Smartium on ammattimaisten sisällöntuottajien ja julkaisijoiden järjestelmätarjoaja ja kumppani. Smartium toimittaa yrityksille digitaalisten aineistojen hallintaratkaisuja (DAM), sisältöjen julkaisuprosesseja sekä tarjoaa projektinhallintapalveluita ja tiedonsiirron integraatioita.

Pyrkimys tehostaa toimintaa modernien järjestelmien ja integraatioiden avulla on myös Onesalerin missio, joten kommunikaatio ja yhteistyö Smartiumin ammattilaisten kanssa oli sujuvaa. 

Asiakasrekisteri kuntoon

Osana Procountor integraatioprojektia tavoitteena oli myös kerätä Smartiumin asiakastiedot useasta paikasta yhteen järjestelmään. Onesalerin integraatio tulee jatkossa pitämään huolen siitä että asiakastiedot pysyvät eheinä ja synkronoidaan automaattisesti taustalla.

Smartiumin asiakastiedot alustettiin Procountorista uuteen masteriin eli Pipedrive CRM:ään. Jatkossa myös liidienhallinta ohjautuu samaan kantaan, jolloin asiakashankintaan ja asiakashoitoon liittyvät tiedot kerääntyvät automaattisesti yhteen paikkaan. Buukkausfirmalle voi esimerkiksi allokoida ajetun CRM käyttäjätilin, jolloin kumppaneilla on oikeustason mukaisesti pääsy samaan dataan.

Pipedrive ylläpitää myös kontaktien markkinointiluvituksen. Ajantasaisten yhteystietojen ansiosta CRM:ssä yhdistettynä sähköpostimarkkinoinnin työkaluun (Pipedrive Campaigns) Smartium sai yksinkertaistettua prosessia aiemmasta erillisestä järjestelmästä yhteen. Nyt asiakaskontaktointi ja -viestintä hoituu suoraan Pipedrivestä.

Tuotetietojen osalta päädyttiin synkronoimaan Pipedriven ja Procountorin välillä id ja tuotenimi. Jos laskutettavia ja laskuriveille eriteltäviä tuotteita on paljon (satoja/tuhansia), voidaan kertaluontoista siirtoa nopeuttaa API-alustuksella. Tässä yhteydessä on järkevä pohtia (volyymi)laskutuksen kannalta olennaiset tuotteet tai valita pelkät tuotekategoriat automaation piiriin. Tuoterekisteri säilyy Procountorissa, sillä tuotekohtaiset myyntiraportit ajetaan sieltä. Tuote-master kannattaa muutenkin miettiä esimerkiksi katelaskennan ja mahdollisen varastonhallinnan kannalta järkevään paikkaan.

Onesalerin integraation avulla myyjä voi Pipedrivestä käsin kauppa- tai asiakaskohtaisesti yliajaa Procountorin (master)tuotteiden yksikköhintoja, verokannan ja alennuksia. Operatiivisesti työnkulku säilyy siis suoraviivaisena. 

Yhdellä [klikillä] lasku menemään

Käyttöönoton yhteydessä sovittiin, että laskutus ja kirjanpito jäävät fina-järjestelmän puolelle eli Procountoriin. Kun asiakas- ja tuotetiedot olivat järjestyksessä Pipedriven puolella, sovittiin Smartium tiimin kanssa prosessi päivittäiseen Pipedriven käyttöön ja laskutukseen.

Pipedriven visuaalinen myyntiputki suunniteltiin mahdollisimman yksinkertaiseksi, jotta se olisi Smartiumin tiimille selkeä ja tarkoituksenmukainen. Jos liiketoiminta edellyttää useampia myyntiputkia, joissa kauppoja ja toimitusprojekteja seurataan omissa putkissaan, voidaan laskutus-integraatiolle määritellä ehtoja laskutukseen siirrettävistä kaupoista (pipeline id=1...n).

Procountor-integraatio päivittää taustalla Pipedrivestä muuttuneet asiakastiedot webhookeilla, kuten laskutusosoitteen tai yhteyshenkilön. Itse laskujen luonti tapahtuu napin painalluksella Pipedrivestä: voitettu kauppa siirtyy Procountoriin myyntilaskuksi (tai myyntitilaukseksi esim. osalaskutukseen) ja laskulle siirtyy kaupan tuotteet sekä halutut viitekentät.

Pipedrive CRM mahdollistaa custom-kenttien lisäämisen ja Onesalerin integraatio tukee asiakaskohtaisia tiedonsiirtoja tarpeen mukaan. Smartiumin kanssa päädyimme räätälöimään muutaman lisätietueen, jotka siirretään Procountoriin.

Läpinäkyvyyden parantamiseksi integraatio palauttaa myyntilaskun id:n Procountorista Pipedriveen, jolloin laskutusta voidaan seurata myös Pipedriven päässä. Jatkokehityksenä on tarkoitus lisätä ominaisuus, joka päivittää Pipedriveen laskun tilan ja mahdollistaa automaatiolla mm. hälytykset maksamattomista saatavista. Tämä voi olla hyödyllistä tietoa Pipedriven puolella asiakkaan vastuuhenkilölle.

"Onesaler osasi kuunnella ja sparrata vaihtoehtoja toimintamme tehostamiseksi. Pipedrive-tuen lisäksi saimme laskutukseen automaation, mikä auttaa päivittäisessä tekemisessä ja näkyy tuloksessa!"

Samuli Jokipaltio

toimitusjohtaja

www.smartium.fi