Hankinnan ja toimitusketjujen hallinnan nykytilaa ja tulevaisuutta pohdittiin marraskuun lopulla järjestetyssä Smart Supply Chain & Procurement -tapahtumassa. Yksi tapahtuman puhujista oli Baswaren Director, Product Management Katarzyna Fonteyn, joka ennen esitystään istahti juontaja Jesse Kamraksen haastateltavaksi.

Viime aikoina monen yrityksen strategiassa on ollut kustannussäästöjen etsiminen toimittajia karsimalla, mutta Fonteyn mukaan siinäkin on vaarana päätyä ojasta allikkoon.

– Ongelmia voi ilmetä, jos toimittajien määrä laskee liikaa. Yrityksellä ei välttämättä ole enää backupia tilanteessa, jossa ensisijainen toimittaja ei jostain syystä kykenekään toimituksiin. Yrityksen on tärkeää pitää toimittajakenttä niin laajana, että tiukan paikan tullen löytyy aina vaihtoehtoja.

Fonteyn mukaan ymmärryksen toimittajista ja hankintojen määrästä tulee ulottua organisaation johtoon asti.

– Vaikka valta olisikin paikallisilla hankintayksiköillä, on globaalin pääkonttorin ymmärrettävä, mistä paikalliset yksiköt hankintoja tekevät, hän sanoi.

”Yrityksen on tärkeää pitää toimittajakenttä niin laajana, että tiukan paikan tullen löytyy aina vaihtoehtoja.”

Pandemia on viivästyttänyt tuotantoa, kun materiaaleista on ollut paikoin pulaa. Isoimmat ongelmat ovat kuitenkin vältettävissä hyvällä kommunikaatiolla.

– Toimittajien tilanteen suhteen kannattaa olla mahdollisimman avoin, jotta asiakkaan kanssa voidaan tehdä yhteistyötä ja pystytään tarjoamaan tilalle toista vaihtoehtoa, esimerkiksi hankintojen tekemistä toiselta toimittajalta, Fonteyn korosti.

Tärkeintä ovat ihmiset

Vuosi 2022 on alkamassa jo tutuksi tulleiden teemojen ympärillä. Energian hinnankorotukset, ilmastonmuutoksen hillintä sekä taistelu koronan nujertamiseksi tulevat vaikuttamaan liiketoimintaan kaikkialla maailmassa myös ensi vuonna.

Isojen globaalien haasteiden lisäksi työelämässä kamppaillaan monen muunkin asian kanssa. Päivittäin voi kuulla puhuttavan säästöistä, ketteryydestä, vastuullisuudesta ja ROIsta, Fonteyn pohjusti varsinaisen esityksensä aluksi. Samaan hengenvetoon hän kehotti yrityksiä hetkeksi pysähtymään ja huomaamaan työntekijöiden arvon, sillä loppujen lopuksi juuri ihmiset takaavat yrityksen menestymisen.

– Taloudessa on lopulta kyse ihmisistä, sillä yritykset ovat ihmisten summa ja toimittajat ovat ihmisten summa. Kun tämä asia sisäistetään, tullaan voittajiksi, ja talous alkaa rakentua niille asioille, joihin itse uskomme, hän vakuutti.

”Toimittajien ja asiakkaiden odotukset täyttyvät, kun pystyt todistamaan heille tekeväsi asioita oikein.”

Datan tärkeyttä on silti mahdotonta kieltää, Fonteyn jatkoi. Kun yrityksellä on käytössä näkyvyyden saavuttamista tukeva järjestelmä, pystytään tekemään ennustuksia, parantamaan skenaarioajattelua ja varautumaan muutoksiin. Samalla tarjoutuu tilaisuus syventää yhteistyötä kumppaneiden kanssa.

– Toimittajien ja asiakkaiden odotukset täyttyvät, kun pystyt todistamaan heille tekeväsi asioita oikein.

Fonteyn korosti hankinnan kasvanutta strategista merkitystä. Jos tulevaisuuteen halutaan varautua mahdollisimman hyvin, tulee läpinäkyvyys ulottaa toimitusketjun alkuun asti.

– Yrityksen on tiedettävä, keneltä se ostaa, mutta myös se, keneltä toimittajat ostavat. Maailmalta on tullut useita esimerkkejä siitä, millaista mainehaittaa yritys voi kärsiä, jos sen toimitusketjusta paljastuu epäkohtia.

Baswarella uskotaan, että sataprosenttinen läpinäkyvyys on myös nopein tie kustannussäästöihin.

– Ensin on otettava käyttöön järjestelmä, joka tukee näkyvyyden saavuttamista, vasta sen jälkeen voi kunnolla etsiä säästökohteita.

Hyvää keskusteluyhteyttä on vaalittava

Sen verran isoja muutokset ovat olleet, että Fonteyn arveli käsillä olevan “hankinnan vallankumouksen”. Perinteisesti yritykset ovat pitäneet hyvää keskusteluyhteyttä yllä lähinnä merkittävien strategisten toimittajien kanssa, mutta jatkossa vuoropuhelua on käytävä myös pienempien toimittajien suuntaan.

– Tapa jolla kommunikoit toimittajille on tärkeä. Kun yritys haluaa pienentää kustannuksia, toimittajien on hyvä tukea tavoitetta.

Fonteyn muistutti myös siitä, että epävarmoina aikoina ketterin toimittaja saattaa löytyä yllättävän läheltä. Se voi hyvinkin olla naapurin kasvuyritys.

– Joskus saman kaupungin toimittaja voi olla paras ratkaisu tehokkuuden takia: asiat saadaan valmiiksi nopeammin. Pandemia on osoittanut paikallisten toimittajien olevan tärkeitä talouden tukipilareita.

”Pandemia on osoittanut  paikallisten toimittajien olevan tärkeitä talouden tukipilareita.”

Luonnollisesti hankinnan vallankumous pitää sisällään myös automatisointia. Esityksensä lopuksi Fonteyn neuvoi yrityksiä automatisoimaan prosesseja, joita ihmisen ei ole mielekästä tehdä. Samalla mielessä tulisi pitää se, ettei tekoäly tai mikään muukaan teknologia ole ratkaisu kaikkeen.

– Ihmisten täytyy jatkossakin saada puhua ihmisille. Hyvää keskusteluyhteyttä on vaalittava myös oman organisaation sisällä. Hankintaorganisaatiota ei kannata pakottaa ostamaan toimittajalta, jonka kanssa se ei halua tehdä yhteistyötä, sillä silloin hankinta ei ole muuta liiketoimintaa tukeva funktio. Yrityksen on toimittava niin, että hankintojen tekeminen on helppoa ja hankintaorganisaatiolla on mahdollisuus arvon tuottamiseen, Fonteyn päätti.

 

Baswaren verkkosivuilta ladattava e-kirja sisältää 10 tärkeintä hankinnan mittaria CPO:lle. Lue lisää ja lataa omasi täältä.

Tapahtumassa järjestettiin kaksi Nordic Leaders Circle -paneelikeskustelua, joissa ääneen pääsivät pohjoismaiset hankintajohtajat. Lue kooste täällä.

Tutustu myös Baswaren Ite wiki -profiiliin