Järjestelmää ei kehitetä pieninä palasina, vaan muutosten vaikutukset huomioidaan koko järjestelmään, liiketoimintaprosesseihimme ja käyttäjiin.

CRM-ratkaisu yhtenäistää prosesseja

Coronaria, yksi Suomen suurimmista terveyspalveluiden tarjoajista, tunnetaan innovatiivisesta lähestymistavastaan terveyspalveluiden kehittämiseen. Yritys työllistää noin 3800 terveydenhuollon ammattilaista ja tarjoaa laajan palveluvalikoiman erikoissairaanhoidosta kuntoutukseen yksityisasiakkaille, hyvinvointialueille ja yrityksille ympäri Suomen. Lisäksi Coronarian tuottamia kuntoutuspalveluita hankkii myös kansaneläkeläitos Kela. Sosiaali- ja terveysalan alati muuttuva liiketoimintaympäristö, mukaan lukien lainsäädännön muutokset, edellyttää Coronarialta ja sen yhteistyökumppaneilta kykyä reagoida nopeasti muutoksiin, kehittää tietojärjestelmiä ketterästi ja taata joustavuus toiminnassa.

Yksi liiketoiminnan keskeisistä järjestelmistä on Coronarian CRM-järjestelmä, jota käytetään sekä uusien että nykyisten asiakkuuksien hallintaan sekä terveydenhuollon ammattilaisten rekrytointiprosessiin. CRM-järjestelmän suurimpia hyötyjä on tiedon keskitetty saatavuus, joka helpottaa tiedonhallintaa ja parantaa tehokkuutta niin asiakashallinnassa kuin rekrytointiprosessissakin. Lisäksi järjestelmä mahdollistaa yhtenäiset toimintatavat organisaation noin 200 käyttäjälle yli liiketoimintarajojen.

Microsoft Dynamics 365 Sales -pohjaista ratkaisua on kehitetty joustavasti Coronarian tarpeisiin, ja siihen on rakennettu esimerkiksi rekrytointiprosessia tukevia toiminnallisuuksia. Coronarian rekrytointiprosessi eroaa perinteisestä hakemusprosessista, ja yhtiö tekee paljon suorahakua löytääkseen oikeat terveydenhuollon ammattilaiset tilaaja-asiakkaiden tarpeisiin. CRM-järjestelmässä ylläpidetään tietoa potentiaalisista terveydenhuollon ammattilaisista, mikä mahdollistaa nopean reagoinnin rekrytointitarpeisiin.

“Kilpailutukset hyvinvointialueilta voivat tulla nopeasti, ja tarvitsemme silloin välittömän pääsyn sopivien asiantuntijoiden tietoihin. Tässä CRM-järjestelmämme on todella tärkeä”, kuvailee järjestelmän pääkäyttäjä, liiketoiminnan kehityspäällikkö Mia Wahlsten. “Mitä ketterämmin järjestelmää voidaan kehittää tarpeisiimme, sitä paremmin liiketoiminta voi keskittyä olennaiseen eli liiketoiminnan harjoittamiseen.”

Järjestelmäkumppanin on ymmärrettävä liiketoimintatarpeita

Vuodesta 2023 lähtien Efima on toiminut Coronarian strategisena kumppanina, vastaten CRM-järjestelmän ylläpidosta, tuesta ja kehityksestä Coronarian kehityssuunnitelman mukaisesti. Efiman ja Coronarian yhteistyö alkoi jo vuonna 2022, kun Coronaria valitsi Efiman toteuttamaan Microsoft-teknologiaan pohjautuvaa työkalua terveydenhuollon asiantuntijoiden työajan ja työsuoritteiden hallintaan. Coronarian ICT Business Partner Tiina Ihme vakuuttui Efiman osaamisesta tässä hankkeessa, ja positiivisten kokemusten myötä Efima valittiin myös CRM-järjestelmän jatkuvien palveluiden tuottajaksi.

”Arvioimme silloisen palveluntuottajan ja Efiman kompetensseja, ja lopulta Efima valikoitui yhteistyökumppaniksi”, Ihme kertoo. Vaakakupissa painoivat Microsoft-teknologiatuntemuksen lisäksi kumppanin kyky ymmärtää asiakkaan liiketoimintaa ja kehittää järjestelmää liiketoiminnan tarpeisiin – tästä Efimalla oli jo vahvoja näyttöjä aiemmasta projektista. Positiivisena nähtiin myös mahdollisuus keskittää yhteistyötä valituille kumppaneille ja yksinkertaistaa kumppaniverkostoa.

Palvelunsiirto Efimalle herätti asiakkaalla luottamusta: ”Kokemus oli todella positiivinen. Efiman ote oli koko ajan suunnitelmallinen ja ohjaava, ja sekä me että silloinen palveluntuottaja saimme läpi prosessin ohjausta ja neuvoja siihen, mitä kaikkea on otettava huomioon, jotta siirto tapahtuu hallitusti”, Ihme kiittelee. ”Kokemuksesta tiedän, etteivät kaikki projektit ole yhtä suoraviivaisia”, hän naurahtaa.

Kumppani tuo näkemystä järjestelmän kokonaisvaltaiseen kehittämiseen

Efima ja Coronaria tapaavat kuukausittain statuspalavereissa sekä erillisissä kehityspalavereissa, joissa edistetään CRM-järjestelmän kehitystä. Wahlsten ja Ihme odottavat kumppanilta kokonaisvaltaista ja proaktiivista otetta järjestelmäkehitykseen, ja tähän he ovat olleet tyytyväisiä: ”Teemme Efiman kanssa pitkäaikaista ratkaisua, emmekä purkkaratkaisua. Efimalla on laajakatseinen ote kehittämiseen: järjestelmää ei kehitetä pieninä palasina, vaan muutosten vaikutukset huomioidaan koko järjestelmään, liiketoimintaprosesseihimme ja käyttäjiin. Efimalaiset tuovat myös aktiivisesti esiin näkemyksiään ja ideoitaan osa-alueista tai mahdollisuuksista, joita emme vielä ole hyödyntäneet”, Wahlsten kertoo.

Ratkaisun täysimittaisen hyödyntämisen lisäksi Coronaria on saanut Efimalta tukea muun muassa käyttäjänhallinnan ja lisensointimallin kehittämiseen. ”Sekä käyttäjänhallintaprojekti että lisensointimallin kehitys osoittivat Efiman osaamisen. Pohdimme yhdessä, miten näitä voitaisiin kehittää, ja olemme aidosti tyytyväisiä kummankin projektin lopputulokseen. Esimerkiksi lisensointimalliamme järkevöittämällä saimme merkittäviä kustannussäästöjä”, Ihme kertoo. Tulevaisuuden kehityslistalla ovat muun muassa uusien tietoturva- sekä tietosuojavaatimusten mukaiset kehitysasiat, sekä käyttökokemuksen parantaminen tarjoamalla käyttäjille koontinäkymiä heidän tarvitsemistaan ydintiedoista.

Yhteistyötä tehdään yhteisellä kielellä

CRM-järjestelmän pääkäyttäjänä Wahlsten kehittää, kouluttaa ja tukee liiketoimintaa CRM-järjestelmän käytössä, jotta he voivat keskittyä parhaalla mahdollisella tavalla asiakkuus-, rekrytointi- tai potilastyöhönsä. Hän arvostaa erityisesti sitä, ettei koe jäävänsä pääkäyttäjäroolissaan yksin: “Äkillisissäkin tarpeissa apu on lähellä, ja asiakkaan akuutteihin ongelmiin reagoidaan nopeasti. Tapaamiset järjestyvät tarvittaessa nopeallakin aikataululla.”

Yhteistyötä sujuvoittaa myös se, ettei yhteistyössä sorruta IT-jargoniin, vaan palvelua saa asiakkaan kielellä: ”Minulla ei ole teknistä taustaa, vaikka urallani olenkin ollut mukana useissa järjestelmäkehityshankkeissa. Efiman kanssa toimiessani en koe tekeväni töitä ‘it-ihmisten’ kanssa tai huomaa pohtivani, että ‘mitähän tuokin puhuu.’ Asiat osataan selittää minulle ymmärrettävällä ja perusteellisella tavalla. Se on todella tärkeää, koska silloin säästytään väärinymmärryksiltä ja minunkin on helpompi tulkita asiat oikein loppukäyttäjillemme. Asiakkaan kielellä puhuminen ei ole aina helppoa teknisille ihmisille”, Wahlsten pohtii, ja lähettää samalla terveisensä Efiman Dynamics 365 Sales -ratkaisukonsultille Ismolle, joka viimeksi eilen jaksoi rauhallisesti istua hänen rinnallaan ja selittää juurta jaksaen järjestelmän viimeisimpiä kehitysmahdollisuuksia.