It-kilpailutus- ja hankintaprosessi on monivaiheinen, ja se pyrkii johtamaan tilaajalle parhaan mahdollisen it-toimittajan valintaan ja mahdollisimman onnistuneeseen lopputulokseen. Tässä oppaassa käydään läpi it-kilpailutusprosessin / it-hankintaprosessin ja tarjouspyynnön lähetyksen keskeiset vaiheet määrittelystä markkinakartoitukseen ja aina toimittajayhteistyön arviointiin saakka.

1. Tarpeiden ja tavoitteiden määrittely

Kilpailutusprosessin ensimmäinen vaihe on selvittää, mitä yritys haluaa saavuttaa it-hankkeella tai ohjelmistoprojektilla. Tämä vaihe sisältää hankkeen laajuuden, aikataulun, budjetin ja toiminnallisten vaatimusten määrittelyn. Selkeästi määritellyt tavoitteet ja vaatimukset auttavat kohdentamaan kilpailutuksen juuri oikeille it-toimijoille ja luovat perustan koko prosessin onnistumiselle.

Yksinkertaisesti sanottuna hankkeen isännän pitää tietää mitä ollaan tekemässä ja miksi, ja minkälaisella toteutuksella tavoitteeseen voidaan päästä.

Tarpeet ja tavoitteet voivat tarkentua hankintaprosessin myötä ja usein varsinkin keskustelut potentiaalisten tarjoajien kanssa vaikuttavat it-tilaajan ajatuksiin hankkeen sisällöstä. Joku it-toimittajista voi esimerkiksi tuoda pöytään mielenkiintoisen valmisratkaisun, joka tuottaa niin merkittäviä kustannussäästöjä, että hankkeen sisältöä halutaan rukata.

2. Markkinakartoitus ja it-toimittajaehdokkaiden tunnistaminen

Markkinakartoituksessa yritys perehtyy it-markkinaan ja tunnistaa potentiaaliset it-toimittajat, jotka voisivat vastata projektin vaatimuksiin. Kartoitusvaiheessa selvitetään eri it-toimittajien erityisosaaminen, referenssit ja markkinakokemus. Tämä vaihe on tärkeä, jotta yritys osaa rajata it-kilpailutuksen oikeisiin toimijoihin.

Usein liiketoimintaprosesseja voi lähteä kehittämään ja digitalisoimaan hvyin erilaisista kulmista, esimerkiksi etsimällä tarpeeseen sopivaa valmisohjelmistoa tai hakemalla it-konsulttia, jolla olisi kokemusta kehitettävästä liiketoimintaprosessista.

Markkinan analysoimista vaikeuttaa se, että digitalisaatiohankkeita toteuttavat yritykset voivat nimittää samanlaista osaamista hyvin erilaisin termein. Markkinassa voi olla esimerkiksi webkehitystä, digitaalisia palveluita, alustatalouden ratkaisuja, ohjelmistokehitystä, it-konsultointia, Php-teknologian osaamista, palvelumuotoilua ja käyttöliittymäsuunnittelua toteuttavia yrityksiä, jotka kaikki voivat vastata samaan tarjouspyyntöön.

Löydät kaikki Suomessa toimivat it- ja ohjelmistoalan yritykset Ite wikin it-yrityshausta, ja referenssitoteutukset ja asiakassuositukset digitalisaatiototeutusten referenssihausta.

Kattava it-yritysten listaus mahdollistaa onnistuneen markkinakartoituksen ja tarjouspyyntöjen lähetyksen hankkeisiin parhaiten sopiville toimijoille.

It-yritysten markkinakartoituksen on hyvä olla riittävän kattava myös siitä syystä, että kaikilla potentiaalisilla tarjoajilla ei ole aina mahdollisuutta vastata tarjouspyyntöön esimerkiksi ohjelmistokehittäjien tai teknologiakonsulttien ollessa varattuina, tai yksinkertaisesti siitä syystä, että myynnillä on liikaa tarjouspyyntöjä käsiteltävänään, jolloin toimittaja joutuu priorisoimaan parhaina pitämiään hankkeita.

Suosittelemmekin mahdollisimman aikaista alustavaa keskustelua it- ja ohjelmistoyritysten kanssa, että hankkeen tilaaja ja mahdollinen toimittaja pääsevät samalle sivulle tilanteesta ja voivat vaihtaa jo aikaisessa vaiheessa ajatuksia keskenään.

It-hankintaprosessin ja toimittajavalinnan vaiheet listana.

3. Tarjouspyynnön laatiminen

Kun tarpeet ja mahdolliset toimittajat on selvitetty, laaditaan yksityiskohtainen tarjouspyyntö (Request for Proposal, RFP). RFP sisältää mm. hankkeen kuvauksen, tekniset vaatimukset, aikataulut, arviointikriteerit sekä ohjeet siitä, miten it-toimittajien tulisi vastata.

Laadukas tarjouspyyntö helpottaa it-toimittajien lähettämien tarjousten vertailua ja auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittava tieto saadaan kilpailutusvaiheessa.

4. Tarjouspyyntöjen lähettäminen ja it-toimittajien kysymysten käsittely

Tarjouspyyntöjen lähettämisen jälkeen it-toimittajilla on yleensä mahdollisuus esittää kysymyksiä, jotta he ymmärtäisivät projektin vaatimukset ja tavoitteet tarkasti. Tähän voi kuulua kyselytilaisuuksia tai vastauksia sähköpostitse. Kysymysten läpikäynti ja selventäminen parantavat tarjousten laatua ja auttavat it-toimittajia tekemään realistisia tarjouksia.

Tarjouspyynnön lähettäjän on tärkeää huomioida se, paljonko vastaaminen vie resursseja it-toimittajilta ja viestiä avoimesti siitä, minkälaiset mahdollisuudet toimittajilla on pärjätä kilpailussa.

Tarjosupyyntöihin vastaaminen voi olla resursseja sitovaa työtä ja ohjelmistoyritykset harkitsevat tarkkaan sitä, mihin tarjouspyyntöihin heidän kannattaa lähteä vastaamaan.

5. Tarjousten vastaanottaminen ja arviointi

Kun tarjoukset on vastaanotettu, ne arvioidaan ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Arviointikriteerejä voivat olla esimerkiksi it-toimittajan osaaminen ja kokemus, asiakasreferenssit ja suositukset, tekninen ratkaisu, hinnoittelu, teknologiakonsulttien osaaminen, yrityskulttuurin sopivuus ja toimituskyky.

Tässä vaiheessa hankintaa toteuttava yritys tai julkinen organisaatio tutkii yleensä it-toimittajien referenssejä ja suosituksia ja pyytää lisätietoja tarjouksen sisällöstä.

6. It-toimittajien vertailu ja shortlistaus

Tarjousten perusteella luodaan lyhyt lista (shortlist) parhaista ehdokkaista. Näiden it-toimittajien kanssa voidaan käydä tarkentavia keskusteluja, joissa selvitetään yksityiskohtaisemmin toimittajien toimintamalleja, teknologioiden soveltuvuutta ja yhteistyömahdollisuuksia.

Shortlistatut it-toimittajat voivat myös esitellä tarkemmin ehdottamaansa ratkaisua ja mahdollisesti järjestää demoja tai kokeiluja.

Itse suosittelisin soveltamaan useammin mallia, jossa tulevassa projektissa työskentelevät tilaajan ja toimittajan asiantuntijat ja työntekijät tutustuisivat toisiinsa esimerkiksi keskustelemalla projektin käytännöistä. Kun tarjous sisältää asiantuntijatyötä, konsultin valinta on lähellä rekrytointiprosessia sikäli, että osaajan olisi hyvä solahtaa vaivatta asiakasorganisaatioon ja hänen osaamisensa tulisi tuottaa varmasti lisäarvoa projektille.

7. Neuvottelut ja sopimusehtojen tarkentaminen

Valitun it-toimittajan kanssa käydään neuvottelut, joissa sovitaan yksityiskohdista ja varmistetaan, että molemmat osapuolet ovat yhtä mieltä projektin laajuudesta, aikataulusta ja vastuista.

Neuvotteluissa määritellään myös sopimusehdot, kuten hinnat, aikataulut, maksuehdot, IPR-oikeudet ja palvelun jatkuvuus.

8. Toimittajan valinta ja sopimuksen tekeminen

Neuvottelujen jälkeen valitaan lopullinen toimittaja ja solmitaan sopimus. Sopimus sisältää kaikki tärkeät ehdot ja vaatimukset, jotka takaavat hankkeen toteutuksen sovitulla tavalla.

Sopimuksen allekirjoittaminen varmistaa hankkeen oikeudellisen perustan ja sitouttaa molemmat osapuolet.

9. Projektin käynnistäminen ja toimittajan seuranta

Sopimuksen tekemisen jälkeen projekti käynnistetään, ja yhteistyö it-toimittajan kanssa alkaa. Tässä vaiheessa it-projektin etenemistä seurataan säännöllisesti, ja varmistetaan, että toimittaja noudattaa sovittuja aikatauluja ja vaatimuksia.

Jatkuva kommunikaatio ja projektiseuranta auttavat tunnistamaan mahdolliset haasteet ajoissa ja varmistavat hankkeen etenemisen suunnitellusti.

10. Toimittajayhteistyön arviointi ja jatkokehitys

Projektin päätyttyä arvioidaan toimittajan suoritus ja yhteistyön laatu. Tämä jälkiarviointi auttaa kartoittamaan mahdollisia jatkokehitysalueita ja vahvistamaan kumppanuutta.

Onnistunut projekti voi luoda pohjan pitkäaikaiselle yhteistyölle, josta hyötyvät molemmat osapuolet. Arvioinnin avulla saadaan myös tietoa tulevia kilpailutuksia ja hankintoja varten.

Näiden vaiheiden avulla yritys voi varmistaa, että it-kilpailutus etenee suunnitellusti, ja että lopputuloksena valitaan paras mahdollinen kumppani. Jokainen vaihe tuo lisäarvoa ja auttaa pienentämään hankintariskiä, jolloin yhteistyö tuo pitkäaikaista hyötyä yritykselle.

Löydät kaikki Suomessa toimivat it- ja ohjelmistoalan yritykset Ite wikin it-yrityshausta, ja referenssitoteutukset ja asiakassuositukset digitalisaatiototeutusten referenssihausta.

Tässä vielä yksi mielenkiintoinen opasvideo tarjouspyyntöprosessin läpiviennistä. Huom! Tämä video ei ole toimialaspesifi, eli se ei kuvaa it-hankkeen tai -hankinnan läpivientiä, vaan b2b-hankintaprosessia ylipäätään!

Competitive Procurement: How to Run a Tender Process