Näkyvyys toimittajadataan on nyt arvokkaampaa kuin koskaan aiemmin. Näillä sanoilla Baswaren Sanna Eklund avasi hankinnan ja toimittajahallinnan kehittämiseen pureutuvan keskustelun Baswaren järjestämässä Magic of Transparency -virtuaalitapahtumassa. Aiheesta keskustelemaan hän oli kutsunut kollegansa Katarzyna Fonteyn ja Jyrki Rajalan.

Sanoillaan Eklund viittasi yli vuoden maailmaa riepotelleeseen koronapandemiaan, jonka seurauksena jokaisen organisaation on pitänyt sopeutua isoihin muutoksiin. Yllätyksiltäkään ei ole vältytty, ja moni yritys on saanut kokea myös sen, mitä toimitusketjun hauraus tarkoittaa.

– Viimeisen vuoden aikana olemme nähneet viivästyksiä tavaran- ja raaka-aineiden toimituksissa, ja jopa tehtaiden sulkemisia. Yrityksen on helpompi varautua yllättäviin muutoksiin, kun sillä on täysi näkyvyys toimittajiin, alihankkijoihin ja toimittajadataan, Fonteyn tiivistää.

Rajala kertoo, että viime kuukausina moni yritys on pyrkinyt hallitsemaan riskejä tekemällä enemmän yhteistyötä alueellisten toimittajiensa kanssa. Riskienhallinnan tärkeyttä ovat korostaneet myös julkisuuteen päätyneet varoittavat esimerkit, kuten keväällä 2020 Suomea kohauttanut Huoltovarmuuskeskuksen maskikauppa.

– Riskit on pystyttävä hallitsemaan myös paineen alla. Yleisesti pandemia-aika on saanut yritykset panostamaan toimittajasuhteiden kehittämiseen, sillä ilmassa on ollut huolta tuotannon käynnissä pysymisestä ja sovittujen toimitusten saapumisesta ajallaan, Rajala pohtii.

Päätösten on perustuttava dataan

Visible Commerce on tapahtumaan saapuneille Baswaren asiakkaille tuttu termi. Sen määritelmän mukaan liiketoiminnan läpinäkyvyys yltää tavaroihin, palveluihin ja rahan virtaan kaikkialla maailmassa. Digiaikana Visible Commercen ytimeen nousee datan oikea-aikainen hyödyntäminen.

Ennen Eklundin, Fonteyn ja Rajalan keskustelua aiheesta ovat olleet puhumassa Tuula Tuononen ja Sami Peltonen, jotka nostivat esityksessään esille datan roolin niin toimittajien kuin kustannusten hallinnassa. 

Fonteyn syventää ajatusta läpinäkyvyyden merkityksestä hankintaorganisaatiossa. 

– Jos yrityksellä ei ole mahdollisuutta lisätä myyntiä, kulujen leikkaaminen on keino parantaa kannattavuutta. Se kuitenkin vaatii dataan perustuvaa ymmärrystä kuluista: Mitä ostetaan ja keneltä? Miten työntekijät suorittavat hankintoja? Kun ymmärrys on saavutettu, yritys voi luoda vahvempia toimittajasuhteita ja optimoida kuluja sekä kohdistaa hankintaprosessin muutokset sinne, missä ne tuovat eniten hyötyä.

”Hankintajohtajien olisi hyvä pohtia, miten teknologialla helpotetaan oman tiimin työtä.”

Fonteyn muistuttaa myös raportoinnin merkityksestä näkyvyyden parantamiseksi ja parempien strategisten valintojen tekemiseksi. Lisäksi hän sanoo, että nyt jos koskaan on sopiva hetki tarkastella digitalisaation tuomia hyötyjä.

– Hankintaorganisaatiot voivat hyödyntää esimerkiksi koneoppimista ja ennustavaa analytiikkaa. Hankintajohtajien olisi hyvä pohtia, miten teknologialla helpotetaan oman tiimin työtä, hän toteaa alustaen samalla keskustelun loppusosan.

Pohjoismaisissa yrityksissä automatisointi on jo aloitettu

Teknologioiden ja prosessien automatisoinnin hyödyt ovat tulleet selvemmin esiin etätyöskentelyyn siirtymisen jälkeen. Lisäksi ihmiset ovat vuoden aikana rutinoituneet verkko-ostamiseen. Kolmikko pohtii, että lähtökohdat hankinnan digitaalisen transformaation edistämiselle ovat siksi erityisen hyvät.

Fonteyn mukaan hankintatiimi voi automatisoida ainakin katalogiostoja, taktisia hankintoja ja sopimusten hallintaa. Rajala puolestaan kertoo, että Baswaren tarjoamalla ratkaisulla toimittajadatan päivityksen voi ulkoistaa myös toimittajille itselleen.

– Toimittajat voivat hyödyntää alueelliset vaatimukset täyttäviä tietolomakkeita. Heidän antamiaan tietoja pystytään myös automaattisesti rikastamaan kolmansien osapuolten, kuten Dun & Bradstreetin, tarjoamalla datalla.

Rajala arvioi, että moni pohjoismainen yritys on jo hyvässä vauhdissa toimittajahallinnan automatisoinnissa. Hän palaa keskustelun alussa esille nostamaansa huomioon riskienhallinnasta.

”Osa yrityksistä on jo pitkällä oman roadmapin toteuttamisessa, kun taas toiset vasta aloittelevat matkaansa.”

– Nykyisin toimittajista halutaan tietää monipuolisemmin asioita kuin vielä joitakin vuosia sitten. Yritykset ovat kiinnostuneet esimerkiksi toimittajiensa ympäristövastuullisuudesta. 

Fonteyn uskoo, että paikkariippumattoman työn yleistyminen tulee jatkossakin edistämään prosessien automatisointia. Hankintaorganisaatioiden digitalisaatiossa on kuitenkin vielä isoja eroja.

– Osa yrityksistä on jo pitkällä oman roadmapin toteuttamisessa, kun taas toiset vasta aloittelevat matkaansa. Positiivista on kuitenkin se, että digitalisaation merkitys on ymmärretty. Yrityksissä tiedostetaan, että hankinnan digitalisointiin pitää investoida, Fonteyn summaa.

Fonteyn, Rajalan ja Eklundin keskustelu on katsottavissa kokonaisuudessaa Baswaren verkkosivuilla, josta löytyvät kaikki Magic of Transparency -tapahtuman tallenteet.

Baswaren Ite wiki -profiilista löydät lisätietoa yrityksen tarjonnoista sekä referenssit, asiakassuositukset ja ajankohtaiset blogit.

Kuva: Unsplash