Kilpailukyvyn ylläpitäminen vaatii yrityksiltä panostusta alati kehittyvään teknologiaan. Jos yrityksen ydinliiketoiminta liittyy muuhun kuin digitalisaatioon, ei siellä välttämättä ole laajaa teknologista osaamista. Markkinoilla vastassa on toimittajien paljous, ja heistä jokainen myy innolla omaa ratkaisuaan. Tässä yhtälössä digiloikkansa alkutaipeella oleva yritys voi löytää itsensä tilanteesta, jossa kysymyksiä kasautuu, mutta selkeät vastaukset puuttuvat: Mitkä prosessit tulisi digitalisoida ensimmäisenä? Mikä on juuri omiin tarpeisiin parhaiten vastaava teknologia?

Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset eli ELY-keskukset haluavat auttaa suomalaisia pk-yrityksiä kilpailukyvyn säilyttämisessä ja tarjoavat mahdollisuuden hakea tukea digistrategian kirkastamiseen tähtäävään konsultointiin. ELY:n tukemaa konsultointia tarjoaa myös Oddy Tech, jonka toinen perustaja ja toimitusjohtaja Jukka Leino on työskennellyt digitaalisen myynnin parissa vuodesta 2007 lähtien.

– Konsultoinnin tarkoitus on kartoittaa yrityksen prosessit, joita voidaan tehostaa ja helpottaa digitaalisilla ratkaisuilla. Samalla pyrin avaamaan helppotajuisesti sitä, mitä kaikkea liiketoiminnan digitalisointi ylipäätänsä tarkoittaa, hän kertoo.

“Konsultoinnin tarkoitus on kartoittaa yrityksen prosessit, joita voidaan tehostaa ja helpottaa digitaalisilla ratkaisuilla.”

Leino epäilee, että monessa yrityksessä ELY-keskuksen kanssa toimimiseen liitetään mielikuvia työläistä raportoinneista. Jos yritys haluaa aloittaa tuetun konsultoinnin, kaiken asioinnin ELY-keskuksen kanssa hoitaa konsultointia tarjoava taho.

– Prosessin aluksi laadin asiakkaan kanssa ELY-keskukselle hakemuksen. Sen käsittely vie yleensä muutaman päivän, jonka jälkeen teen vielä tarkemman konsultoinnin toteutussuunnitelman. Kun se on hyväksytty, konsultointi voidaan aloittaa, Leino sanoo.

Termit saavat merkitykset ja harhaluulot poistuvat

ELY-keskuksen tukeman konsultoinnin aikana Leino viettää asiakasyrityksessä noin viikon tutustuen sen liiketoimintaan. Hän piirtää asiakkaalle aina kuvan yrityksen prosesseista ja niiden kipupisteistä. Monen mielestä visuaalinen ilmaisutapa peittoaa monisivuiset raportit. Konsultointiin sisältyy silti myös kirjallinen selvitys esille tulleista asioista.

– Raportista ilmenee, millä keinoilla eri työvaiheita voi digitalisoida, missä järjestyksessä asioita kannattaa lähteä toteuttamaan ja paljonko muutokset maksaisivat. Selvitys jää asiakkaalle työkaluksi jatkoa varten, eikä sido heitä jatkamaan yhteistyötä Oddy Techin kanssa.

Leino allekirjoittaa sen, etteivät pk-yritysten päättäjät aina hahmota markkinoilla olevaa tarjontaa. Digitalisaation jalkauttamiseen liittyy muitakin ongelmia, joista yksi on yhteisen kielen puute. It-ratkaisujen toimittajille CRM:stä, PIM:stä tai markkinoinnin automaatiosta puhuminen on arkipäivää, mutta Leinon mukaan moni yrityspäättäjä ei tunne lyhenteiden merkitystä.  

– Eräässä asiakasyrityksessä oltiin jo päätetty ottaa käyttöön markkinoinnin automaatio. Konsultoinnin neljä ensimmäistä päivää kävimme läpi sitä, mitä kaikkea markkinoinnin automaatiolla voi tehdä, jotta he saivat asiasta kattavan kuvan ja pystyivät päättämään, mihin osa-alueisiin haluavat keskittyä. Vasta sen jälkeen esittelin kolme niihin tarpeisiin vastaavaa järjestelmää hinnoittelumalleineen.

 

Jukka Leino

 

Yhden ELY:n tukeman konsultoinnin konkreettiseen lopputulemaan voi tutustua Oddy Techin blogista. Leino kertoo, että kaiken kaikkiaan palvelusta saadaan lähes poikkeuksetta kiitosta. Moni osallistunut on jo aiemmin ollut yhteydessä esimerkiksi asiakkuudenhallinta- tai kassajärjestelmän toimittajaan, mutta vasta ulkopuolisen tahon suorittama konsultointi on auttanut ymmärtämään vaihtoehdot ja poistanut digitalisaatioon liittyviä harhaluuloja.

– Eräs asiakas totesi, kuinka mahtavalta tuntuu, kun ymmärrys digitalisaation mahdollisuuksista viimein kasvoi. Termit saivat nimet ja selitykset, mikä osaltaan lievensi muutokseen liittyvää ahdistusta. 

Digistrategiaa on toteutettava pala kerrallaan

Yrityksen digistrategia ei synny käden käänteessä. Leinon mukaan sen työstäminen alkaa liiketoiminnan koko toimintamallin hahmottamisella. Sen jälkeen tunnistetaan prosessit, joiden toiminta paranisi digitaalisilla ratkaisuilla. Näitä prosesseja voi löytyä kaikilta liiketoiminnan osa-alueilta aina tuotannosta myyntiin ja logistiikkaan asti. Tavoitteena voi olla esimerkiksi tuotannon tehostaminen, manuaalisen työn tai virheiden määrän vähentäminen sekä läpinäkyvyyden lisääminen.

– Digistrategiasta pitää käydä ilmi, mitä liiketoimintaprosesseja aletaan digitalisoida ja missä järjestyksessä, Leino sanoo.

Kaikkia prosesseja ei siis kannata yrittää laittaa kerralla kuntoon. Pala kerrallaan eteneminen auttaa paitsi päätöksenteossa, myös uusien teknologioiden jalkauttamisessa henkilöstön arkeen.

“Yhden prosessin digitalisoinnista saatu positiivinen kokemus, rohkaisee jatkamaan valitulla tiellä.”

– Digitalisaatioon liittyy väistämättä myös skeptisyyttä. Pienissä paloissa eteneminen helpottaa muutoksen johtamista ja vähentää siihen liittyvää vastarintaa. Yhden prosessin digitalisoinnista saatu positiivinen kokemus rohkaisee jatkamaan valitulla tiellä.

Tilastokeskuksen vuoden 2018 työolotutkimuksesta käy ilmi, että jo 90 prosenttia palkansaajista käyttää työssään digitaalisia sovelluksia. Jopa 35 prosenttia näistä ihmisistä kuitenkin koki digitalisaation lisänneen työn kuormittavuutta. Leino sanoo, että avain onnistumiseen on operatiivisella tasolla työskentelevien henkilöiden ottaminen mukaan digistrategian lopulliseen hiomiseen.

– Vaikka strategisen tason suunnitelmaa tehdään ylimmässä johdossa, operatiivisen tason työntekijöiltä on kysyttävä, miten erilaiset muutokset vaikuttaisivat työntekoon. Vain sillä tavoin saadaan selville, kannattaako johonkin prosessiin kajota. 

“Pitää hyväksyä muutos, mutta myös sen hallittu toteuttaminen.”

Leinon mukaan liiketoimintastrategioista tuttu vuoden, kolmen vuoden ja viiden vuoden perspektiivi on riittävä myös digistrategialle. Hän muistuttaa, että hyvässä strategiassa suuret linjat ovat selvillä, mutta esimerkiksi yksittäiset teknologiavalinnat jätetään auki.

– Voidaan päättää, että asiakaspalvelu tullaan digitalisoimaan seuraavan kolmen vuoden aikana. Tässä vaiheessa on kuitenkin mahdotonta tietää, onko kolmen vuoden päästä paras markkinoilla oleva ratkaisu chat vai jotain muuta.

Digiloikan sijaan saattaisikin olla parempi puhua digimaratonista.

– Pitää hyväksyä muutos, mutta myös sen hallittu toteuttaminen. Kaikki ei voi tapahtua silmänräpäyksessä, Leino toteaa.

 

Oddy Techin Ite wiki -profiili

Oddy Techin verkkosivut