It-kilpailutuksen suorittaminen vaatii huolellista suunnittelua ja toteutusta. Seuraavat vaiheet voivat auttaa sinua suorittamaan onnistuneen it-kilpailutusprosessin:
- Määritä hankinnan tavoitteet: Selvitä tarkasti IT-hankinnan tavoitteet ja tarpeet organisaatiossasi. Määritä selkeästi, mitä palveluja tai laitteita haetaan, millaisia ominaisuuksia niiltä odotetaan ja millaisia vaatimuksia niihin liittyy.
- Laadi tarjouspyyntö: Laadi huolellisesti tarjouspyyntö, joka sisältää yksityiskohtaisen kuvauksen hankittavista palveluista tai laitteista, toimitusajat, palvelutasovaatimukset, referenssitiedot, sopimusehdot ja muut olennaiset tiedot. Tarjouspyynnön tulisi olla selkeä, kattava ja mahdollisimman objektiivinen.
- Kilpailuta hankinta: Levitä tarjouspyyntö laajasti potentiaalisille tarjoajille. Voit käyttää erilaisia kanavia, kuten julkisia hankintailmoituksia, verkkosivustoja, sosiaalista mediaa tai hankintaportaaleja. Varmista, että kaikilla potentiaalisilla tarjoajilla on mahdollisuus osallistua kilpailutukseen.
- Arvioi tarjoukset: Saapuneiden tarjousten arviointi on kriittinen vaihe kilpailutusprosessissa. Arvioi tarjoukset objektiivisesti ja vertaile niitä tarjouspyynnössä asetettuihin kriteereihin. Arvioi hintaa, laatua, palvelutasoa, referenssejä ja muita relevantteja tekijöitä.
- Tee hankintapäätös: Perustuen tarjousten arviointiin, tee hankintapäätös ja valitse tarjoaja tai tarjoajat, jotka täyttävät parhaiten hankinnan tavoitteet ja vaatimukset. Varmista, että päätös on objektiivinen ja dokumentoi päätösprosessi huolellisesti.
- Neuvottele sopimus: Neuvottele valitun tarjoajan kanssa sopimus huolellisesti. Varmista, että sopimus sisältää kaikki tarvittavat ehdot, kuten palvelutason, hinta, toimitusaikataulu, takuut, tuki ja ylläpito. Tarkista myös juridiset ehdot ja varmista, että sopimus on lainmukainen.
- Seuraa ja hallinnoi hankintaa: Seuraa hankinnan toteutumista sopimuksen mukaisesti. Varmista, että palvelut tai laitteet toimitetaan sovitussa aikataulussa ja että ne täyttävävät sovitut sopimusehdot ja yrityksesi tarpeet.
