Kirjanpito on nykyään paljon muutakin kuin pelkkää numeroiden syöttämistä. Kirjanpitäjän on hallittava monimutkaista järjestelmäarkkitehtuuria ja integraatioita, jotka tuovat taloushallintoon dataa useista eri lähteistä ja prosesseista. Miten varmistaa, että kirjanpitoon saapuva data on oikeaa ja ajantasaista? Miten hyödyntää tehokkaasti automaatiota ja valvontaa datan oikeellisuuden varmistamiseksi? Efiman taloushallintoguru, Sanna Kaarlejärvi, kertoo, mitä kirjanpitäjän kannattaa tietää ja osata.

Enää ei riitä, että kirjanpitäjä tuntee kirjanpidon ja verotuksen ja osaa käyttää kirjanpitojärjestelmää. Hiemankin mikroyritystä suurempien yritysten kirjanpitojärjestelmät ovat enää harvoin erillisiä saarekkeita, vaan ne on tiukasti integroitu liiketoimintajärjestelmiin tai sisältävät saman järjestelmän sisällä myös toiminnanohjauksen prosesseja – kuten sopimusten, tilausten, varastojen ja toimitusten hallintaa. 

Kirjanpitojärjestelmän tärkeimpänä tehtävänä korostuukin manuaalisen tositesyötön sijaan tietovirtojen vastaanottaminen luotettavasti lukuisista eri lähteistä. Samoin on käynyt kirjanpitäjän roolille. Kirjanpitäjä vastaa kirjanpidon kokonaisuuden oikeellisuudesta – eikä vain omista kirjauksistaan, vaan myös siitä, että eri osaprosessit ja lähdejärjestelmät tuottavat kirjanpitoon oikeellista dataa. Roolia ei pysty hoitamaan laadukkaasti, ellei ymmärrä yrityksen prosessien ja data- sekä järjestelmäarkkitehtuurin kokonaisuutta – ainakin siltä osin, kun se tuottaa syötteitä reskontrille ja kirjanpidolle.

Mitä kirjanpitäjän tulisi arkkitehtuurista ymmärtää?

Taloushallinnon ammattilaisissa tarvitaan koko ajan enemmän arkkitehtuuriosaamista, eli ymmärrystä yrityksen käytössä olevista järjestelmistä, näiden rooleista ja elinkaaren vaiheista sekä integraatioista. Heidän tulee jatkuvasti arvioida nykyisen arkkitehtuurin kehitystarpeita taloushallinnon ja sen tietovirtojen näkökulmasta sekä suunnitella näihin liittyviä kehitystoimenpiteitä. Heidän tulee pitää itsensä ajan tasalla teknologioiden kehittymisestä ja soveltaa uusia teknologioita omassa organisaatiossa. Järjestelmäarkkitehtuurin lisäksi arkkitehtuurin osana tulee tunnistaa prosessi- ja data-arkkitehtuurit.

Usein yritysten järjestelmäarkkitehtuurit ovat monimutkaisia kokonaisuuksia, joissa yhden tai muutaman pääjärjestelmän oheen on otettu käyttöön monia tiettyyn spesifiin käyttötarpeeseen suunniteltuja erillisjärjestelmiä. Järjestelmät hyödyntävät suurelta osin samoja perustietoja, ja prosessien tulee jatkua sujuvasti järjestelmästä toiseen. Järjestelmiä onkin tarve integroida toisiinsa siten, että perustiedot ja prosessoitavat tapahtumat siirtyvät järjestelmien välillä digitaalisesti ja automaattisesti. 

Tietovirtojen ohjaaminen ja tehokkaat kontrollit ovat pääroolissa taloushallinnon datan oikea-aikaisuuden ja oikeasisältöisyyden varmistamiseksi.

Kirjanpidon ja talousdatan oikeellisuus varmistetaan automatisoidulla valvonnalla

Kaikille integraatioille ja osakirjanpidoille on suunniteltava kontrollit, kuten täsmäytykset ja niiden valvonta. Täsmäytyksillä varmistetaan, että taloushallintoon siirtyivät samat tiedot, jotka olivat lähettävässä järjestelmässä. Kun siirtyvää dataa on paljon, valvonnan ja täsmäytysten kannattaa olla automatisoituja siten, että ihminen puuttuu tilanteisiin vain virhetapauksissa ja varmentaa lopputuloksia.

Integraatioiden valvonta ja muut kontrollit jäävät usein liian vähälle huomiolle taloushallinnossa. Tyydytään siihen, että käyttöönottoprojektissa data saadaan liikkumaan ja testidata täsmäämään. Liittymien valvonta ja täsmäyttäminen vaativat kuitenkin jatkuvaa työtä. Koska siirrettävät datamassat ovat usein suuria, niitä ei ole mahdollista tai ainakaan järkevää tarkastella manuaalisin prosessein. Mikäli automaatiota ei ole, tarkastelua tehdään vain päällisin puolin ja harvemmin, jolloin mahdollisia virheitä ja puutteita ei havaita reaaliaikaisesti. Pahimmassa tapauksessa kauden katkon kiireessä havaitaan, että siirtyneet tiedot eivät täsmää ja lähdetään tekemään työläitä manuaalisia täsmäytys- ja korjaustoimenpiteitä. 

Kirjanpitäjä, näin automatisoit liittymien valvontaa

Manuaalisen seurannan sijaan liittymiä hallinnoidaan kuitenkin monesti modernien integraatioalustojen avulla. Integraatioalustoissa on monipuolisia mahdollisuuksia liittymien valvonnan automaatiolle, mutta harmillisesti usein havaitsemme, että nykyaikaisten integraatioalustojen mahdollisuudet eivät ole tiedossa ja jäävät talousosastoilla hyödyntämättä. 

Siksi alla on avattu integraatioalustojen mahdollisuuksia ja muita nykyaikaisia liittymäkontrolleja:

1. Dokumentointi: Ensin kannattaa varmistua siitä, että kaikki liittymät on dokumentoitu ja että tämä dokumentaatio on taloushallinnon käytettävissä. Sen lisäksi, että listataan taloushallintojärjestelmään sisääntulevat ja sieltä uloslähtevät aineistot (ml. ajastukset, vastuuhenkilöt, yhteyshenkilöt virhetilanteissa jne.), on myös pidettävä yllä liittymien sisällön ja toiminnallisuuksien kuvauksia. Mikäli liittymissä tapahtuu konversioita, eli tietojen muuntamista, tai niissä on muuta säännöllistä ylläpitoa vaativaa tehtävää, on näille nimettävä vastuuhenkilö ja varmistettava, että hänellä on tehtävään tarvittava osaaminen. Konversio voisi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että lähdejärjestelmässä on käytössä erilaiset alv-koodit tai maksuehtokoodit kuin taloushallintojärjestelmässä, ja näiden muuntamista hallinnoidaan erillisen konversiotaulukon kautta.
2. Datan liikkumisen valvonta: Integraatioalustaan kannattaa rakentaa automaattinen valvonta, joka hälyttää, mikäli liittymä ei toimi haluttuna ajankohtana, eli tietoa ei siirry lainkaan. Esimerkiksi vähittäiskaupan kassajärjestelmistä tietoja siirtävään liittymään kannattaa rakentaa varmistus jokaisen myymälän osalta, jotta havaitaan heti, mikäli jonkin myymälän osalta on ollut päällä ongelmatilanne ja sitä päästään selvittämään.
3. Datan sisällön tekninen oikeellisuus: Integraatioalustaan voidaan myös rakentaa automaattista valvontaa liittymässä kulkevan datan sisällön oikeellisuuden varmistamiseksi: sisältääkö se pakolliset tiedot, vastaavatko tiedot ennalta asetettuja vaatimuksia ja niin edelleen. Mikäli virheitä havaitaan, syntyy automaattinen hälytys oikealle taholle.
4. Täsmäytykset: Kun on varmistettu, että tieto liikkuu ja sen sisältö vastaa teknisesti vaatimuksia, kirjanpidon osalta on tärkeää myös varmistaa, täsmääkö kirjanpitojärjestelmään siirtynyt tieto lähdejärjestelmän tietoja. Tämän automatisoimiseksi voidaan hyödyntää tietovarastoja ja BI-raportointia. Usein yrityksillä on BI-raportointiin kerätty jo muutakin raportointia varten dataa eri järjestelmistä ja näille olisi helppoa rakentaa vertailuraportit kirjanpitäjän käyttöön. Vähittäiskaupan esimerkissä BI-raportoinnissa voitaisiin täsmäyttää päivätasolla, että liikevaihto täsmää jokaisen myymälän osalta. Moderni BI-raportointiväline voidaan myös määrittää hälyttämään, mikäli verrattavien summien ero on yli asetetun toleranssin. Tällöin kirjanpitäjän ei ole tarvetta käydä tarkistamassa täsmäytyksen tuloksia päivittäin, vaan riittää kun reagoi saamiinsa poikkeamailmoituksiin.
5. Poikkeamien analysointi: Viimeisenä tarkistuspisteenä kannattaa vielä analysoida lopputuloksen poikkeama odotettuun. Esimerkiksi vaikka kirjanpitoon siirtynyt liikevaihto täsmäisi lähdejärjestelmään, mutta se on selvästi pienempi kuin aiempina kuukausina tai kuin odotettiin, on syytä selvittää, johtuuko poikkeama virheestä vai liiketoiminnassa tapahtuneesta muutoksesta. Poikkeaman analysoinnin alkutyön voi hoitaa tekoäly, joka tuo esille esimerkiksi mistä myymälöistä, tuoteryhmistä tai viikonpäivistä poikkeama syntyy. Tämän jälkeen ihminen voi jatkaa työtä selvittämällä taustalla olleet reaalimaailman tapahtumat. Syiden dokumentointi ja jakaminen tiedon hyödyntäjien, kuten liiketoimintajohdon kanssa, nopeuttaa tiedon pohjalta tapahtuvaa päätöksentekoa ja mahdollistaa tiedolla johtamisen.

Myös robottia voi hyödyntää apurina

Integraatioiden täsmäytys on suurelta osin hyvin säännönmukaista tekemistä: kahden eri tietolähteen vertailua. Kuten yllä on todettu, se voidaan pitkälti automatisoida integraatioalustan ja BI-raportoinnin avulla, jotka voivat valvoa, muuntaa ja täsmäyttää siirtyviä aineistoja. Mikäli tällaisia työkaluja ei olisi käytettävissä, valvonnan ja täsmäytyksen voi automatisoida myös ohjelmistorobotiikalla. Ohjelmistorobotti voi täsmäyttää halutuin väliajoin, että lähettävän järjestelmän luvut vastaavat vastaanottavan järjestelmän lukuja. Täsmäytys voidaan samalla dokumentoida ja arkistoida automaattisesti. Täsmäytyksen lopputulos voidaan lähettää prosessista vastaavalle henkilölle tiedoksi, jolloin hän pystyy koko ajan valvomaan, että täsmäytys on tehty ja voi ryhtyä toimenpiteisiin mahdollisten erojen selvittämiseksi. 

Osakirjanpitojen täsmäytys on myös perinteisesti ollut hyvin manuaalista työtä, jossa ajetaan raportteja sekä osakirjanpidosta että pääkirjanpidosta, verrataan niitä toisiinsa ja dokumentoidaan täsmäytyksen lopputulos. Tämäkin työ on hyvin säännönmukaista ja on helposti robotisoitavissa. Ohjelmistorobotti voi kauden katkossa ajaa täsmäytysraportit, verrata ja dokumentoida niiden lopputulokset ja ilmoittaa prosessista vastaavalle henkilölle täsmäytyksen lopputuloksen. Tällöin ihmisen tehtäväksi jää enää tiedon vastaanottaminen ja mahdollisten erojen selvittely. Erityisesti moniyritysympäristöissä osakirjanpitojen tai reskontrien täsmäytysten automaatio tuo kauden katkoon huomattavan tehonlisäyksen.

Kirjanpitäjän kannattaakin kiinnostua ja olla mukana taloushallintoon tietoa tuottavien järjestelmien ja integraatioiden, prosessien ja datan kehitys- ja muutosprosesseissa, koska näiden huolellisella suunnittelulla on tehtävissä suurin työ jatkuvan kirjanpidon oikeellisuuden varmistamiseksi. Yhteistyötä IT-toiminnon kanssa kannattaa hyödyntää ja osaavia kumppaneita ottaa avuksi. Kaikkea ei siis tarvitse (eikä voikaan) osata itse.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.