Dokumenttien hallinta on keinovalikoima organisaation sähköisen dokumentaation tiedonkeruuseen, tallentamiseen, muokkaamiseen ja jakamiseen. Yksinkertaisimmillaan käsitteellä voidaan tarkoittaa jokaisen työyhteisön jäsenen suorittamaa tiedostojen tallentamista joko henkilökohtaisessa käytössään olevalle tietokoneelle tai verkkopalvelimen levylle. Tämä toimintatapa tekee kuitenkin kokonaisuuden hallitsemisesta vaikeaa, ja dokumenttien hallintaan on kehittynyt useita erityyppisiä ohjelmistoja. [2]
Dokumenttienhallintajärjestelmän tarkoitus on edesauttaa organisaation sähköisen dokumenttimäärän hallintaa. Vaihtoehtoja on useita: olemassa on sekä selain- että ohjelmistoratkaisuja; maksullisia että maksuttomia järjestelmiä; suljetun että avoimen lähdenkoodin ratkaisuja. Usein dokumentinhallinta on osa organisaation laajempaa toiminnanohjausjärjestelmää. [1] [3]
Dokumentinhallintajärjestelmälle määriteltyhä oleellisia ominaisuuksia ovat esimerkiksi:
- versionhallinta (mahdollisuus hallita saman tiedoston eri versioita)
- tiedoston lukitseminen niin, että vain yksi käyttäjä kerrallaan voi tehdä siihen muutoksia
- dokumenttien vaivaton paikantaminen
- dokumenttien oikeuksien hallinta
- dokumenttien muutosten hallinta (sis. loki tiedostoon tehdyistä muutoksista)
- helppokäyttöisyys [1]
Lähteet:
- https://www.theseus.fi/bitstream/handle/10024/12979/Naukkarinen_Riikka.pdf?sequence=1
- http://www.iitc.fi/fi/page/221
- http://www.wisetime.fi/dokumenttienhallinta.html
Dokumenttien hallinnan tarjoajayritykset
Dokumenttien hallinnan tarjoajayritykset ite wikissä
Dokumenttien hallinnan tarjoajayritykset
