Sähköinen ostolaskujen käsittely on arkipäivää suurimmassa osassa suomalaisista yrityksistä. Paperilaskujen pyörittelystä on jo enimmäkseen päästy eroon, mutta taloushallinnon digitalisoinnissa on kuitenkin vielä pitkä matka kuljettavana, kerrotaan hankinnasta maksuun -prosessien automatisaatioon erikoistuneelta Palette Softwarelta. 

Ostolaskuprosessissa on edelleen heikkoja kohtia, jotka hidastavat ostolaskujen etenemistä merkittävästi ja täydellisestä prosessista ollaan monissa yrityksissä vielä kaukana. Haastattelin aiheen tiimoilta Paletten solutions consultantia Mika Uotilaa, jolla on pitkä historia taloushallintoalalta.

– Olen toiminut erilaisissa taloushallinnon tehtävissä useamman vuoden ajan ennen Palettelle siirtymistä. Tiedän kokemuksesta kuinka tärkeitä asioita ovat taloushallinnon automatisointi, prosessien läpinäkyvyys ja käytettävien ohjelmistojen luotettavuus, Uotila kertoo.

”Tiedän kokemuksesta kuinka tärkeitä asioita ovat taloushallinnon automatisointi, prosessien läpinäkyvyys ja käytettävien ohjelmistojen luotettavuus”

Konsultin päätehtävä on Palette-ohjelmiston käyttöönotto, viedä ja muokata Palette-ratkaisu osaksi asiakasyrityksen prosesseja ja auttaa heitä tehostamaan ostolaskujen kierrätystä. Uotilan mukaan Palettella työskentely on ollut antoisaa.

– Minulle jäi Palettesta hyvä kuva ensimmäisen tapaamisen jälkeen. Yritys on kiinnostava, tuote on erinomainen ja työtehtävät todella monipuolisia. Nykyinen työni on mahdollistanut oman osaamisalueen laajentamisen sekä tuonut sopivassa määrin haasteita.

Poikkeukselliset ajat lisäävät tarvetta automaatiolle

Koronaviruksen mukanaan tuomassa epätavallisessa tilanteessa taloushallinnon prosessien automatisointi nousee erityisen tärkeään rooliin, Uotila kertoo. Hetkelliset ja pysyvät muutokset työorganisaatiossa muuttavat päivittäisiä prosesseja, ja automatisoinnilla voidaan varmistaa niiden sujuvuus myös uusissa tilanteissa.

– Ostolaskuprosessin automaatioasteen nostaminen on yhä tärkeämpää. Nyt kun valloillaan oleva poikkeava tilanne vie yhä useamman henkilön etätyöpöydän ääreen ja pidemmäksi aikaa pois yrityksen arjesta on tärkeää, että taloushallinnon prosessit toimivat saumattomasti ja tehtävät on helppo hoitaa myös etänä, sanoo Uotila.

Ostolaskuprosessin automatisointi lyhentää ostolaskujen käsittelyaikoja, helpottaa koko prosessin hallintaa ja vapauttaa työntekijöiden aikaa muihin tehtäviin. Laskut eivät jää jumiin kenenkään pöydälle, vaan työnkulku laskujen vastaanottamisesta tiliöinnin ja hyväksynnän kautta maksatukseen sujuu nopeammin.

Taloushallinnon prosessien automatisoinnilla voidaan parhaimmillaan pyrkiä täysin automaattiseen prosessiin.

– Automaattinen ostolaskuprosessi tarkoittaa, että parhaassa mahdollisessa tilanteessa ihmisen ei tarvitse manuaalisesti puuttua ostolaskun matkaan lainkaan vaan sen tiliöinti, täsmäytys ja siirto maksuun tapahtuu automaattisesti. Tämä onnistuu erilaisten sääntöjen, robotiikan ja tekoälyn avulla, Uotila sanoo.

”Automaattinen ostolaskuprosessi tarkoittaa, että parhaassa mahdollisessa tilanteessa ihmisen ei tarvitse manuaalisesti puuttua ostolaskun matkaan lainkaan.”

Uotila kertoo, että sääntöpohjainen automaatio on prosessi, jota on hyvä kehittää jatkuvasti. Mitä enemmän automaatioastetta pystytään nostamaan, sitä vähemmän ostolaskut ovat riippuvaisia esimerkiksi tietyistä henkilöistä tai ulkoistetun palveluntarjoajan tilanteesta. Tällöin COVID-tilanteen kaltaiset poikkeustapaukset eivät häiritse hankinnasta maksuun -prosessien kulkua.

Vaikkei sataprosenttisesti automatisoitu ostolaskuprosessi olisikaan yritykselle vielä mahdollista, on automatisoinnista siitä huolimatta hyötyä.

– Vaikka täydelliseen ja 100% automatisoituun ostolaskuprosessiin on vielä paljon matkaa, on olemassa monia keinoja, joiden avulla organisaatiossa voidaan tehostaa ostolaskun matkaa yrityksen sisällä jo ennen kuin ostolaskua on edes olemassa, kiteyttää Uotila.

Ratkaisuja hankinnasta maksuun -prosessien tehostamiseen

Palette Software auttaa asiakkaitaan optimoimaan taloushallinnon prosesseja automaation avulla. Kyse ei ole pelkästään ostolaskuista, vaan koko hankintaprosessin kulusta aivan alusta loppuun saakka.

– Me Palettella puhumme ostolaskuprosessin sijaan hankinnasta maksuun -prosessista, sillä ostolaskun matka alkaa jo tavaran tai palvelun hankinnasta. Ostolasku voi olla hyvin pitkän ja mutkikkaan ostoprosessin tulos, vaikka kyseessä olisikin verrattain pieni ostos, kuten työpuhelin. Tästä syystä keskitymme koko hankinnasta maksuun -prosessin tehostamiseen. Ratkaisussamme ostolaskuja, hankintoja, budjetteja ja sopimuksia käsitellään yhdessä saumattomassa järjestelmässä, Uotila kertoo.

 

Palette Softwaren Ite wiki-profiili
Palette Softwaren verkkosivut