Painoalan ja grafiikan ammattilaiset tietävät, että dokumentin tyhjässä valkeassa tilassa on voimaa. Sen ansiosta graafisten elementtien viesti välittyy vapaammin. Tyhjä tila ohjaa katseen tekstiin, joka vaikuttaa mielipiteisiin ja lukemiskäyttäytymiseen. Siksi DocOrigin. Jos tyhjää tilaa on liikaa, vaikutus on kuitenkin päinvastainen. Kuva- ja tekstielementit näyttävät hukkuvan valkoiseen tyhjyyteen. Tasapaino ja tyhjän tilan hyödyntäminen mahdollisimman hyvin ovat ensiarvoisen tärkeitä.

Tyhjä tila on arvokasta. Tämä pitää paikkansa erityisesti tapahtuma-asiakirjojen kohdalla. Tyhjään tilaan lisätyt mainokset, tiedotteet tai opetussisältö eivät maksa asiakirjan tuottajille juuri mitään. Älykkään asiakirjojen sommittelutyökalun avulla lomakkeiden suunnittelijat hallitsevat tyhjää tilaa ja voivat välittää olennaisia tietoja.

Asiakirjojen tyhjä tila voidaan luokitella kolmeen eri tyyppiin: kiinteään, menetettyyn ja luovaan.

Kiinteä tyhjä tila

Kiinteä tyhjä tila on samassa kohdassa jokaisessa asiakirjassa, kuten ”tärkeille ilmoituksille” varattu tila ensimmäisen sivun yläosassa. Kiinteä tyhjä tila on samankokoinen ja -muotoinen jokaisessa asiakirjassa. Tila on ennakoitavissa ja helposti täytettävissä. Asiakirjojen suunnittelijat täyttävät kiinteän tyhjän tilan yleisluontoisella viestillä, joka on tärkeä joillekin vastaanottajille mutta jää muilta huomaamatta. Se on toki tyhjää parempi, mutta siinä menetetään monta tilaisuutta.

Määriteltyjä liiketoimintasääntöjä käyttävä sommittelumoduuli voi lisätä vaihtelevaa, merkityksellistä ja kutakin asiakasta kiinnostavaa sisältöä tyhjään tilaan, mikä lisää asiakirjan arvoa.

Menetetty tyhjä tila

Menetettyä tyhjää tilaa syntyy asiakirjan loppuun, kun tietorivit eivät täytä niille varattua tilaa. Menetetyn tyhjän tilan määrä vaihtelee asiakirjasta toiseen samassa painoerässä. Maija teki paljon ostoksia, ja hänen laskullaan on tyhjää tilaa vain pari riviä. Matti ei ostanut mitään, joten hänen tositteensa on lähes kokonaan tyhjä.

Menetettyä tyhjää tilaa on vaikeampaa hallita kuin kiinteää tyhjää tilaa. Koska sen määrä vaihtelee, menetettyä tyhjää tilaa on hallinnoitava dynaamisesti. Liiketoimintasäännöt määrittävät, mitä viestejä mihinkin asiakirjaan lisätään, sekä viestien tärkeysjärjestyksen. Sommitteluohjelma tekee valintansa käytettävissä olevan tilan perusteella.

Luova tyhjä tila

Luovaa tyhjää tilaa ei ole olemassa ennen kuin asiakirjan sommitteluohjelma luo sen. Sommittelutyökalu ottaa huomioon tietorivien lukumäärän ja liiketoimintasäännöt ja lisää niiden perusteella vastaanottajalle täydellisesti sopivan viestin. Tietorivien arvot ja avainsanat käynnistävät sovelluksen kirjastossa haun parhaan lisäyksen löytämiseksi. Hyvä esimerkki olisi suositellun lisävarusteen mainos, joka näkyy laskulla heti tuotteen ostoon liittyvän tietorivin alapuolella.

Transpromo: lyhyt määritelmä

Transpromo on yhdistelmä sanoista ”transaktionaalinen” ja ”promotionaalinen.” Se tarkoittaa menettelyä, jossa markkinointitarjouksia lisätään tapahtumatositteisiin. Yritykset laativat tällaisia viestejä usein siksi, että haluavat kannustaa asiakkaitaan kokeilemaan uusia tuotteita, joita asiakkaat eivät vielä käytä. Transpromo-menetelmän toteuttaminen tehokkaasti edellyttää, että vaihtelevien tietojen tulostus perustuu sommittelumoduuliin.

Tyhjä tila on mahdollisuus

Tyypillisessä asiakirjassa on aina tyhjää tilaa. Sitä voi olla muutamia rivejä tai kokonaisen sivun verran. Tyhjän tilan suomia mahdollisuuksia rajoittaa vain mielikuvitus.

Vaihtoehtoja ovat:

·        Ristikkäismyynti: mainostetaan tuotetta, jota asiakas ei ole koskaan ostanut.

·        Lisämyynti: mainostetaan deluxe-versiota tuotteesta, jota asiakas on parhaillaan ostamassa.

·        Lakisääteinen lisäys: löytyykö asiakkaan sijainnista määräyksiä tai lakeja, jotka vaikuttavat tuotteesi toimitukseen tai käyttöön?

·        Tietoa antava lisäys: onko asiakkaan ostamasta tuotteesta saatavilla uutta tietoa?

·        Asiakaspalvelu: mainostetaan tilausten helppoa palautusta tai puhelintukipalvelua.

·        Yhteistyökumppaneiden mainokset: tyhjän tilan myynti yritykselle, joka myy omia tuotteitasi täydentäviä tuotteita.

·        Kanta-asiakkuus: tarjoa pitkäaikaiselle asiakkaalle lahja tai alennus.

Viestintä perustuu asiakasprofiileihin, ostohistoriaan tai käynnistäviin tapahtumiin. Tyhjän tilan hyödyntäminen on ilmaista. Asiakirjojen käsittely- ja postituskustannukset ovat samat riippumatta siitä, onko tyhjään tilaan lisätty sisältöä vai onko se jätetty tyhjäksi.

Esimerkki yhdysvalloista: USPS:n alennuskampanjat

Vaihteleva asiakirjasommittelu edellyttää sijoitusta. USPS:n Personalized Color Transpromo Promotion -kampanja kannustaa lähettäjiä korostamaan markkinointiviestejä värien, dynaamisen ja muuttuvan tulostuksen ja personoinnin avulla. Postilla on joitakin sääntöjä, mutta yleisesti ottaen, jos lähetät värillisen transpromo-lähetyksen ensimmäisessä luokassa, saat alennusta postituskuluista. Löydät esimerkistä löydät valmistajan kansainvälisiltä sivuilta.

Toteutus

DocOrigin on dynaamisten liiketoiminta-asiakirjojen, lomakkeiden ja tarrojen suunnitteluun ja generointiin tarkoitettu intuitiivinen sovellus. Tyhjän tilan hallinta on sisäänrakennettu tuotteeseen, joka on suunniteltu tuottamaan sekä suuria määriä personoituja ja liiketoiminnan kannalta kriittisiä asiakirjoja että yksittäisille asiakkaille lähetettäviä kirjeitä. DocOriginin avulla organisaatiot voivat hyödyntää sekä vanhoista järjestelmistä että nykyisistä CRM-sovelluksista saatavia tietoja. Yhdistettynä DocOriginin älykkääseen asiakirjasommittelusovellukseen tietosi parantavat viestintää, markkinoinnin tehokkuutta ja asiakaspalvelua ilman lisäkustannuksia. DocOrigin on mullistava teknologia, joka muuttaa tapahtuma-asiakirjoihin liittyviä toimintatapoja.