Kokemuksemme mukaan Excel on yksi eniten käytetyistä projektinhallinnan työkaluista. Ja näin siis vaikka taulukkolaskentaohjelmat eivät varsinaisesti ole tarkoitettu projektinhallintaan. Mitkä ovat argumentit Excelin käytön puolesta projektinhallinnassa ja mitkä ovat sovelluksen rajoitukset?

>>Exceliä ei ole tehty projektinhallintaan, mutta tästä huolimatta se on silti työkalu, jota jokainen projektipäällikkö on jossain vaiheessa käyttänyt projekteissaan.<<

MIHIN EXCELIÄ KÄYTETÄÄN PROJEKTINHALLINNASSA?

Koska Excel on hyvin joustava ohjelma, sitä käytetään projektinhallinnassa erilaisiin tarkoituksiin.

• Tehtävälistat voidaan tallentaa kauniisti Excel-taulukkoon. Myös erilaisten tehtävien tila, tapaamiset ja kommentit voidaan tallentaa Excelillä.
• Excel on myös ihanteellinen check-listoille.
• Excelin päätehtävä on kuitenkin tietysti taulukkolaskenta. Se on erittäin hyödyllinen tietojen suodatuksessa ja analysoinnissa. Excel voi myös olla erittäin hyödyllinen näiden tietojen visualisoinnissa. Tämä auttaa projektipäälliköitä projektin tilan raportoinnissa tai budjetin suunnittelussa.
• Kommunikoidessa ulkopuolisen projektihenkilöstön kanssa Excelin käyttö voi olla hyödyllistä, jotta he saavat tietoa siitä osasta projektisuunnitelmaa, joka on heille merkityksellinen. Tämän avulla he voivat merkitä heille osoitetut tehtävät ja jakaa työaikansa.

HAASTEET EXCELIN KANSSA PROJEKTINHALLINNASSA

1. Yleiskatsaus

Yksinkertaisille projekteille Excel tarjoaa hyvän yleiskuvan. Mutta mitä monimutkaisempi projekti on, sitä vaikeampaa on ylläpitää hyvää yleiskuvaa Excelillä. Projektisuunnitelmasta tulee liian laaja esittettäväksi kunnolla ja eri tiedoille tarvitaan erilaisia laskentataulukoita, joten käyttäjien täytyy siirtyä niiden välillä. Lisäksi yksinkertaiset luettelot eivät enää riitä, joten joudut työskentelemään pivot-taulukoiden ja makrojen kanssa. Tämä vaatii paljon aikaa ja energiaa – ja ennen kaikkea jonkun, joka tuntee nämä toiminnot hyvin. Koska tuskin kukaan muu kuin näiden laatija pystyy pysymään perillä näistä tiedoista, syntyy usein käyttämättömiä tietokaivoksia.

2. Ryhmätyö

Tätä nykyään useampi ihminen voi työstää samaa Excel-taulukkoa samanaikaisesti pilven tai yrityksen sisäisen palvelimen kautta. Tämä tekee ryhmätyöstä paljon helpompaa kuin mitä se oli silloin, kun piti lähettää tiedoston uusin versio sähköpostitse. Tästä huolimatta ryhmäyhteistyö ei ole vielä ihanteellista, koska et voi ilmoittaa tehtävistä kollegoille Excelissä. Tämä luo suuren mahdollisuuden virheille. Vielä tärkeämpää on kuitenkin se, että tämäntyyppinen yhteistyö vaatii suurta kurinalaisuutta kaikilta osapuolilta. Sillä heti kun yksi ryhmän jäsen tallentaa tiedoston paikallisesti ja muuttaa sitä, voi syntyä kaaosta eri versioden kanssa, jotka projektipäällikön on sitten korjattava. Ja toisaalta, entä jos työkaveri, jolla on tiedoston uusin versio, ei yhtäkkiä ole tavoitettavissa?

Käyttöoikeuksien hallintaa ei myöskään voi optimaalisesti säädellä Excelissä. Tiedostot ja laskentataulukot voidaan suojata ja solut voidaan lukita. Mutta ei kuitenkaan ole mahdollista tehdä tätä koskien yksittäisiä työntekijöitä tai rooleja.

3. Aikakulut

Yksinkertaisten luetteloiden luominen Excelissä on nopeaa ja helppoa. Mutta heti kun on tarkoitus esittää monimutkaisempia projekteja, niihin liittyvien tiedostojen luominen tulee helposti hyvin aikaavieväksi. Heti kun jotain muuttuu projektisuunnitelmassa, yksityiskohtia pitää säätää ja päivittää manuaalisesti. Lisäksi Excelissä ei ole rajapintoja muihin järjestelmiin, joten tarvittavia tietoja ei voida siirtää automaattisesti. Datan syöttäminen vie paljon aikaa. Lisäksi manuaalinen tietojen ylläpito on erittäin virhealtista: transponoitu luku, väärässä muodossa oleva merkintä, vahingossa poistettu solu tai kaava eikä tiedot enää ole oikein. Vianetsintä laajoissa ja hämmentävissä pivot-taulukoissa voi nopeasti muuttua sananlaskun mukaisesti ”neulan etsimiseksi heinäsuovasta”.

4. Projektikohtaiset toiminnot

Jotta projekteja voitaisiin käsitellä optimaalisesti, tarvitaan joitain projektikohtaisia toimintoja:

• Ajan ja kulujen seuranta
• Työpakettien riippuvuudet
• Tehtävien jako
• Moniprojektinhallinta ja ohjelmanhallinta

Tällaisia toimintoja ei kuitenkaan ole Excelissä, joka on taulukkolaskentaohjelma. On tietysti mahdollista määrätä työpaketteja määrittämällä niille vastuuhenkilön nimen. Mutta monimutkaisissa projekteissa tämä johtaa nopeasti hämmennykseen, varsinkin jos eri tehtävien välillä on riippuvuuksia tai jos vastuu vaihtuu. Kaiken tämän koordinointi ja lisääminen listoille käsin on tehotonta ja virhealtista.

5. Raportointi

Edes raportointi, johon Exceliä usein käytetään, ei ole aina helppoa. Projektien tehokkaan hallinnan varmistamiseksi projektipäälliköillä tulisi olla pääsy ajantasaisiin tietoihin kaikkina aikoina, jotta he voivat nopeasti luoda raportteja projektin nykyisestä tilasta. Vain näin he voivat reagoida muutoksiin joustavasti ja ehkäistä riskejä. Tiedot, joita ei ole vielä päivitetty tai jotka ovat virheellisiä, ovat tässä suuri ongelma. Lisäksi vaikka Excel pystyy esittämään tiedot hienosti visuaalisesti, jonkun on varattava aikaa näiden raporttien luomiseen. Tämä tarkoittaa, että tiedot täytyy muotoilla, muokata, päivittää ja tarkistaa.

6. Jäljitettävyys

Versioiden ja dokumenttien hallinta on vaikeaa Excelissä. Vaikka voit määrittää version tiedostonimessä, muuttuneen vaatimuksen dokumentointi on vaikeaa. Voit merkitä tekijän, muutoksen päivämäärän ja muutoksen syyn, mutta heti kun haluat tallentaa sähköpostin asiakkaaltasi, Excel ei enää sovellu.

MIKSI EXCELIÄ KUITENKIN KÄYTETÄÄN USEIN?

• Excel on kaikkien työntekijöiden saatavilla useimmissa yrityksissä. Tästä syystä lisätyökalua ei tarvitse ostaa, jos Exceliä käytetään myös projektinhallintaan. Lisäksi oletetaan, että jokaisella työntekijällä on vähintään perustiedot Excelistä.
• Pienissä projekteissa ja pienissä yrityksissä on täysin järkevää aloittaa Excelistä projektinhallintatyökaluna. Monet yritykset kuitenkin tällöin menettävät tilaisuuden vaihtaa paremmin soveltuvaan ohjelmistoon. Usein yritykset eivät yksinkertaisesti näe tarvetta vaihtaa, koska Excel on palvellut niitä aiemmin hyvin, eivätkä he ole tietoisia vaihtoehdoista tai niiden mahdollisuuksista. ”Olemme aina tehneet niin” -lausetta käytetään painavana ja keskustelun päättävänä argumenttina kaikkea muutosta vastaan.
• Näemme myös usein, että yritykset eivät vaihda uuteen ohjelmistoon, koska tämä on erittäin aikaa vievää ja koska siihen liittyy usein korkeita kustannuksia. Tarvittavaa budjettia ja ennen kaikkea tarvittavaa aikaa ei yleensä ole saatavilla.

MILLOIN VAIHTAA TOISEEN TYÖKALUUN

Excel tarjoaa monia mahdollisuuksia, mutta niiden hyödyntäminen vaatii paljon työtä ja kurinalaisuutta. Vähemmän monimutkaisissa projekteissa, joissa on vähän riippuvuuksia, lyhyt kesto ja pieni tiimi, tämä ponnistus on perusteltua ja se voidaan silti hallita. Kuitenkin heti kun monimutkaisuus lisääntyy niin, että projektidokumenttien ylläpidosta Excelissä tulee itsenäinen tehtävä, on aika etsiä sopiva projektinhallintaohjelmisto.

YHTEENVETO

Jos sinulla ei ole muuta vaihtoehtoa tai jos toteutat vain hyvin pieniä projekteja, Excel on nopea ja helppo työkalu. Erittäin laajoissa projekteissa haitat ovat kuitenkin etuja suuremmat, sillä Exceliä ei ole tarkoitettu projektinhallintaohjelmistoksi. Excelin vahvuudet ovat esimerkiksi budjetin suunnittelu ja se, että jokainen työntekijä tietää ainakin perusteet sen käytölle. Viime kädessä jokaisen yrityksen ja jokaisen projektitiimin on itse päätettävä, onko Excel oikea valinta heidän projektityöhönsä. On myös tärkeää muistaa, että useimpia projektinhallintaohjelmistoja voidaan käyttää Excelin kanssa. Esimerkiksi myParmissa on rajapinnat Exceliin, joiden avulla voit yhdistää Excelin edut räätälöityyn projektinhallintaohjelmistoon ja siirtää tietoja olemassa olevista Excel-malleista uuteen järjestelmään.