Sähköinen taloushallinto tarkoittaa nimensä mukaisesti sitä, että taloushallintoon liittyvät tehtävät, kuten laskutus, ostolaskujen vastaanotto, laskujen kierrätys ja hyväksyntä, laskujen maksu, kirjanpito ja viranomaisilmoitusten lähettäminen jne. hoidetaan sähköisesti.
Sähköisen toimintatavan tavoitteena on yhdistää ja automatisoida kirjanpidon eri työvaiheita sekä tuottaa samanaikaisesti valmista kirjanpitoaineistoa. Samalla vähennetään kirjanpitoon kuluvaa työn määrää sekä nopeutetaan yrityksen liiketoiminnasta tarvittavan tiedon saamista.
Kun perusprosessit tehostuvat, saadaan aikaiseksi säästöjä sekä ajassa että kustannuksissa. Näiden lisäksi yrityksen taloushallinnosta tulee reaaliaikaista, paperitonta sekä ajasta ja paikasta riippumatonta.
Sähköisen taloushallinnon tuomat hyödyt näkyvät myös työntekijöiden arjen rutiineissa: automatisoitujen prosessien ansiosta turha manuaalinen työ jää pois, jolloin työntekijöillä on enemmän aikaa tärkeämmille työtehtäville. Sähköisen taloushallinnon hyödyt moninkertaistuvat silloin, kun taloushallinto hoidetaan alusta loppuun sähköisesti.[1]
Kirjoittaja: Visma Software Oy
Erityispiirteitä
Suomessa kirjanpitovelvollisuudesta on säädetty kirjanpitolaissa ja sen mukaan kaikki liike- tai ammattitoimintaa harjoittavat ovat kirjanpitovelvollisia
Taloushallinnon hoitaminen tuo mukanaan omat vastuunsa ja niiden laiminlyönnistä tulee seuraamuksia. Taloushallintoon liittyvät lakisääteiset muutokset on huomioitava myös järjestelmissä, joten myös ohjelmistotalojen kehitystyön tulee olla aktiivista ja alaa on seurattava tarkasti. [2]
Kirjoittaja: Visma Software Oy
Toteutustapoja ja ratkaisumalleja
Palveluna vai lisenssinä?
Yrityksen taloushallinto-ohjelmisto voidaan hankkia joko lisenssinä tai palveluna. Lisenssin hankinta tarkoittaa yleensä sitä, että yritys joutuu ohjelmiston lisäksi investoimaan myös uusiin laitteisiin ja palvelimiin. Tällöin yritys tarvitsee yleensä myös omaa IT-osastoa. Jos ohjelmisto puolestaan hankitaan palveluna, ei yrityksen tarvitse hankintavaiheessa tehdä ylimääräisiä laite- tai palvelininvestointeja. [4]
Pilvipalveluna, paikalleenasennettuna ohjelmistona vai hybridimallina?
Toiminnallisuuksiltaan pilvipalvelut ja paikalleen asennetut ohjelmistot ovat hyvin samanlaisia. Suurin ero käyttäjän kannalta on se, käytetäänkö ohjelmistoa internet- selaimella vai omalta työkoneelta. Yrityksen kannalta suurin ero näiden vaihtoehtojen välillä on se, että ns. paikalleen asennetuissa ohjelmistoissa tarvitaan yleensä laiteinvestointeja kun taas pilvipalvelun käyttöön riittää pelkkä tietokone ja internet-yhteys.
Paikalleen asennetussa ohjelmistossa yrityksen tulee itse huolehtia myös ohjelmiston ylläpidosta kun taas pilvipalveluissa ohjelmistotoimittaja vastaa ohjelmiston ylläpidosta ja tukipalveluista.
Jotkut ohjelmistot pystyvät tarjoamaan myös niin sanotun hosting-palvelun, jossa yrityksen omalle palvelimelle asennettua järjestelmää voidaan käyttää internet-selaimella ja jossa toimittaja huolehtii ohjelmiston päivityksistä.
Viime vuosien ajan kehityksen suunta on ollut pilvessä toimiviin ohjelmistoihin. [4]
Taloushallinnon hoitaminen yrityksen sisällä
Taloushallinnon ulkoistaminen tilitoimistolle
Hyvä ulkoistuskumppani tuo asiakkaan prosesseihin tehokkuutta uusimmilla järjestelmillä ja asiantuntemuksellaan. Kun taloushallinnon hoitaa ammattilainen nykyaikaisella ohjelmistolla, yritys saa ajantasaista tietoa liiketoimintansa nykytilanteesta ja voi käyttää tätä tietoa yrityksen toiminnan kehittämiseen.
Sähköisen taloushallinnon avulla on mahdollista tehostaa myös yhteistyötä yrityksen ja sen tilitoimiston välillä, kun työnjako voidaan sopia joustavasti. Yhteistä järjestelmää käyttämällä tilitoimisto pysyy helpommin perillä asiakkaansa tekemisistä ja voi ajoissa huomauttaa esimerkiksi tärkeän tiedon puuttumisesta.
Nykyaikainen sähköisen taloushallinnon järjestelmä sisältää kaikki tilitoimiston ja tilitoimiston asiakkaan tarvitsemat palvelut kirjanpidosta myynti- ja ostoreskontraan, palkanlaskentaan ja pankkiyhteyteen asti. Erillisiä ohjelmia käyttävät tilitoimistot joutuvat tekemään paljon manuaalista työtä, kun tietoja täytyy siirrellä ohjelmistojen välillä. Tämä vie aikaa ja työn tehottomuudesta maksaa yleensä asiakas.
Mitä enemmän moduuleja on saman järjestelmän sisällä, sitä tehokkaampaa ja reaaliaikaisempaa työskentely on. Kaikki tilitoimiston tai yrityksen tekemät kirjaukset näkyvät heti järjestelmässä ja yrityksen talouteen saadaan mahdollisimman läpinäkyvä katsaus.
Sähköisen järjestelmän avulla tilitoimisto ja asiakas ovat jatkuvasti saman tiedon äärellä. Kirjattua ostolaskua ei erikseen tarvitse kysyä tilitoimistolta, vaan järjestelmään voidaan kirjautua omilla tunnuksilla ja porautua aina laskun kuvaan saakka. Pilvipalvelua käyttäessä tiedot eivät ole myöskään ajasta tai paikasta riippuvaisia ja niihin päästän käsiksi vaikka reissulla ollessa tai kotoa käsin.
Yhteisen järjestelmän käyttäminen mahdollistaa joustavan työnjaon tilitoimiston ja asiakkaan välillä ja palveluita voidaan lisätä käyttöön asteittain. Sähköisen järjestelmän päivityksiin tai muihin tietoteknisiin asioihin ei tarvitse ottaa kantaa ja tilitoimisto voi kouluttaa asiakkaansa käyttämään järjestelmää. [2]
Sähköinen taloushallinto tilitoimistokäytössä
Kirjanpitoprosessien automatisointi on jo hyvässä vauhdissa. Tietojen automaattinen syöttö helpottaa kausiveroilmoitusten, tiliotteiden ja tilinpäätöstietojen toimittamista. Automatisoidun kirjanpidon tärkein etu on tilitoimistoille koituva ajansäästö. Se poistaa manuaalisen kirjaamisen tarpeen, mikä vapauttaa jopa 40–60 prosenttia niiden ajasta.
Kaikki tapahtumat suoritetaan oikealla aikavälillä ja paremmalla laadulla. Henkilöstön tarvitsee tehdä ainoastaan vahvistukset ja käsitellä poikkeukset. Sen ansiosta kirjanpitäjät voivat käyttää aikansa liiketoiminnan kehittämiseen ja asiakassuhteiden luomiseen aikaa vievien manuaalisten tehtävien sijasta. Koska työ tehdään nopeammin, tuntilaskutus ei enää kannata. Jotta tilitoimistot hyötyisivät tästä uudesta digitaalisesta tehokkuudesta, on niiden siirryttävä kannattavampaan liiketoimintamalliin.
Tulevaisuudessa tilitoimistossa hallinnolliset palvelut varustetaan tehdasprosessia muistuttavalla tavalla. Kaikki toiminnot ovat digitaalisia ja automatisoituja: tiedot prosessoidaan lopputuotteiksi, kuten kausiveroilmoituksiksi, tiliotteiksi ja raporteiksi. Jos jokin menee pieleen, esimerkiksi tietoja puuttuu, asia ilmaistaan hälytyksellä. Tässä vaiheessa ongelman korjaamiseksi tarvitaan kirjanpitäjän ammattitaitoa.
Puuttumalla työnkulkuun vain saatuaan ilmoituksen poikkeustapauksista kirjanpitäjät voivat työskennellä paljon tehokkaammin. Automatisoimalla ja virtaviivaistamalla perusprosessit tähän tapaan tilitoimistot voivat parantaa suorituskykyään merkittävästi. Säästynyt aika voidaan käyttää liiketoiminnan kehittämiseen ja asiakassuhteiden luomiseen aikaa vievien manuaalisten tehtävien sijasta. Sen vuoksi tilitoimistot pystyvät tarjoamaan asiakkailleen parempaa palvelua ja keskittymään lisäarvoa tuottaviin toimiin.
Toimintojen seurannan kautta pystytään paremmin suunnittelemaan, hallitsemaan, jäljittämään ja valvomaan henkilöstöä, asiakkaita, tehtäviä ja viestintää. Näin on helpompi arvioida toimintoja ja sen myötä työskennellä tehokkaammin koko vuoden. Työmäärä voidaan hajauttaa ja siten välttää kausiveroilmoitusten ja vuosikertomusten aiheuttamat ruuhkat vuoden lopussa. Työskentelemällä näin tilitoimistot parantavat suorituskykyään ja tehokkuuttaan. [3]
Kirjoittaja: Visma Software Oy
SWOT-analyysi
Vahvuudet
- Työskentely ei ole enää paikasta tai ajasta kiinni
- Verkkolaskujen vastaanotto ja lähetys sähköisessä muodossa on edullisempaa kuin paperilaskujen käsittely.
- Myyntilaskut tarvitsee tehdä vain kerran ja kirjanpito on valmiina heti ensimmäisen kirjauksen jälkeen. Papereita ei tarvitse tulostaa ja postittaa.
- Tarvittavat kirjaukset, tositteen, laskut ja kuitit tallentuvat sähköiseen arkistoon.
- Kaikki kirjatut tiedot tallentuvat kerralla kaikkiin tarvittaviin paikkoihin, jolloin vältytään tuplatyöltä.
- Manuaalisesta kirjaamisesta johtuvien virheiden määrä vähenee, kun tapahtumat siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen. Myös virheiden etsimiseen kuluva aika säästyy.
Heikkoudet
- Pilvipalvelussa käyttäjä on riippuvainen internetin toiminnasta, tietoihin ei pääse käsiksi ilman sitä ja työt keskeytyvät
- Sähköisten yhteyksien ongelmat (esimerkiksi viranomaisilmoitusten lähettämisen yhteydessä) saattavat olla lähettävässä tai vastaanottavassa päässä ja ongelmien selvittely voi viedä aikaa
Mahdollisuudet
Uhat
- Sähköiseen taloushallintoon siirtyminen vaatii muutosta organisaation työtavoissa.
- Ohjelmistojen käyttö vaatii aina koulutuksen. Työntekijöiden vaihtuvuus vie osaamisen mukanaan ja uuden työntekijän kouluttaminen on kallista.
Kirjoittaja: Visma Software Oy
Esimerkkejä käyttökohteista ja -tapauksista
Taloushallinnon sähköistämisen mahdollistama ajansäästö 50 henkilön kokoisessa yrityksessä
Yksinkertaistetun vertailun mukaan 50 henkilön kokoisessa yrityksessä sähköinen taloushallinto automatisoi kuukausittain noin 130 henkilötyötuntia aikaa eri puolilla organisaatiota. Kaikkien tapahtumien kirjaantuessa samaan järjestelmään, myös arkistoitujen tapahtumien seurannasta ja raporttien luomisesta tulee helpompaa ja tarkempaa. [5]
Kirjoittaja: Visma Software Oy
Palvelutarjoajat
1. Tarjoajat ite wiki hakupalvelussa
Taloushallinnon ratkaisuja tarjoavat yritykset
Taloushallinnon referenssitoteutuksia
2. Tarjoajayritysten tekstimuotoiset esittelyt
Visma Software Oy
Visma Software tehostaa asiakkaidensa liiketoimintaa sähköisillä taloushallinnon ohjelmistoratkaisuillaan. Olemme osa Visma-konsernia, joka on pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen- ja palveluiden tarjoaja.
Taloushallintoon Visma Software tarjoaa kolmea ratkaisua: Visma Fivaldia, Visma.netiä ja Visma Novaa.
Visma Fivaldi taloushallinnon pilvipalvelu tarjoaa kaikki ydintoiminnot palkanlaskennasta kirjanpitoon ja pankkiyhteyteen sekä sähköiseen arkistoon yhdessä järjestelmässä. Kokonaisjärjestelmä mahdollistaa useiden automaattisten toimintojen käyttämisen päivittäisen taloushallinnon hoitamisessa.
Visma.net Financials on Visman uusin taloushallintoratkaisu, joka on kehitetty alusta lähtien modernin pilvipalvelun ehdoilla. Pilvipalvelussa korostuu vähäinen it-tuen tarve ja paikasta riippumaton käytettävyys. Visma.net sopii erityisesti kasvuyrityksille, jotka tarvitsevat ohjelmistoltaan skaalautuvuutta.
Visma Nova on 20 vuoden kehityksen tuloksena kattava ja toimiva taloushallinnon ratkaisu monille eri toimialoille. Visma Novan kattavien toiminnallisuuksien ansiosta yritys voi laajentaa järjestelmänsä toiminnanohjaukseen materiaalihallinnon ja tuotannonohjauksen toiminnoillaan. Järjestelmä sopii lähes kaikille pienille ja keskisuurille yrityksille.
Tabella
Zervant
Zervant on kirjanpito- ja laskutusohjelma, joka on erityisesti suunniteltu pienyrittäjille, kuten toiminimiyrittäjille.
Ohjelma on helppokäyttöinen pilvipalvelu, jossa kirjanpito tehdään lähes automaattisesti. Käyttäjän tarvitsee ainoastaan merkata tulot ja menot palveluun niin ohjelma tekee kirjanpidon käyttäjälle valmiiksi. Laskut viedään kirjanpitoon automaattisesti sen jälkeen kun ne on merkattu maksetuiksi. Tämän vuoksi ohjelma soveltuu myös niille, joilla ei ole aikaisempaa kirjanpidon kokemusta.
Ohjelmaan kuuluu myös maksullinen laskutuspuoli, johon voi päivittää sitten kun se tuntuu sopivalta tai kun laskujen lähettämiselle on tarvetta.
Palvelun tarkoituksena on tehdä yrittäjän arjesta helpompaa ja sujuvampaa, sillä palvelusta ei tarvitse maksaa ennen kuin tulonlähde on varmistettu.
Zervant tarjoaa 30 päivän koekäytön aikana mahdollisuuden testata kaikkia palvelun ominaisuuksia myös laskutusta. Testikäytön jälkeen tili muuttuu automaattisesti ilmaiseksi käyttäjätiliksi, jolla voi jatkaa kirjanpitoa ja tuntikirjausta ilmaiseksi, mutta laskutuspuoli lukittuu. Kokeilu ei velvoita käyttäjää mihinkään.
Zervantin ite wiki-profiili
Zervantin kotisivut
Procountor
Procountor on pilvipalveluna toimiva helppokäyttöinen ja kattava taloushallinto-ohjelmisto, joka tarjoaa tehokkaat työvälineet sähköiseen laskutukseen, reskontranhoitoon ja kirjanpitoon. Kokonaisratkaisuna toimiva Procountor tukee asiakasyrityksen ja tilitoimiston yhteistyötä, mahdollistaen taloushallinnon rutiinit kuten kirjanpidon ja palkanlaskennan riippumatta ajasta ja paikasta.
Procountor sisältää lisäksi pankkiyhteydet, verkkolaskupalvelut, skannauspalvelut, matkalaskujen laadinnan sekä viranomaisilmoitusten yhteydet ja tarvittavat kirjanpidon raportit sekä laajan valikoiman johdon työtä tukevia taloushallinnon raportointiominaisuuksia. Procountoria käytettäessä yrityksen kirjanpito syntyy automaattisesti ja jokainen tosite myyntilaskusta tiliotteeseen siirtyy automaattisesti kirjanpitoon tallennuksen yhteydessä ja älykkään automaation ansiosta kirjanpito on ajantasaista.
Procountorin oletustilikartta ja oletustiliöinnit sekä sisäisen laskennan seurantakohteet voidaan muokata vastaamaan yrityksen yksilöllisiä tarpeita. Procountor Mobile-älypuhelinsovelluksen avulla paperiset kuitit voi skannata suoraan Procountoriin ja Procountor Allekirjoituspalvelu mahdollistaa asiakirjojen ja sopimusten sähköisen allekirjoituksen helpottaen yrityksen arkea. Esittely-ympäristön tutustumistunnuksilla voi tutustua veloituksetta taloushallinto-ohjelmiston ominaisuuksiin.
Procountorin kotisivut
Aiheesta muualla
http://www.yrittajat.fi/fi-FI/verotjarahat/taloushallinto/sahkoinentaloushallinto/
http://www.fkl.fi/teemasivut/Sivut/default.aspx
http://www.edilex.fi/kilaohje
http://www.taloushallintoliitto.fi/
Lähteet
[1] http://www.visma.fi/Tietopankki/opas/6-askelta-sahkoiseen-taloushallintoon/
[2] http://www.visma.fi/Tietopankki/opas/taloushallinnon-ulkoistamisen-opas
[3] http://www.visma.fi/Tietopankki/opas/miksi-ja-miten-tilitoimistojen-pitaisi-muuttaa-liiketoimintamalliaan/
[4] http://www.visma.fi/Tietopankki/opas/taloushallinto-ohjelmiston-ostajan-opas/
[5] http://www.visma.fi/Tietopankki/opas/taloushallinnon-sahkoistamisen-hyodyt-pikaopas/
