Basware ONE -tapahtumassa Helsingin Clarionissa kuultiin monia mielenkiintoisia luentoja taloushallinnon osaajilta.

Yksi puhujista oli Lauri Palokangas, joka työskentelee asiakaslähtöisen tuotehallinnan johtajana Baswarella. Hiljattain hän on päässyt katsomaan markkinaa uudesta kulmasta.

– Kuukauden alusta perustimme uuden toimen nimeltä customer insights. Vaikka meillä onkin huomattavan pitkä kokemus hankinnan- ja laskuautomaation ratkaisuista, emme vielä tiedä aivan kaikkea, vaan tuolla jossain voi vielä olla meille tuntematonta tietoa, joka hyödyttäisi asiakkaitamme. Tavoitteemme on selvittää ja harkita, miten uusia trendejä ja asiakkaiden ajatuksia voi käyttää palveluidemme kehittämiseen, Palokangas kertoo.

Vaikka Palokangas kertoo viisi vuotta tehneensä tuotemarkkinointia Baswarella, silti vastaan tulee koko ajan uusia ideoita, usein asiakkaiden suusta.

– Joka kerta kun teillä asiakkailla on jokin idea, me haluamme kuulla siitä, hän kiteyttää.

”Joka kerta kun teillä asiakkailla on jokin idea, me haluamme kuulla siitä.”

Palokankaan luennon teemana oli “kohti 100% automaatiota”. Hän kiteyttää luennon teemat heti alkuun kolmeen keskeiseen pointtiin: automatisaatio, digitalisaatio ja integraatio.

Millaista on A+++ -luokan laskuautomaatio?

Palokangas maalailee P2P- ja laskuautomaatiojärjestelmien laadun arvioimiseen nokkelan vertauskuvan: pesukoneiden energialuokitustarrat, joita löytyy kodinkoneliikkeissä jokaisesta kodinkoneesta.

– Moni teistä on varmasti törmännyt pesukoneiden energialuokituksesta kertoviin tarroihin, ja ehkä huomannut, että A-luokan pesukone ei tosiasiassa olekaan kovin hyvä. Valmistajat ovat kehitelleet koneitaan niin pitkälle, että lähes kaikki laitteet täyttävät A-luokan vaatimukset, selittää Palokangas.

Hänen mukaansa sama on käynyt laskuautomaation ja hankintaratkaisujen kanssa: suurin piirtein kaikki järjestelmät ovat hyviä. Siksi tarvitaankin luokitus, joka erottaa todella erinomaiset hyvien joukosta.

– Haluamme tuoda rankingiin muutaman uuden tason, sillä olemme yhdessä asiakkaidemme avulla kehittäneet järjestelmämme tuolle tasolle, Palokangas hehkuttaa.

 

 

Palokangas johdatteli luentoa eteenpäin esittämällä yleisölle kutakin laatuluokkaa vastaavia kysymyksiä, kuten kuinka suuri osa laskuista on paperia tai skannattuja pdf-laskuja?

Paperittomuudella päästään Palokankaan mukaan laskuautomaatiossa vasta D-luokkaan. Toimittajatietojen ylläpitoa toimittajille delegoimalla päästään C-luokkaan. Laskuja tiliöimällä ja hyväksymällä määräytyvän kierron mukaisesti ylletään B-luokkaan.

– Olemme yhdessä asiakkaidemme kanssa kehittäneet useita teknologioita, jotka vievät asiakkaitamme A-luokkaan, esimerkiksi niin sanotut Best Fit- ja Cascade Matching-menetelmät, hän kertoo ja lisää:

– Kaikki laskuautomaatiotoimittajat tarjoavat tapoja saada laskut järjestelmään, mutta on paljon tapoja erottautua joukosta.

Mitä sitten vaaditaan, jotta ylitetään A-luokka? Palokangas erittelee vielä kolme ylempää tasoa: A+, A++ ja A+++. A+ -luokassa toistuvat laskut pystytään automatisoimaan, ja A++ -luokassa suurin osa laskuista sisältää tilaus- tai sopimusnumeron.

Parhaan A+++ -luokan laskuautomaatiossa analytiikalla on suuri rooli:

– Prosessit on optimoitu analytiikan avulla rahoituksen ja hankinnan kanssa. Jos informaatio on sähköistä, ei ole mitään syytä miksei dataa voisi antaa sitä tarvitsevien tahojen käyttöön. Aina kun kysymys on selvästi muotoiltavissa, voi analytiikasta olla apua vastauksen löytämiseen, Palokangas tiivistää.

”Aina kun kysymys on selvästi muotoiltavissa, voi analytiikasta olla apua vastauksen löytämiseen.”

Hän kertoo esimerkin eräästä analytiikkaan panostaneesta asiakasyrityksestä:

– Näkyvyys hankintoihin ennakolta nousi 26 prosenttiyksikköä ja kyky maksaa laskut ajallaan nousi 33 prosenttiyksikköä. Tämä antaa hyvää esimakua siihen, mitä analytiikkaa hyödyntämällä voi saada aikaan. Teidän tehtävänä on päättää, mitkä ovat teidän tärkeimpiä mittareita ja sen jälkeen voimme yhdessä kehittää automaatiota näitä mittareita vasten. Datan avulla voidaan löytää juurisyyt ja lähteä kehittämään toimintoja, olivatpa ne sitten toimittajakontrollia, viestintää tai jotain muuta.

Muutoksia tulossa

Palokangas paljastaa, että suuri osa arkipäiväisestä työstä ostoreskontrassa tulee kokemaan suuren muutoksen seuraavan puolentoista vuoden aikana.

– Uusi käyttökokemuksemme AP PRO on suurin yksittäinen ohjelmistokehitysprojektimme pitkään aikaan, ja se vaikuttaa jokaiseen ostoreskontraa hoitavaan työntekijään. Käyttökokemus on helpompi, nopeampi ja fiksumpi kuin edeltäjänsä, tiivistää Palokangas.

AP PRO:n kehittelyssä on keskitytty etenkin käytettävyyden parantamiseen. Palokangas siteeraa yhtä tapahtumassa kuulemaansa palautetta ohjelmiston demosta: “Hyvä esimerkki siitä, miten Baswarella on asiakkaan palaute ja tuska otettu huomioon, sekä teknisyyden sijaan mietitty käyttäjäystävällisyyttä ja helppokäyttöisyyttä”.

“Hyvä esimerkki siitä, miten Baswarella on asiakkaan palaute ja tuska otettu huomioon, sekä teknisyyden sijaan mietitty käyttäjäystävällisyyttä ja helppokäyttöisyyttä”

Palokankaan mukaan uusi käyttökokemus on tällä hetkellä kymmenen asiakkaan pilottikäytössä, ja hiljalleen tulossa kaikkien Baswaren asiakkaiden arkipäiväiseen käyttöön.

Lopuksi Palokangas haluaa herätellä kuulijoitaan pilven etuihin: hänen mukaansa nelisenkymmentä asiakasta pyörittää edelleen kulu- ja matkalaskujen ratkaisua omissa konesaleissaan.

– Kannattaa vapauttaa itsensä päivitysten ikeestä ja jättää ohjelmistopäivitykset meidän huoleksemme. Pilvessä kaikki tapahtuu automaattisesti, Palokangas toteaa.

 

Baswaren ite wiki-profiili

Baswaren verkkosivut

 

Kuvat Aki Rask