista ja sitkeää muutosjohtamista sekä palvleuntarjoajalta, että kohdeorganisaatiolta.
Mahdollisuudet
- Sama toimivaa juurrutuspolkua, opittua juurrutuskaavaa ja juurrutusmallia voidaan hyödyntää saman organisaation sisällä kaikkien uusien työkalujen ja teknologioiden juurrutukseen.
Uhat
- Kaikilla organisaatioitasoilla ei välttämättä nähdä juurrutuksen luomaa arvoa, jolloin tästä ICT-projektin kannalta oleellisesta osasta saatetaan tinkiä.
- Vaatii vahvaa johdon sitoutumista, jota ilman hankkeella on suuri vaara epäonnistua.
Kirjoittaja: Perttu Ahvenainen, Consultant, Application Services, Enfo Oyj
Esimerkkejä käyttökohteista ja -tapauksista
- Lähtötilanne
[4] Organisaatio otti käyttöönsä Microsoft Lync 2013 työkalun. Organisaatiolla on toimintaa 6 eri toimipaikalla Suomessa. Uudesta työalusta haluttiin ulosmitata kaikki mahdollinen teho ja tuottavuuusvaikutus ja siksi organisaatio näki juurrutuksen tarpeellisena osana työkalun käyttöönottoa. Juurrutuksen tavoitteena oli juurruttaa uusi viestintäratkaisu koko organisaatioon ja mahdollistaa tehokas etätyö.
Parhaimmillaan viestintätyökalut sujuvoittavat, nopeuttavat ja tehostavat käytännön työtä. Työkalujen käytön ytimessä ovat kuitenkin käyttäjät ja heidän kykynsä hyödyntää uusia viestintätyökaluja omassa työssään. Aitojen hyötyjen saavuttamiseksi Lyncin käytännön juurrutus läpi organisaation nähtiin tärkeäksi.
- Ratkaisu
[4] Ratkaisu aloitettiin laatimalla organisaatioon juurrutussuunnitelma pitäen sisällään juurrutuspolun, osaamisen kehittämisen suunnitelman, mittaamisen suunnitelman sekä viestintäsuunnitelman.
Toimittaja toteutti kattavan loppukäyttäjäkoulutuskokonaisuuden sisältäen käyttökoulutuksen ja valmiit viestintämateriaalit sekä kertauskoulutuksen.
Koulutussessiot pyrittiin järjestämään yksikkökohtaisesti n. 10 hengen pienryhmissä, jotta koulutuksissa olisi mahdollisimman paljon yhdessä töitä tekeviä ihmisiä. Näin koulutuksessa voitiin keskittyä juuri kyseisille henkilöille ja tiimeille keskeisimpiin käyttötarkoituksiin ja työskentelytapoihin.
Käytännön juurruttamisen kannalta oli tärkeää, että toimittaja järjesti koulutukset aina paikan päällä. Koulutuksissa oli myös tiivis tahti: pilottiryhmänkoulutukset järjestettiin maaliskuussa ja pääkoulutukset huhti-kesäkuun aikana 2013. koko henkilökunta (270 henkeä).
Erityisen hyvää koulutuksissa oli niiden hands-on-henkisyys: osallistujille laitettiin suoraan luurit koneeseen kiinni ja korville ja lähdettiin käyttämään työkaluja heti. Käytännönläheisyys on uusien työkalujen oppimisessa tärkeää ja siksi ihmiset laitettiin heti harjoittelemaan koneen hallintaa.
Onnistumista mitattiin jatkuvasti perustuen mittaamisen suunnitelmaan. Tarkasteltavat mittarit olivat mm. Lync-sessioiden määrä sekä Lync-kokousten määrä.
- Saavutettu hyöty
[4] Lync-kokousten määrä saatiin kuusinkertaistettua juurrutuksen avulla. Lync-sessioiden määrä puolestaan tuplaantui. Tuloksena yli tuplaantuneesta työkalun käytöstä oli luonnollisesti sekä tyytyväinen toimittaja, että tyytyväinen asiakas.
Kirjoittaja: Perttu Ahvenainen, Consultant, Application Services, Enfo Oyj
Palvelutarjoajat
Juurrutus ja jalkautuspalveluita tarjoavat mm. erilaiset konsultointi- ja koulutusorganisaatiot, mutta myös varsinaiset IT-palveluntarjoajat ovat usein paketoineet sisään omiin tuotteisiinsa eri tasoista jalkautusta.
Lähteet
[1] http://www.salcomlearning.fi/palvelut/humaani-migraatio
[2] https://www.timetag.tv/content/learningtechnologies/18184/18666_slides.pdf
[3] Salcom Group Humaani migraatio pokkari, joka on ladattavissa: http://www2.salcom.fi/Humaani_migraatio
