Kotihoidossa olevien ihmisten määrän kasvaa voimakkaasti. Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen mukaan kotihoidon päivittäinen asiakasmäärä kasvoi 4000:lla vuosien 2016 ja 2018 välillä. Samaan aikaan puhuttavat hoitajapula ja hallinnollisten töiden suuri määrä, jotka pahimmillaan näkyvät varsinaisen hoitotyön laadun kärsimisenä. 

Joensuulainen ohjelmistoyritys Fastroi on erikoistunut sosiaali- ja hoiva-alan toiminnanohjaukseen. Ratkaisuillaan se haluaa olla mukana tehostamassa hoiva-alan työntekoa ja tarjota hoitajille mahdollisuuden käyttää enemmän aikaa asiakastyöhön.

Vastikään Joensuun Yrittäjien palkitseman yrityksen toimitusjohtaja Risto Jalovaara kertoo, että alun perin perustajakolmikon tarkoitus oli kehittää mobiililaitteilla toimiva työnohjaussovellus laajemmalle toimialajoukolle.

– Fastroi perustettiin vuonna 2003. Itse asiassa ensimmäinen asiakkaamme, sanomalehti Karjalainen, on edelleen asiakkaanamme, Jalovaara kertoo.

Jalovaara uskoo, että hänen omat kokemuksensa olivat osasyy siihen, että Fastroi päätyi lopulta kehittämään juuri sosiaali- ja terveydenhuoltoalan järjestelmiä. Hän seurasi kotihoidon arkea läheltä toimiessaan äitinsä omaishoitajana. 

– Lisäksi väestön vanheneminen oli ollut jo pitkään tapetilla ja meille tuli vahvasti sellainen olo, että kotihoidon puolelle pitäisi alkaa kehittää sen tarpeisiin vastaavaa järjestelmää, hän kertoo.

”Aloitimme softan kehitystyön soittamalla sen käyttäjille ja kysymällä, mitä he siltä jatkossa toivoivat.”

Vuosi yrityksen perustamisen jälkeen Jalovaaran eteen tuli silloinen HILKKA-järjestelmä, joka oli saanut alkunsa erään EU-hankkeen yhteydessä. Fastroissa vakuututtiin nopeasti toiminnallisesti fiksusta tuotteesta ja yritys osti sen itselleen.

– Kaupantekohetkellä järjestelmää käytti noin 80 hoiva-alan toimijaa. Aloitimme softan kehitystyön soittamalla sen käyttäjille ja kysymällä, mitä he siltä jatkossa toivoivat. Tuotekehitykseen kului pari vuotta ja ensimmäinen kotihoitoyritys otti HILKKA-järjestelmän käyttöön vuonna 2006.

Hyvästit paperikansioille

HILKKA-järjestelmälle oli markkinarako, sillä kymmenen vuotta sitten hoitokodeissa ja kotihoidossa tehtiin paljon paperityötä. Jalovaaran mukaan asiakkaiden tiedot oli yleensä niputettu kansioihin ja työn hallinnointi oli aikaavievää. Edistyneimmillä yrityksillä saattoi olla käytössään Excel tai yksinkertainen sähköinen asiakastietokortisto. 

– Kotihoidossa kalenteri on tärkeä, sillä asiakkaiden luo on mentävä tiettyyn kellonaikaan. Ymmärsimme nopeasti, että järjestelmään tarvittiin myös työvuorosuunnitelmat ja -tiedot, Jalovaara kertoo.

Jälleen kerran Fastroi löysi jo olemassa olevan softa-aihion, jossa se näki potentiaalia. Tällä kertaa yritys osti oikeudet käyttää sitä mallina järjestelmänsä jatkokehityksessä.

 

HILKKA-toiminnanohjausjärjestelmän kehittänyt Fastroi palkittiin viime vuoden lopulla Joensuun Yrittäjien toimesta.

 

Näin toiminnanohjausjärjestelmä laajeni käsittämään potilastietojen lisäksi myös hoitajien työn hallinnan.

– Nykyisessä HILKKA-järjestelmässä kaikki dokumentit on mahdollista laittaa sähköiseen muotoon ja asiakkaan luvalla hänen tietonsa ovat saatavilla myös eri toimipisteissä. Järjestelmä integroituu muun muassa E-reseptiin ja Kantaan. Tänä vuonna uutena integraationa tulee sosiaalialan arkisto.

”Nykyisessä HILKKA-järjestelmässä kaikki dokumentit on mahdollista laittaa sähköiseen muotoon”

Kun HILKKA-järjestelmä alkoi saada asiakkaita myös julkisen sektorin organisaatioista, järjestelmään tuotiin mukaan entistä kehittyneempää automaatiota, jota suurien asiakasmäärien hallinnointi vaatii. 

Nyt järjestelmä kertoo työpäivän aikana käytettävissä olevat hoitajat ja heidän osaamisensa. Myös asiakkaiden tarpeita voidaan tarkastella, jotta heidän luo lähetetään juuri oikeanlaisen koulutuksen saanut työntekijä. Paikkatietoa hyödynnetään puolestaan ajoreittien optimointiin, mille haasteita aiheuttaa erilaisten muuttujien, kuten laitteiden ja työntekijöiden sijaintien, jatkuva eläminen.

Asiakkaan tiedot ovat aina hoitajan taskussa

Jalovaara kertoo, että HILKKA-järjestelmän perustoiminnallisuudet, kuten tietojen tallentaminen, kalenteri ja haku, toimivat täysin mobiilisti, joten hoitajat voivat tarkistaa asiakkaan perustiedot kotikäynnin aikana. 

– Hoitotyötä tekevien arki helpottuu, kun kaikki oleellinen asiakastieto kulkee varmasti hoitajien mukana, eikä mitään jää pelkän muistin varaan. Samalla hoitotyön laatu paranee, Jalovaara toteaa.

 

HILKKA-järjestelmän perustoiminnallisuudet, kuten tietojen tallentaminen, kalenteri ja haku, toimivat myös mobiilisti.

 

Aikaa säästyy myös työnohjauksen päässä, kun työvuorosuunnittelu siirtyy paperilapuilta sähköiseen muotoon. Jalovaaran mukaan HILKKA-järjestelmää käyttävissä organisaatioissa yksi ihminen voi suunnitella jopa 80 ihmisen työpäivän kulun. 

– Eräällä yksityisen sektorin asiakkaallamme on viisikymmentä työntekijää, joista kukaan ei istu toimistolla. Järjestelmä on niin simppeli, että he pystyvät tarvittaessa päivittämään tien päältä työpäivän aikana eteen tulleet muutokset.

Fastroi on saanut järjestelmästä paljon positiivista palautetta. Jalovaara kertoo, että erityisesti isojen asiakasmäärien kanssa painiskelevat toimijat eivät enää hevillä luopuisi sen käytöstä. 

– Järjestelmää käyttäneet hoitajat eivät halua palata entiseen. Jos heitä pyydettäisiin luovuttamaan puhelimet, he eivät suostuisi siihen, hän arvelee.

 

Fastroin Ite wiki -profiili

Fastroin verkkosivut