Odoo on maailman nopeimmin kasvava avoimeen lähdekoodiin perustuva ERP-ohjelmisto [1]. Avoin lähdekoodi on yritysohjelmistoissa suhteellisen uusi asia, mutta parhaimmillaan se tarjoaa käyttäjäorganisaatioille useita etuja [4].
Erityispiirteitä
Kattava toiminnanohjausjärjestelmä on yrityksen liiketoiminnan kulmakivi. Sillä hoidetaan parhaimmillaan kaikki liiketoimintaan liittyvät transaktiot – tilaustenkäsittely, varastonhallinta, laskutus, taloushallinto jne. ERP-järjestelmän toimivuus ja luotettavuus on hyvin tärkeää, ja yritykset ovatkin tottuneet maksamaan ERP-järjestelmistään verrattain korkeita lisenssihintoja ja muita jatkuvia kustannuksia, koska hinta liitetään mielikuvissa laatuun ja luotettavuuteen. Ainakin osittain tästä syystä avoin lähdekoodi ja lisenssivapaat ohjelmistot ovat suhteellisen uusia tulokkaita ERP-markkinassa.
On kuitenkin syytä muistaa että avoin lähdekoodi ei välttämättä tarkoita epäluotettavuutta. Koko tämän päivän internet toimii vahvasti avoimeen lähdekoodiin perustuvien ohjelmistojen varassa. Ilman Linuxia, Apachea ja MySQL:ää nykyinen tapamme käyttää verkkoa olisi hyvin erilainen. Avoin lähdekoodi onkin jo pitkään ollut arkipäivää erilaisissa varusohjelmistoissa internetin työhevosena, joten ei ole yllätys että avoin lähdekoodi tekee vahvasti tuloaan myös vaativien yrityssovellusten markkinaan.
Avoimen lähdekoodin ERP-järjestelmien ympärillä tapahtuva liiketoiminta perustuu lisenssimaksujen sijasta monipuoliseen palvelutarjontaan. Avoimen lähdekoodin ERP-järjestelmää harkitsevan organisaation ensimmäinen päätös onkin tehdäkö itse vai ostaako palveluna. Koska ohjelmisto on vapaasti saatavilla verkossa, on myös sen käyttöönotto mahdollista ilman ulkopuolista apua täysin mahdollista, jos organisaatiossa on riittävä osaaminen ja resurssit käyttöönottoprojektin hallintaan.
Etenkin pienten yritysten digitalisoinnissa avoimeen koodiin perustuvat yritysratkaisut kasvattavat suosiotaan jatkuvasti. Kalliit lisensoitavat ERP-järjestelmät ovat olleet pienten yritysten ulottumattomissa, mutta lisenssivapaalla järjestelmällä liiketoimintaprosessien digitalisointi on myös pienten yritysten ulottuvilla. Web-sivusto, verkkokauppa, asiakasportaali, tilaustenkäsittely, varastonhallinta, sähköinen taloushallinto ja laskutus voidaan toteuttaa yhdellä integroidulla järjestelmällä.
Toisaalta ei pidä jättää huomiotta sitä seikkaa, että kun kaupallisten järjestelmien lisensointi perustuu yleensä organisaation käyttäjämääriin, on isojen organisaatioitteen säästöpontentiaali vastaavasti isompi [4]. Mikäli ison yrityksen tai julkishallinnon organisaation prosessit ovat riittävän lähellä Odoon valmisjärjestelmän prosesseja, ei ole mitään syytä miksi eivät isommatkin yritykset hyötyisi ketteristä ja lisenssivapaista järjestelmistä.
Odoo on täysin avoimeen lähdekoodiin perustuva ERP-ohjelmisto, jolla on maailmanlaajuisesti jo miljoonia loppukäyttäjiä [3]. Ohjelmisto on selainpohjainen, eli käyttöliittymänä toimii periaatteessa mikä tahansa vakio web-selain. Palvelinohjelmisto on asennettavissa linux- tai windows-palvelimille, ja lisäksi ohjelmistoa tarjoavat jo useat pilvipalvelutarjoajat valmiiksi esiasennettuna palveluna.
Odoo toiminnallisuus
Odoo on toiminnallisuudeltaan täysiverinen ERP-ohjemisto, ja lisäksi paljon muuta. Vakio-ohjelmistosta löytyy mm. seuraavat tavalliset ERP-modulit:
- Asiakkuudenhallinta
- Myynti
- Osto
- Varastonhallinta
- Tuotannonohjaus
- Taloushallinto
- Henkilöstöhallinto
- Kassajärjestelmä
- Kalustonhallinta
Perinteisen ERP-ohjelmiston ominaisuuksien lisäksi vakiomoduleista löytyy mm.
- Web-site builder (CMS)
- e-Commerce (verkkokauppa)
- Blog
- Markkinointi
- Rekrytointi ja työntekijän arviointi
Vakio-modulien lisäksi Odoo-käyttäjäyhteisö on tuottanut tuhansia pienempia ja isompia lisämoduleita, joita voi selata Odoo-sovelluskaupassa. Suurin osa lisämoduleista on ilmaisia, osa maksullisia Odoo-kumppaneiden tuottamia moduleita. Moduli-sana on hieman harhaanjohtava, koska yksinkertaisimmat modulit ovat vain pieniä lisätoiminnallisuuksia olemassaoleviin sovelluksiin, mutta laajemmat modulit ovat kokonaisia toimialavertikaaleja, jotka laajentavat perusohjelmistoa merkittävästi uusilla toimialakohtaisilla toiminnilla.
Modulien kattavuudella mitaten Odoo onkin täysin kilpailukykyinen minkä tahansa kaupallisen ERP-sovelluksen kanssa.
Erojakin toki löytyy. Koska Odoo on kehittynyt avoimen kehittäjäyhteisön kehityspanosten kautta, on modulien laadussa ja toiminnallisuudessa huomattavia eroja. Parametrointimahdollisuudet modulin sisällä eivät yleensä ole niin kattavia tai yksityiskohtiin meneviä kuin pidempään markkinoilla olevissa kaupallisissa vaihtoehdoissa. Yksinkertaisuus on toisaalta myös etu – kun parametrointivaihtoehtoja ei ole ”liikaa”, niin sovelluksen käyttöönotto on suhteellisen yksinkertaista. Sovelluksen arkkitehtuuri on myös suunniteltu helposti laajennettavaksi, eli mikäli jotain tarpeellista toiminnallisuutta ei löydy vakio-ohjelmistosta, voidaan siihen tehdä asiakaskohtaisia laajennuksia vakio-ohjelmiston päivitettävyyttä vaarantamatta.
Käyttöönotettavien modulien valinnassa tulee käyttää riittävää harkintaa. Koska varsinkin kehittäjäyhteisön tuottamissa lisämoduleissa on huomattavia laadullisia eroja, kannattaa niihin tutustua omassa testiympäristössä ennen päätöksentekoa. Avoimen lähdekoodin tapauksessa tämä on helpompaa kuin kaupallisissa vaihtoehdoissa, koska modulit ovat vapaasti saatavilla, ja ne voidaan rajoituksetta asentaa käyttöön, ja vaikka pilotoida tuotannonomaisessa käytössä ennen päätöksiä etenemisestä.
Toteutustapoja ja ratkaisumalleja
Odoo käyttöönotto itsenäisesti, ilman ulkopuolisia resursseja
Helpoin tapa ottaa Odoo käyttöön itsenäisesti, on tilata ohjelmisto SaaS-palveluna odoo.com’ista. Palvelu on kahdelle käyttäjälle ilmainen, ja käyttäjämäärän kasvaessa muutamilla käyttäjillä edelleen varsin kohtuuhintainen. Palvelu on käytettävissä välittömästi. Järjestelmään on helppo asentaa vakiomoduleita, kuten vaikkapa tilaustenkäsittely tai varastonhallinta, ja testata niiden käyttöä itsenäisesti omiin tarpeisiin. Varsinkin pienen yrityksen perustarpeet asiakashallinnan, myynnin ja laskutuksen osalta pystyy hoitamaan varsin kattavasti järjestelmän perusmoduleilla. Perusmodulit on jopa suhteellisen kattavasti käännetty Suomeksi, joten käyttönottokynnys on pieni.
Täysin itsenäisessä käyttöönotossa järjestelmään tutustumiseen kannattaa varata riittävästi aikaa ja resursseja. Kuten minkä tahansa uuden ohjelmiston käyttöönotossa, ohjelmiston ja sen vakioprosessien opettelu vie aikansa. Ohjelmistolle kannattaa nimetä pääkäyttäjä, joka ottaa ohjelmiston haltuun riittävällä tasolla oman yrityksen käyttötarpeita ajatellen, ja voi varsinaisessa käyttöönottoprojektissa kouluttaa loppukäyttäjät sovelluksen käyttäjiksi.
Odoo käyttöönotto Odoo-integraattorin avulla
Mikäli organisaatiolla on tavoitteena ottaa Odoo käyttöön laajasti, mutta ei ole kokemusta ERP-hankkeen läpiviennistä, Odoon käyttöönottoon kannattaa suhtautua samalla vakavuudella kuin minkä tahansa ERP-hankkeen läpivientiin. Tyypilliset haasteet eivät liity ohjelmistoon tai sen toimivuuteen, vaan yrityksen liiketoimintaprosessien mallintamiseen uuteen ohjelmistoon, sekä projektin läpivientiin ja siihen liittyvään muutosjohtamiseen.
Odoo-ohjelmistoa tarjoavat jo useat suomalaiset järjestelmäintegraattorit. Helpoin tapa etsiä paikallista palveluntarjoajaa on aloittaa Odoon kumppanisivulta. Useimmat Odoo-integraattorit tarjoavat sekä ohjelmistopalvelua (SaaS) sekä ohjelmistoon liittyviä käyttöönotto- ja sovituspalveluita. Ohjelmisto on toki aina mahdollista asentaa myös asiakkaan omaan ympäristöön.
Odoo-käyttöönottoon tyypillisesti sisältyy ohjelmiston määrittelypalvelu, jossa mallinnetaan asiakkaan liiketoimintaprosessit Odoon vakiotoiminnallisuuksiin, ja päätetään käyttöönottettavat modulit. Tätä seuraava vaihe on tyypillisesti ohjelmiston koulutus, jolla varmistetaan ohjelmiston sujuva käyttöönotto. Käyttöönoton jälkeen voidaan edelleen tukeutua integraattorin tuki- ja neuvontapalveluihin.
Odoon muokkaaminen asiakaskohtaisiin tarpeisiin
Mikäli ennen käyttöönottoa havaitaan sellaisia liiketoimintatarpeita joita ei pystytä ratkaisemaan vakiomoduleilla, pystyy osaava integraattori muokkaamaan ohjelmistoa asiakaskohtaisten vaatimusten mukaisesti. Päätökset muokkauksista tulee aina tehdä kustannus-hyötyanalyysiin perustuen. Yleensä lähes kaikki ongelmakohdat pystytään ratkaisemaan ohjelmistomuutosten sijaan manuaalityötä lisäämällä. Kustannus-hyötyanalyysin tehtävä on seuloa muutoksista taloudellisesti kannattavat.
Odoon arkkitehtuuri on suunniteltu helposti laajennettavaksi. Helppous on suhteellista, ja työn määrä on luonnollisesti suhteessa muokkausten määrään ja monimutkaisuuteen, huolellista testausta unohtamatta. Arkkitehtuurin merkitys korostuu siinä, että laajennusmodulit toteutetaan aina vakio-ohjelmiston ”päälle”, vakio-ohjelmistoa ja sen päivityspolkua vaarantamatta. Oikein tehdyt lisämodulit voidaan myös helposti kytkeä pois päältä, jos halutaan palata vakio-ohjelmiston toiminnallisuuteen.
Odoon lokalisointi Suomeen
Odoon käyttöliittymä on kielituettu, ja käyttöliittymän kieli on valittavissa käyttäjäkohtaisesti. Eli jopa saman organisaation sisällä eri käyttäjillä voi olla eri käyttöliittymäkieli, mistä on hyötyä monikansallisissa organisaatioissa. Ohjelmisto on yhteisön toimesta käännetty n. 95%:sti Suomeksi. Sataa prosenttia ei tulla ikinä näkemään, koska uudet modulit julkaistaan aina ensin englanniksi, ja käännöstyö etenee sitä mukaa kun uusia moduleita otetaan käyttöön eri puolilla maailmaa. Kielituki on kuitenkin täysin tietokantapohjainen, ja käyttäjäorganisaatio voi halutessaan täydentää käännöstä itselleen tärkeiden modulien osalta.
Toiminnallisuuden lokalisoinnin merkitys riippuu voimakkaasti siitä, mitä moduleita ollaan ottamassa käyttöön. Esimerkiksi asiakkuudenhallinta (CRM) ja monet muut ”yleismodulit” toimivat periaatteessa samalla tavalla joka puolella maailmaa. Lokalisoinnin merkitys korostuu taloushallinnossa ja sitä lähellä olevissa asioissa.
Taloushallinnossa keskeisiä lokalisoitavia asioita ovat arvonlisäverokoodit, tilikartta sekä tuloslaskelman ja taseen kaava [2]. Lokalisoituja versioita näistä ei ole vielä koottu yleisesti saatavilla olevaan jakeluversioon, mutta suomalaisilla Odoo-toimittajilla on näihin omia valmismoduleita. Myös suomalainen pankkiviite ja verkkolaskutus ovat Suomessa monelle tarpeellisia ominaisuuksia, vaikka taloushallintomodulia ei kokonaisuudessaan otettaisi käyttöön. Myös näihin löytyy suomalaisilta toimittajilta valmisratkaisut, näitä ei ole järkevää lähteä teettämään asiakaskohtaisina räätälöinteinä.
Kirjoittaja: Sprintit Oy, Roy Nurmi
SWOT-analyysi
Odoo Vahvuudet
- Erittäin laaja yritysohjelmisto
- Laaja kansainvälinen kehittäjäyhteisö
- Laajasti käytössä, miljoonia loppukäyttäjiä
- Erittäin laaja ja jatkuvasti kehittyvä sovellustarjonta valmisohjemiston lisäksi
- Toimittajariippumattomuus
- Lisenssivapaa
- Avoin lähdekoodi, ohjelmisto ei missään tilanteessa ”katoa” markkinoilta
Heikkoudet
- Suomessa vielä heikosti tunnettu
- Vain vähän suomalaisia referenssejä
- Taloushallinnon lokalisointi puuttuu virallisesta jakeluversiosta
Mahdollisuudet
- Lisenssivapaus ja toimittajariippumattomuus mahdollistavat asiakkaille uudenlaisen joustavuuden ERP-järjestelmän käyttöönotossa ja ylläpidossa
- Lisenssivapauden mukanaantuoma kustannnustehokkuus mahdollistaa täysiverisen yritysohjelmiston käytön myös sellaisille yrityksille joilla ei ennen ole ollut taloudellisia mahdollisuutta liiketoimintansa digitalisointiin
- Avoin lähdekoodi mahdollistaa ohjelmiston käytön myös uudentyyppisten digitaalisten palveluiden alustana, koska käyttöehdot eivät rajoita ohjelmiston käyttäjämäärää tai integrointia muihin järjestelmiin
Uhat
- ERP-markkinoilla on useita toimijoita, sekä suljettuun että avoimeen koodiin perustuvia. Ohjelmiston menestys pitkällä aikajänteellä riippuu ennen muuta käyttäjäkunnan vastaanotosta, ja sitä on kilpaillussa markkinassa vaikea ennustaa
Kirjoittaja: Sprintit Oy, Roy Nurmi
Esimerkkejä käyttökohteista ja -tapauksista
- Kansainvälisesti Odoo on käytössä hyvin monella eri toimialalla, hyvin erikokoisissa asiakkuuksissa. Kansainvälisiä referenssejä löytyy kootusti mm. Odoon kotisivuilta.
- Suomessa Odoo-järjestelmää on otettu käyttöön varsin laajasti mm. kaupan toimialalla (verkkokauppa, tukkukauppa, vähittäiskauppa) sekä palveluliiketoiminnassa (erityisesti IT-yrityksissä). Lisätietoja suomalaisista käyttäjistä löytyy suomalaisten Odoo-kumppaneiden verkkosivuilta.
Kirjoittaja: Sprintit Oy, Roy Nurmi
Palvelutarjoajat
1. Tarjoajat ite wiki hakupalvelussa
Sprintit Oy
Missiomme on kehittää asiakkaidemme kilpailukykyä tietojärjestelmien avulla.
Tietojärjestelmät eivät kuitenkaan ole meille itsetarkoitus, vaan kehitystyö alkaa aina asiakkaan liiketoiminnan syvästä ymmärryksestä.
Meillä on kymmenien vuosien kokemus ja syväosaaminen suomalaisten yritysten prosesseista ja niitä tukevista tietojärjestelmistä.
SprintIT:n ite wiki-profiili ja kotisivut
RockIT
Tarjoamme pitkää kokemusta ja hyvää näkemystä Asiakkaan IT-toimintojen kehittämiseen.
RockIT Oy:n toimittamassa Odoo-valmisratkaisussa yhdistyvät lisenssivapaan avoimen lähdekoodin ERP-järjestelmän toiminnallisuudet ja RockIT Oy:n monipuolinen kokemus IT-järjestelmien käyttöönotoista & jatkuvista palveluista suomalaisissa ja kansainvälisissä yrityksissä.
Liiketoimintaprosessien mallintaminen ja kehittäminen on yksi ydinosaamisalueistamme. Tavoitteenamme on sovittaa Asiakkaan käyttötapaukset Odoo-valmisratkaisun parhaisiin käytäntöihin.
RockIT Oy:n ite wiki-profiili ja kotisivut
Avoin.Systems
Avoin.Systems on ihmisläheinen kumppani yrityksesi kehittämisessä. Tarjoamme yrityskohtaisia kehityspalveluita ja toimialakohtaisia tuotepaketteja pk-yritysten toiminnanohjaukseen. Jatkuvan palvelun mallilla, saamme optimoitua yrityksen toimintamalleja kokonaisvaltaisesti yrityksen tarpeiden mukaisesti.
Odoo on kansainvälinen toiminnanohjausjärjestelmä, jota Avoin.Systems jatkokehittää suomalaisten yritysten tarpeisiin. Olemme suomalainen Odoo-kumppani ja yrityksemme on Odoo-sertifioitu.
Avoin.Systemsin ite wiki-profiili ja kotisivut
Aiheesta muualla
Lähteet
[1] https://www.odoo.com/page/about-us
[2] Osakirjanpitojen hoitaminen Odoo-toiminnanohjausjärjestelmällä (OAMK, Anne Perkiö)
[3] http://en.wikipedia.org/wiki/Odoo
[4] Avoin lähdekoodi yritysohjelmistoissa
