Toiminnanohjaus on prosessikokonaisuus, jolla ohjataan yrityksen toimintaa kuten tilauksia, tuotannonsuunnittelua, materiaalivirtoja, valmistusta, valmistuksen kustannuksia ja jakelua. Toiminnanohjaus on myös resurssien ohjausta (aika, raaka-aineet, työvoima, raha) ja lyhenne ”ERP” juontuukin termistä Enterprise Resource Planning.
Toiminnanohjausjärjestelmä on koko yrityksen yhteinen tietojärjestelmä, jota tarvitaan kannattavaan ja tehokkaaseen toimintaan. Ideaalitilanteessa ERP-järjestelmä on koko yrityksen toiminnan ydin, jonka avulla eri osastot ja niiden prosessit saadaan yhdistettyä yhdeksi ja helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi. Toiminnanohjausjärjestelmällä yrityksen kaikkia prosesseja voidaan hallita ja seurata yhdestä järjestelmästä. [1]
Toiminnanohjauksen erityispiirteitä
ERP-järjestelmään ja sen käyttöönottoon liittyy monia erityispiirteitä. Nämä tekijät on hyvä huomioida niin ERP-järjestelmää hankkiessa kuin sen vaihtoa suunniteltaessa.
- Yrityksen omat lähtökohdat
Kaikissa markkinoilla olevissa ERP-järjestelmissä on hyvin laaja kirjo erilaisia ominaisuuksia ja toiminnallisuuksia. Järjestelmien erot tulevat käytännössä esiin siitä, kuinka hyvin yksittäiset ominaisuudet saadaan toimimaan yhteen. Järjestelmävalinnan ratkaisevana tekijänä tulisi aina olla se, kuinka hyvin järjestelmäkokonaisuus saadaan toimimaan parhaalla mahdollisella tavalla asiakkaan tarpeet ja erityispiirteet huomioiden.
- Järjestelmätoimittajan osaaminen ja kokemus toimialalta
Kun valitulla järjestelmätoimittajalla on kokemusta vastaavanlaisista projekteista samalta toimialalta, on heillä yleensä tietoa myös yleisimmistä ongelmatilanteista sekä tyypillisimmistä haasteista projektien läpiviemisessä kyseisellä alalla. Kun haasteet ja kompastuskivet ovat tiedossa etukäteen, ne on luonnollisesti helpompaa saada vältettyä.
- ERP-järjestelmän käyttöönottoprojekti on erittäin tärkeä vaihe
Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta on yritykselle aina suuri investointi, joka maksaa itsensä takaisin silloin, kun järjestelmää osataan käyttää yrityksen arjessa. Onnistuneen projektin määrittävä tekijä ei siis koskaan ole hinta vaan järjestelmän huolellinen käyttöönotto.
[1]
Toteutustapoja ja ratkaisumalleja
Yksi suurimmista toiminnanohjauksen kysymyksistä nykyään liittyy siihen, onko ERP-järjestelmä kannattavaa hankkia paikalleen asennettuna yrityksen omalle palvelimelle vai voisiko pilvipalvelu olla hyvä ratkaisu. Vaikka toiminnanohjauksen siirtäminen pilveen onkin nykypäivän iso trendi, ei pilvipalvelukaan ole mikään itseisarvo. Yrityksen tarpeet ja käyttötarkoitus ovat aina järjestelmän toteutustavan suhteen ratkaisevimmat tekijät. Myös omalle palvelimelle asennetun järjestelmän ja pilvipalvelun ominaisuuksia yhdistelevä hybridimallinen ERP on mahdollinen. [1]
ERP-järjestelmä asennettuna omalle palvelimelle
Perinteisestä toiminnanohjausjärjestelmästä puhuttaessa, ajatellaan usein yrityksen työasemalta käytettävää ja yrityksen omalle palvelimelle asennettua järjestelmää. Tällaista ERP-järjestelmää käyttävällä henkilöllä on tavallisesti tietokoneensa työpöydällä pikakuvake, jonka kautta hän pääsee käyttämään järjestelmää ainoastaan omalla tietokoneellaan, yrityksen omassa verkossa. [2]
ERP-järjestelmän käyttö omilla palvelimilla onnistuu, mikäli yritys on kykenevä tekemään järjestelmän päivitykset sekä huoltotoimenpiteet itse. Omalla palvelimella ylläpidettävä ERP-järjestelmä edellyttää yrityksen IT-henkilöstön resursseja sekä investointeja laitteisiin. Usein yrityksillä on myös käytössä useita eri järjestelmiä, joita on välttämätön pyörittää omilla palvelimilla. [1]
ERP-järjestelmä pilvipalveluna
Liikkuvan työn ja Internet-yhteyksien parantumisen myötä, myös monia toiminnanohjausjärjestelmiä on nykyään mahdollista käyttää selainpohjaisesti käytännössä missä ja milloin vain. Yrityksen käytössä oleva ERP-järjestelmä voi olla alun perin selaimella käytettäväksi tehty tai Windows-ohjelmisto, jota käytetään Internet-selaimella etäkäyttöohjelmistojen avulla.
Tiedonsiirto on selaimenkin kautta käytettäessä reaaliaikaista ja esimerkiksi tiedostojen siirto omalta kovalevyltä onnistuu yhtä helposti kuin ennenkin.
Kaiken kaikkiaan, pilvessä toimivan ERP:n käyttö on yritykselle huolettomampaa. Järjestelmän ylläpito- ja päivitysvastuu siirtyvät pilvipalvelun toimittajalle, joka huolehtii siitä, että sinulla on käytössäsi aina viimeisin ohjelmistoversio automaattisesti. Myös tietoturva-asiat ja ohjelmiston varmuuskopiot ovat turvallisissa käsissä, koska yhteiseen konesaliin voidaan panostaa enemmän kuin jokaiseen yksittäiseen tietokoneeseen.
Käytännössä, kun yrityksen käytössä oleva ERP-järjestelmä on siirretty pilveen, jatkuu itse järjestelmän käyttö samanlaisena kuin ennenkin. Ainut muutos on se, että järjestelmään kirjaudutaan selaimen kautta ja järjestelmä vaatii toimiakseen Internet-yhteyden. Järjestelmän käyttötuntuma säilyy täysin samanlaisena kuin ennenkin, eikä esimerkiksi uuden järjestelmän käyttöönottokoulutusta erikseen tarvita.
[2]
SWOT-analyysi
Vahvuudet
- Toiminta on tehostuu ja on kannattavaa, kun prosessit saadaan yhdistettyä yhdeksi ja helposti hallittavaksi kokonaisuudeksi
- Mahdollisuus seurata ja suunnitella liiketoimintaa kokonaisuutena erillisten yksiköiden sijaan
- Reaaliaikaisen tiedon saatavuus päätöksenteon tueksi
ERP-järjestelmä omalla palvelimella
- Omalla palvelimella tapahtuva ERP-ohjelmiston käyttö mahdollistaa sen, että kaikkia samalla palvelimella olevia ohjelmistoja voidaan käyttää yhdessä
- Yleensä luottamus omaan palvelimeen sekä sen tietoturvaan on yrityksissä hyvä
ERP-järjestelmä pilvipalveluna
- Järjestelmän käyttö ajasta ja paikasta riippumatta, jolloin etätyö mahdollistuu
- Kun ERP-järjestelmä on siirretty pilveen, käyttäjän ei tarvitse itse vastata siitä, missä ja minkälaisella tietokoneella ERP-ohjelmisto ja sen tietokanta sijaitsevat, sillä järjestelmän toimittaja huolehtii jatkossa palvelimen toiminnasta, tietoturvasta, päivityksistä ja suorituskyvystä
- Vuokratussa ohjelmistossa (SaaS) ei myöskään ole alkuinvestointeja, eli käytöstä maksetaan vain kuukausimaksu. Siksi kulut on helppo budjetoida ja myös ohjelmiston vaihto toiseen onnistuu vaivattomammin.
- Pilvipalvelussa ohjelmiston kokonaisuus, tuotteet, moduulit, käyttäjämäärät sekä kustannukset joustavat yrityksesi liiketoiminnan laajuuden ja tarpeiden mukaisesti [2]
Heikkoudet
ERP-järjestelmä omalla palvelimella
- ERP-järjestelmän käyttö omalla palvelimella vaatii usein suurta alkuinvestointia järjestelmään
- Ohjelmiston käyttö saattaa olla sidottu tietylle työasemalle tai yrityksen sisäiseen verkkoon
ERP-järjestelmä pilvipalveluna
- Suurin haaste pilvipalveluihin siirtymiselle on usein se, että yrityksellä on omalla palvelimellaan useita ohjelmistoja, jotka on liitetty nykyiseen toiminnanohjausjärjestelmään
- Pilvipalvelu on aina riippuvainen internet-yhteyksien toiminnasta
- Pilvipalveluihin liittyy usein myös pelkoa tietoturvan ja varmuuskopioinnin luotettavuudesta
- Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa saa tilapäisesti säilyttää Suomen ja EU:n ulkopuolella, mutta pysyvästi vain Suomessa tai sähköisesti EU:n sisällä, jonka takia kirjanpitovelvollisen tulisikin varmistaa järjestelmän toimittajaltaan, missä tämän konesali fyysisesti sijaitsee [2]
Mahdollisuudet
ERP-järjestelmä pilvipalveluna
- Ohjelmiston yhteiskäyttö sekä tietojen jakaminen tilitoimiston ja toimittajien kanssa onnistuu, kun ohjelmistoa käytetään selaimen kautta [2]
Uhat
- ERP-järjestelmän vaihtaminen saattaa aiheuttaa muutosvastarintaa uutta järjestelmää kohtaan, kun vanha tapa koetaan parhaaksi tavaksi toimia eikä uuden toimintatavan hyötyjä välttämättä nähdä tai osata laskea oikein
- Pilvipalveluna toimivaan ERP-järjestelmään siirtyminen vaatii muutosta organisaation työtavoissa
- Ohjelmistojen käyttö vaatii aina koulutuksen. Työntekijöiden vaihtuvuus vie osaamisen mukanaan ja uuden työntekijän kouluttaminen on kallista
Esimerkkejä käyttökohteista ja -tapauksista
Teollisuus
Teollisuusyritysten toiminnanohjaus perustuu tehokkaaseen prosessien hallintaan. Kannattava ja tuloksellinen liiketoiminta edellyttää sitä, että materiaalivirrat liikkuvat sujuvasti, varastossa on koko ajan riittävä määrä tarvittavia
osia ja yrityksellä on käytettävissä tarvittava määrä eri laitteistoa sekä osaavaa henkilöstöä.
Kun asiakkaalta tulevan tilauksen vastaanottajalla on reaaliaikainen ja kokonaisvaltainen näkymä varaston saldotietoihin, käytettävissä olevaan työvoimaan/ kapasiteettiin sekä toimittajien aikatauluihin, osataan asiakkaalle paremmin kertoa, missä vaiheessa tilaus kyetään hänelle toimittamaan.
Keskitetyn järjestelmän ansiosta asiakastilausten etenemisen ja kustannusten seuranta sekä tuotteiden valmistamiseen tarvittavien resurssien hallinnointi tapahtuu helpommin ja tehokkaammin.
[3]
Tukku- ja erikoistavarakauppa
Tukku- ja erikoistavarakaupan toiminnassa tärkeintä on varmistaa sujuva tiedon kulku, mahdollistaa katkeamaton asiakaspalvelu ja ehkäistä virheiden aiheuttamia kustannuksia.
Keskipisteessä ovat myyntitoiminnot: tarjoukset ja tilaukset. Niiden kautta optimoidaan ostoja ja varastohallintaa sekä saadaan työtilauksia mahdollisista kokoonpano- tai palvelutoimista. Asiakastiedon avulla tarjotaan huolto-,
varaosa- tai muita after sales -palveluita, joilla luodaan pitkiä, tuottavia asiakassuhteita.
Ilman integroituja toimintamalleja toiminnan kannattavuus voi heikentyä monella tapaa, esimerkiksi varastonarvon noustessa virheostojen takia tai asiakastyytyväisyyden laskiessa heikon palvelun vuoksi. Yrityksen toimintojen reaaliaikainen seuranta auttaa kohdentamaan voimavarat parhaiten tuottaviin tuotteisiin ja palveluihin.
[4]
Urakointi
Toiminnanohjaus urakointiyrityksissä perustuu tehokkaaseen projektin- ja tiedonhallintaan. Näiden avulla rakennetaan yhteistyön edellytykset yritysten moniportaisissa toimijaverkostoissa, joihin yleensä liittyy pääurakoitsijan lisäksi myös useita eri aliurakoitsijoita ja tavarantoimittajia.
Urakointiyritysten tehokkuudelle on tärkeää, että useista eri toiminnoista muodostuvaa tietoa pystytään hyödyntämään ja hallitsemaan selkeästi, ilman tietojen tallentamista useaan kertaan.
Kun työmaajohdolla on reaaliaikainen ja kokonaisvaltainen näkymä projektin eri osa-alueisiin, on projektin etenemisen hallinnointi, kustannusten seuranta ja siihen varattujen resurssien hyödyntäminen tehokkaampaa.
[5]
Toiminnanohjausjärjestelmien tarjoajayritykset
1. Toiminnanohjausjärjestelmien tarjoajayritykset ite wikissä
Toiminnanohjausjärjestelmien tarjoajayritykset
Toiminnanohjausjärjestelmien referenssitoteutukset ite wikin hakupalvelussa. Viimeksi lisätyt referenssikuvaukset listautuvat kärkeen hakutuloksissa
2. Tarjoajayritysten tekstimuotoiset esittelyt
Visma Software Oy
Visma Software tehostaa asiakkaidensa liiketoimintaa tarjoamillaan ohjelmistoratkaisuilla. Olemme osa Visma-konsernia, joka on pohjoismaiden johtava yritysohjelmistojen- ja palveluiden tarjoaja. Visma Softwaren toiminnanohjausratkaisuja ovat Visma Nova, Visma L7 sekä Visma Business. Ratkaisut soveltuvat niin start-upeille, pk-yrityksille kuin konserneillekin.
Visma Nova on yli 20 vuoden suomalaisen tuotekehityksen tuloksena syntynyt helppokäyttöinen, mutta monipuolinen ohjelmisto. Järjestelmä sisältää taloushallinnon, materiaalihallinnon, palkanlaskennan, tuotannonohjauksen ja projektihallinnon, ja sitä on helppo laajentaa.
Visma L7 on varma valinta teollisuuden, teknisen tukkukaupan, urakoinnin ja kiinteistöhallinnan alan yrityksen toiminnanohjaukseen. Ohjelmiston kehityksessä on huomioitu näiden toimialojen erityispiirteet.
Valitse Visma Business silloin kun peruskäyttöön suunniteltu erp-järjestelmä ei riitä. Ohjelmisto sisältää kirjanpidon lisäksi logistiikan, sisäisen laskennan, raportoinnin ja työajanhallinnan. Lisäksi järjestelmää voi laajentaa muun muassa asiakkuudenhallintaan, kassanhallintaan sekä sähköiseen laskujen käsittelyyn.
Lue myös Visman Villepekka Jossensin mietteitä tulevaisuuden toiminnanohjausjärjestelmästä.
Lue lisää Visman toiminnanohjausratkaisuista täältä.
*Lisätäksesi yrityksesi palvelutarjoajien listaan, lähetä alla mainitut tiedot osoitteeseen info@itewiki.fi Yrityskuvauksen maksimipituus on 1200 merkkiä. Yrityskuvauksen tarkoitus on kertoa yrityksestä ja sen artikkelin aihepiiriin liittyvästä tarjonnasta neutraaliin sävyyn.
Aiheesta muualla
http://www.toiminnanohjaus.fi/
Lähteet
[1] http://www.visma.fi/tietopankki/opas/erp-ostajan-opas/
[3] http://www.visma.fi/tietopankki/opas/tehokas-toiminnanohjaus-teollisuusyrityksessa/
[5] http://www.visma.fi/tietopankki/opas/tehokas-toiminnanohjaus-urakointiyrityksissa/
