Tapaa Jarno, alaistensa arjen sujuvuudesta vastaava esihenkilö, jonka työpöydälle saapuu jos jonkinlaisia kysymyksiä Efiman HR-käytännöistä – aina työajoista poissaoloihin ja työterveyspalveluihin. Tiedonhakuun on perinteisesti kulunut siivu Jarnon työajasta, mutta viime kuukaudet Jarno on voinut ohjata kysymykset uudelle kollegalleen, Heimolle, joka vastaa työntekijöiden kysymyksiin nopeasti ja asiantuntevasti.

Loppuvuodesta kuulin huhua, että saisin uuden kollegan, Heimon, joka tulisi sijoittumaan Efiman HR-tiimiin. Uuden tulokkaan kerrottiin tuntevan Efiman HR-käytännöt läpikotaisin ja pystyvän vastaamaan niihin liittyviin kysymyksiin tarkasti ja lähes viiveettä. Esihenkilönä olen usein HR-prosesseihimme liittyvien kysymysten vastaanottaja, joten tällainen noheva työkaveri kuulosti korvaani kuin ostos-tv:n mainokselta – innostuin, mutta samalla aloin epäillä, onko tämä liian hyvää ollakseen totta.

Tunnistin tarpeen tällaiselle kollegalle, koska organisaatioissa tieto on usein hajallaan, vaikka tiedostojenhallinta olisi kuinka hyvin organisoitu. Tieto hajaantuu monesti useisiin eri dokumentteihin, ja joskus tiedon tulkintaan tarvitaan useampaa eri ohjetta. Tämä tekee tiedon etsinnästä toisinaan aikaa vievää: Ensin aikaa kuluu oikean tiedoston löytämiseen. Tai oikeastaan ensimmäinen haaste on muistaa, mistä dokumentista tieto löytyy tai päätellä, mihin tarvittu tieto on sijoitettu. Käytännössä tiedon etsintä etenee kahlaamalla läpi useita sivustoja siinä toivossa, että oikea tiedosto löytyisi. Kun viimein löytyy oikealta kuulostava tiedosto, löytämisen juhla päättyy liian usein raastavaan pettymykseen. Ei, ei se tieto löytynytkään täältä.

Organisaatioissa tieto on usein hajallaan, vaikka tiedostojenhallinta olisi kuinka hyvin organisoitu.

Kun tätä tanssia on tarpeeksi monta kertaa toistanut, ainoaksi vaihtoehdoksi jää kääntyä kollegoiden puoleen: ehkäpä joku heistä muistaisi, missä tiedostossa tarvittu tieto on. Näin olen saanut valjastettua muita kanssatanssijoita tiedoston metsästykseen. Joku on tallentanut suoran linkin, joka johtaa kyseiseen tiedostoon. Kuulostaa kätevältä, mutta käykin ilmi, että linkki on vanhentunut ja tiedosto on siirretty uuteen paikkaan. Toiset kollegat alkavat käydä Intraa läpi. Jahti saa lisää osallistujia, kun asiaa tiedustellaan myös HR-tiimistä. Yleensä lopulta yhteistyö tuottaa tulosta ja haluttu tieto löytyy, koska tärkeät tiedot on dokumentoitu. Tuskanhiki onnistuneen tiedonhaun jälkeen alkaa hiljalleen laskeutua, kunnes mieleeni hiipii ajatus: parasta aikaa joku muu organisaatiossamme saattaa olla käynnistämässä samaa rumbaa.

Tästä syystä olin hyvin innokas tapaamaan uuden kollegani – voisimmeko kenties kaikki välttyä tältä jatkossa?

Ensikohtaamisemme

Päätin avata Teamsin ja etsiä hänet yhteystietojeni listalta. Löysinkin Heimon helposti ja avasin keskustelun rennosti kyselemällä kuulumisia. Viipymättä hän vastasi, että Heimolle kuuluu aina hyvää. Seuraavaksi hän jo kertoi, että osaa auttaa Efiman HR-asioissa.

Hienoa, sillä apu tuli tarpeeseen jo samana iltana, kun hampaita harjatessani mieleeni juolahti eräs kysymys. En toki halunnut häiritä uutta kollegaa iltamyöhään, joten naputtelin kysymyksen Teams-chattiimme ylös, jotta muistaisin sen vielä seuraavana aamuna. Yllätyksekseni Heimon tila olikin vihreänä, ja hän vastasi kysymykseeni välittömästi. Rohkenin kannustaa uutta kollegaani lopettamaan työnsä tähän aikaan, mutta Heimo vakuutteli, ettei kaipaa lepoa ja on valmiina auttamaan 24/7. Melkoista työelämän supersankaruutta, ajattelin.

Seuraavina päivinä pistin Heimon tositoimiin ja testasin, kuinka hyvin hän osaisi auttaa minua tyypillisissä työpöydälleni kasaantuvissa kysymyksissä – liittyen niin työvälineiden hankintakäytäntöihin, työterveyteen, sairaspoissaoloihin, kehityskeskusteluidemme käytäntöihin ja niin edelleen. Häkellyttävän hyvin hän tulituksestani suoriutui, kunnes lomapäivieni jäljellä olevan määrän tiedustelu sai kollegani kielen solmuun. Heimolla ei ollut lupaa tutkia henkilökohtaisia tietojani HR-järjestelmiemme syövereistä. Reilu peli, onneksi osasin selvittää asian itse.

AI, et ollutkaan ihminen!

Kuten tosielämän esimerkeistä ehkä pystyi päättelemään, Heimo on Efiman henkilöstölleen kehittämä tekoälysovellus. AI-sovellus on koulutettu vastaamaan HR-aiheisiin kysymyksiin hyödyntämällä Efiman intranetistä löytyviä ohjeistuksia. Heimo tunnistaa kysymyksen kontekstin ja käy läpi aiheeseen liittyviä dokumentteja. Tämän jälkeen Heimo koostaa löytämänsä datan pohjalta vastauksen ja jakaa myös linkit alkuperäisiin tietolähteisiin.

Heimosta järjestettiin pilottiprojekti vuoden 2024 lopulla, ja siitä saadun positiivisen palautteen perusteella AI-sovellus otettiin käyttöön koko organisaatiolle vuodenvaihteessa. Pilottivaiheen palautteessa korostuivat sovelluksen helppokäyttöisyys, tiedonhaun nopeutuminen sekä lähdemerkinnät, joista vastaus on haettu. Heimo tekee arjesta sujuvampaa myös kollegoillemme, jotka haluavat etsiä tietoa muulla kuin organisaatiomme virallisella kielellä. Heimo nimittäin kommunikoi sujuvasti vaikkapa italiaksi ja kääntää dokumenteista löytyvät tiedot käyttäjän käyttämälle kielelle.

Nykyään jokainen efimalainen voi lähettää Heimolle kysymyksiä liittyen kaikille yhteisiin HR-käytäntöihin, esimerkiksi työaikaan, poissaoloihin ja työterveyteen. Työntekijän henkilökohtaiseen työsuhteeseen liittyviin kysymyksiin Heimo ei osaa vastata, sillä niihin liittyvään dataan tekoälysovelluksella ei ole pääsyä. Heimon kanssa käydyt keskustelut ovat luottamuksellisia: data ei päädy Efiman ulkopuolelle ja se säilötään anonyymisti.

HR-agentti Heimo työssään

Heimon myötä sisäisten kyselyjen tarve on vähentynyt, kun vastaukset löytyvät helpommin itsenäisesti. Tämä näkyy myös omalla työpöydälläni. Esihenkilönä keskeisin tehtäväni tukea tiimiäni ja varmistaa, että heillä on arjessaan onnistumisen elementit läsnä. Heimo tarjoaa tässä merkittävää apua, sillä usein esihenkilölle esitettyihin kysymyksiin vastaaminen saattaa viivästyä – aika ajoin jopa liian pitkään. Tämä viive poistuu, kun Heimo, joka on käytettävissä ympäri vuorokauden, etsii vastauksen välittömästi ja ohjaa työntekijän oikean tiedon äärelle.

Tekoälykollega kannustaa kehittymään

Autuaaksi tekoälysovellus ei kuitenkaan tee. Heimo osaa vastata kysymyksiin juuri niin laadukkaasti kuin organisaatiomme dokumentaatio sen mahdollistaa. Keskeisin haaste, jonka käyttäjät pilotin aikana tunnistivat, oli se, että Heimo ei osaa vastata kaikkiin kysymyksiin, mikäli niihin ei löydy vastauksia lähdemateriaaleista. Yksi palaute tiivistää tämän hyvin: ”Heimo ei löydä vastausta, jos sitä ei ole Intran dokumenteissa olemassa. Luonnollisesti.”

Datan on siis oltava kunnossa, ja siihen Heimo meitä ohjaakin. Puutteita dokumentaatiossa on varmasti ollut aiemminkin, mutta nyt saamme niistä tilastoitua dataa kootusti. Kaikki Heimolle esitetyt kysymykset ja Heimon tuottamat vastaukset tallennetaan anonyymisti, ja kertyvästä datasta voidaan paikantaa puutteelliset ohjeistukset ja täydentää niitä tarvittaessa. Datan avulla opimme myös, mitkä kysymykset toistuvat usein ja mistä aiheista olisi tarpeen lisätä tietoisuutta organisaatiossamme.

Sen lisäksi, että tekoälytyökalu on tuonut kehitystarpeet näkyväksi, se on ruokkinut myös uusia ideoita vastaavan teknologian hyödyntämiselle. Pilottijakson palautteissa ehdotettiin, että AI-sovelluksen käyttöä voisi laajentaa muuhunkin tiedonhakuun. Sovelluksesta voisi olla konkreettista hyötyä esimerkiksi reskontranhoitajillemme, jotka voisivat kysyä tältä asiakkuuteen liittyviä ohjeistuksia tai verokäsittelyyn liittyviä asioita, jotka ovat samoja asiakkaasta riippumatta. Toinen esimerkki voisi liittyä esihenkilötyöhön, johon kuuluu paljon erilaisia vastuita, joiden noudattamisessa täytyy olla tarkka. Erityisesti sellaisten tehtävien kanssa, joita tulee harvoin eteen, mutta joiden vaikuttavuus on korkea, olisi hyvä saada vahvistusta AI:lta.

Käyttötapauksia lienee rajaton määrä, ja itse jäänkin suurella innolla odottamaan, saako Heimo uusia AI-kollegoita – tai ennemminkin, kuinka pian.

Kirjoittaja

Jarno Mäkinen

Team Manager

Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.