Digitalisaatio tulee ryminällä kaikille toimialoille. Mobiilisovellusten, automaation ja muiden digiratkaisujen avulla voidaan nopeuttaa käytännön työntekoa sekä mahdollistaa datan kerääminen ja sen hyödyntäminen aiempaa huomattavasti tehokkaammin.

Suomalainen ohjelmistotalo Max Technologies kehittää toiminnanohjausjärjestelmää kiinteistö- ja siivousalalle. Haastattelin Mikko Ängeslevää, joka on toiminut Maxtechin myyntijohtajana kaksi vuotta.

Miksi kiinteistöalalle tarvitaan oma toiminnanohjausratkaisu?

– Kiinteistöhuollolla ja siivouspalveluilla on uniikkeja tarpeita, joihin perus-erppi tai kellokorttilaite eivät riitä vastaamaan. Ne ovat isoja ja vahvasti työvoimavaltaisia aloja, joille on tyypillistä työn pirstaleisuus. Työtä tehdään useissa kohteissa ja eri aikoina, tehtävät ovat sekalaisia ja ne tehdään asiakkaiden luona maantieteellisesti hajallaan. Tähän Maxtechin ERP on ainutlaatuinen ratkaisu, Ängeslevä kertoo.

”Kiinteistöhuollolla ja siivouspalveluilla on uniikkeja tarpeita, joihin perus-erppi tai kellokorttilaite eivät riitä vastaamaan.”

Tämän lisäksi kiinteistöpalveluala on Suomessa hyvin kilpailtu ja marginaalit ovat usein pieniä. Maxtech lupaa, että liiketoiminnan digitalisointi sen ratkaisuilla auttaa kiinteistöpalvelualan toimijoita saavuttamaan merkittävää kilpailuetua alan kovassa kilpailussa.

Kiinteistöpalvelualan työnhallinta kuntoon digitaalisilla ratkaisuilla

Ängeslevä kertoo, että kiinteistöpalvelualalla työt koostuvat pääsääntöisesti sopimuksen mukaan toistuvista sekä vaihtelevista työkeikoista, jotka on työn tehokkuuden ja laadun näkökulmasta pystyttävä hallinnoimaan laadukkaasti myös mahdolliset poikkeukset huomioiden.

– Tällaisessa hajanaisessa työympäristössä työvuorosuunnittelu on avainasemassa. Sitä ajatellen olemme kehittäneet työkalun, jolla työkeikat voi helposti hiirellä raahaamalla osoittaa työntekijälle jolla on tilaa kalenterissaan ja tieto työvuoroista välittyy työntekijälle suoraan puhelinsovellukseen, Ängeslevä sanoo.

 

 

Mobiilisovelluksessa työntekijä näkee työvuoron lisäksi kaikki siihen liittyvät olennaiset tiedot, kuten osoitteen, karttanäkymän ja kohteessa odottavat työtehtävät ohjeineen.

– Kiinteistöpalvelualalla työntekijöiden tehtävien vaihtuvuus on tiuhaa. On oleellista, että kohteen tiedot voidaan välittää tehokkaasti ja työntekijä pääsee tarttumaan suoraan oikeaan tehtävään paikan päälle päästyään. Laadukkaat ja helposti saatavilla olevat ohjeet aina kulloinkin kohteessa olevalle työntekijälle parantavat tehokkuutta ja varmistavat työn laadun.

”On oleellista, että kohteen tiedot voidaan välittää tehokkaasti ja työntekijä pääsee tarttumaan suoraan oikeaan tehtävään paikan päälle päästyään.”

Järjestelmän avulla yritys pystyy seuraamaan suunniteltujen töiden toteutumista ja keräämään mahdolliset lisätyöt ja -tarvikkeet laskutusta varten. Työntekijä voi kirjata tekemänsä lisätoimenpiteet suoraan sovellukseen, eikä töitä jää laskuttamatta.

Myös ajoneuvojen seuranta onnistuu sovelluksella automaattisesti.

– Liikkuvassa työssä yrityksen autot kurvailevat pitkin maailmaa. Sovelluksen avulla saadaan kerättyä tietoja siitä, missä autot ovat, missä ne ovat kulkeneet ja kauanko kohteessa on vietetty aikaa. Seuranta on täysin automatisoitu, eikä työntekijän tarvitse tehdä muuta kuin ajaa autoa, kertoo Ängeslevä.

Järjestelmä kerää tiedot ja muodostaa niistä raportin. Tietoja voidaan tarvita esimerkiksi liukkauden torjuntaan liittyviin vastuuasioihin. Jos joku liukastuu kiinteistön pihalla, voidaan järjestelmästä tarkistaa milloin kiinteistössä on käyty ja onko pihaa esimerkiksi aurattu tai hiekoitettu.

 

 

Data käyttöön liiketoiminnan kehitykseen

Mahdollisimman tarkka ajankäytön mittarointi eri työn osa-alueitten välillä on avainasemassa siinä, että liiketoimintaa voidaan johtaa ja kehittää tietoon pohjautuen, Ängeslevä kertoo. Usein sen toteuttaminen laadukkaasti on kuitenkin liian työlästä.

– Paperisilla tuntilapuilla ajankäytön seuraaminen on kohtuuttoman työlästä. Uudessa Maxtech Pro -puhelinsovelluksessa ajankäytön kirjaaminen on tehty erittäin helpoksi, Ängeslevä kertoo.

Työntekijä voi kirjata kohteessa käyttämänsä ajan puhelinsovellukseen joko itse käsin tai lukemalla puhelimella kohteeseen asetetun QR-koodin tai NFC-tunnisteen. Kirjauksen yhteydessä voidaan hyödyntää myös paikkatietoja. Jos kyseessä on isompi kohde jossa on useita työtehtäviä, voidaan sovelluksen avulla myös mitata eri tehtäviin kulunutta aikaa sijoittamalla kohteen sisälle tehtäväkohtaisia tunnisteita.

– Työntekijöiltä säästyy aikaa kirjaamiselta käytettäväksi varsinaisiin työtehtäviin, ja mukana taskussa kulkeva sovellus tekee ylipäätään mahdolliseksi kerätä ja hyödyntää työssä kertyvää mittausdataa, Ängeslevä sanoo.

Dataa voidaan hyödyntää esimerkiksi automaattisessa kohdekohtaisessa katteenseurannassa, ajankäytön raportoinnissa asiakkaille sekä palkanmaksussa.

Mobiilisovelluksen käyttöönotto ei välttämättä vaadi yritykseltä lainkaan laiteinvestointeja.

Ängeslevä nostaa esiin myös sen, ettei mobiilisovelluksen käyttöönotto välttämättä vaadi yritykseltä lainkaan laiteinvestointeja. Hänen mukaansa Maxtechin sovellus on markkinoiden ainoa ratkaisu, jota voidaan käyttää sekä Androidilla että iOSilla, ja applikaation voi ladata mihin tahansa älypuhelimeen merkistä riippumatta.

 

 

Palkanlaskennasta ja TES-tulkinnasta nopeaa ja automaattista

Kiinteistöpalvelualan erityisyys ulottuu myös palkanmaksuun ja TES-tulkintaan. Palkkojen laskeminen on monimutkaista kiinteistöalan paikallisen sopimisen ja erilaisten lisien vuoksi.

– Palkka-aineistojen laskenta on työlästä sekä altista virheille, joiden selvittäminen on aikaa vievää ja kallista. Maxtech voi säästää palkanlaskijan aikaa tai jopa korvata manuaalisen työn kokonaan, kertoo Ängeslevä.

Järjestelmä laskee sovellukseen tehdyistä työaikakirjauksista automaattisesti yö-, ilta- ja pyhälisät, mutta sen lisäksi sillä voidaan ratkaista ja automatisoida myös paikallisesti sovitut lisät. Tarjolla on joukko integraatioita, joiden avulla tiedot saadaan siirrettyä palkanlaskentaohjelmistoihin sähköisessä muodossa.

– Maxtechin TES-tulkinta, lisäpalkkarivit ja palkka-aineistot™ -ratkaisu on erityisesti kiinteistöpalvelualan tarpeisiin kehitetty ja markkinoiden edistyksellisin ratkaisu palkka-aineistojen automaattiseen muodostamiseen, Ängeslevä kiteyttää.

Ängeslevän mukaan automaattisesti muodostettu ja TES-tulkittu palkka-aineisto tuo luotettavuutta ja läpinäkyvyyttä palkanlaskentaan sekä mahdollistaa merkittäviä säästöjä ajankäytössä ja käsittelykustannuksissa.

– Maxtechin asiakaslupaus on olla kiinteistöalan kiistaton ykkösratkaisu, jonka avulla yritykset voivat saavuttaa kilpailuetua markkinoilla, Mikko Ängeslevä lopettaa.

 

Maxtechin Ite wiki-profiili
Maxtechin verkkosivut