PwC:n Outi Lassila ja Jani Sydänmaanlakka pitivät taloushallinnon ammattilaisen Basware Connect -tapahtumassa 11.-12.9.2018 Helsingin Hotel Clarionissa mielenkiintoisen esityksen aiheesta “Hankinnasta maksuun -prosessin optimointi yli siilojen ja muutosten onnistunut johtaminen”. Luento antoi tehokkaita käytännön vinkkejä prosessien optimointiin ja muutosten onnistuneeseen läpiviemiseen organisaatiossa.

Hankinta ja talous yhteistyöhön prosessin optimoimiseksi

Outi Lassila pureutui purchase to pay -prosessin optimoinnin haasteisiin. Tyypillinen ongelmakohta on, että prosessia kehitetään siiloissa, erikseen hankinnan ja talouden puolella.

– Onnistunut prosessinkehitys kuitenkin vaatii molempien osapuolten jatkuvaa yhteistyötä. Koska alku- ja loppupäällä on prosessissa saumaton yhteys, on myös niiden kehittäjien keskusteltava keskenään, painotti Lassila.

Ratkaisu on yksinkertainen: kaikkien osapuolten on istuttava yhteisen pöydän ääreen pohtimaan sitä, mikä olisi kokonaisuutena liiketoiminnalle optimaalisin käytäntö.

Lassila korosti data-analytiikan merkitystä oletusten validointiin. Usein tavoiteprosessi saattaa erota huomattavasti toteutuvasta prosessista, minkä lisäksi myös ihmisillä voi olla oma poikkeava käsityksensä prosessin kulusta.

Data-analytiikka paljastaa, mikä on prosessin todellinen tila. Process mining -työkalu on seulomisväline, joka kuvaa ja piirtää prosessin kulun ERP-järjestelmästä saatavan datan pohjalta.

– Process mining on hyvä työkalu havainnollistamaan osallisille, miten juuri heidän toimintansa vaikuttaa kokonaisprosessiin, kertoi Lassila.

”Process mining on hyvä työkalu havainnollistamaan osallisille, miten juuri heidän toimintansa vaikuttaa kokonaisprosessiin”

Jani Sydänmaanlakka kertoi onnistuneesta muutosjohtamisesta

Onnistuneen muutosjohtamisen rakennuspalikat

Jani Sydänmaanlakka aloitti osuutensa herättelevällä kysymyksellä: milloin viimeksi juuri sinun yrityksessäsi on ajateltu, että tulimmepa pistäneeksi liian paljon resursseja muutosjohtamiseen?

Ei muistu mieleen? Ei tietenkään, sillä onnistunut muutosjohtaminen on kullanarvoista.

– Tutkimukset ovat jo pitkään osoittaneet, että suuri osa muutoshankkeista ei saavuta tavoitteitaan, ja että yhtenä merkittävimpänä syynä tälle on se, että ihmiset on hankalaa saada toimimaan ja ajattelemaan uusilla tavoilla, totesi Sydänmaanlakka.

”Ihminen on usein suurin haaste muutosprosessissa.”

Ihminen on usein suurin haaste muutosprosessissa, mutta siitä huolimatta muutosjohtamiseen ei usein panosteta riittävästi ja kehitysprosessit jäävät sen vuoksi puolitiehen. Hienosta teknologiasta ei saada hyötyä irti, jos ihmisiä ei saada käyttämään sitä.

Sydänmaanlakka kokosi tärkeimpiä onnistuneen muutosjohtamisen pointteja yhteen:

  • Muutosvaikutusanalyysi. Tunnista sidosryhmät, joihin muutos vaikuttaa, ja millä tavalla. Tämä luo pohjan sidosryhmäkohtaisten jalkautussuunnitelmien tekemiseen.

  • Sidosryhmien hallinta ja viestintä. Luo mekanismi sidosryhmien tarpeiden ja huolien tunnistamiseen. Panosta tehokkaaseen viestintään ennen ja jälkeen muutoksen. Viestintä on sidosryhmien tukemista muutosmatkalla.

  • Koulutus. Analysoi koulutustarve sidosryhmittäin ja luo tilanteeseen sopiva koulutustapa. Vain 10-20 % oppimisesta tapahtuu koulutuksessa, joten muutoksen jälkeiseen tukeen panostaminen on tärkeää.

  • Muutosjohtajuus. Johtajat ajavat muutoksia, joihin he uskovat. Johtajien näkyvä sitoutuminen muutoksiin sekä luontaisten muutosjohtajien ja agenttien hyödyntäminen kannustaa myös muita.

  • Mittaus. Jos et mittaa sitä, et voi johtaa sitä. Jos muutoksen kulkua, omaksumista ja tuloksia ei mitata, ei voida tietää miten muutos on todellisuudessa onnistunut

     

Basware Connect 2018 kokosi talousalan ammattilaiset yhteen

Sydänmaanlakan ja Lassilan asiantuntemuksella kuulijat lähtivät varmasti uusin silmin katsomaan omien organisaatioidensa optimointia ja muutosjohtamista.

 

PwC:n verkkosivut

Basware Connect verkkosivut