Vaikka kristallipallot eivät liiketoimintaan kuulukaan, on tulevaisuuden ennustaminen osa taloushallinnon ammattilaisen roolia ja sen merkitys korostuu entisestään muutosherkässä maailmantilanteessa. Efiman Senior Advisor Kaisa Nieminen nimeää blogissaan 3 teemaa, joihin kaikkien ennuste- ja budjetointiprosessin parissa toimivien kannattaa juuri nyt kiinnittää huomiota.

Talousennusteen tekemisessä yhdistyvät historialliset tiedot, markkinatrendit ja liiketoiminnan muutokset. Ennusteiden laatiminen vaatii laadukasta ja ajantasaista dataa, oikeita työkaluja ja ennen kaikkea yritysjohdon konsensusta siitä, mitä ennustetaan.

Talousosastolla valmistautumista uuteen tilikauteen rytmittävät pitkän aikavälin strateginen suunnittelu, taktinen budjetointi ja ennustaminen, jossa tehdään oletuksia todennäköisyyksistä yrityksen talouskehityksestä. Budjetti ja ennuste ovat kaksi eri työkalua yrityksen talouden suunnittelussa. Siinä missä budjetti kertoo, mitä yritys aikoo tehdä tulevaisuudessa, ennuste on perusteltu olettamus siitä, mitä yrityksen taloudessa tulee tapahtumaan. Ennusteen rooli yrityksen liiketoiminnan ohjauksessa on tärkeä varsinkin näinä aikoina, kun maailmantilanne on muutosherkkä ja esimerkiksi inflaatio ja hintavaihtelut saattavat olla merkittäviä.

Tässä ajanhetkessä ennustamisessa ja budjetoinnissa on syytä kiinnittää huomiota muutamiin keskeisiin tekijöihin:

1. Modernien työkalujen hyödyntäminen

Budjetointiin ja ennustamiseen ei ole olemassa oikeita tai vääriä työkaluja. Jos käytössä on toiminnanohjausjärjestelmä, jossa on budjetointiin ja ennustamiseen sopivat ominaisuudet, ovat työkalut jo lähtökohtaisesti kunnossa. Excelilläkin voi toimia, vaikka ajan mittaan se saattaa muuttua hieman työlääksi. Copilotilla höystettynä Excelistä saa enemmän irti ja ennustamisen tueksi löytyy taloushallinnon eri tarpeisiin sopivia erillisjärjestelmiä.

Tavoitteet määrittävät mittarit, prosessin ja datankeruun

Työkaluja hyödynnettäessä on tärkeä ymmärtää yrityksen tarpeet ja tavoitteet eli mitä ollaan ennustamasta tai budjetoimassa. Onko määreinä euroja vai ajureita? Ja mitä ajureita tarkemmin: tuotteita, tuotantokapasiteettia, henkilötyötunteja tai -vuosia? Yrityksen tarpeet määrittävät myös sen, keitä kaikkia tulisi ottaa mukaan prosessiin: Otetaanko myynti ja myyjät mukaan? Entä eri yksiköiden vastuuhenkilöt vai ainoastaan talouden business controller -joukko? Mitä laajemmin prosessissa on huomioitu liiketoiminnan eri näkökulmia, sitä tarkempi ennuste saadaan rakennettua.

Budjetointiprosessin kulkukin on alisteinen tavoitteille. On päätettävä, tehdäänkö budjettia vuositasolla tai rullaavana ennusteena, jolloin ennuste päivitetään kuukausittain, esimerkiksi seuraava 18 kuukautta eteenpäin. Tässä kannattaa myös pohtia, onko ennusteita laadittaessa tarvetta skenaariotyöskentelylle tai herkkyysanalyysille, joiden avulla voidaan pienentää tulevaisuuden epävarmuuksia.

Datankeruuvaiheessa täytyy valita, mitä dataa suunnitteluun tarvitaan, ja riittääkö edellisten kausien toteumat vai hyödynnetäänkö dataa yrityksen muista järjestelmistä? Ja jos yrityksellä on käytössä ulkoisista lähteistä saatavaa informaatiota, on pohdittava, miten analytiikkaan tai raportointiin yhdistetään dataa useammasta eri paikasta.

2. Tekoälyn tuomat mahdollisuudet kehittyvät jatkuvasti

Generatiivisen tekoälyn hyödyntäminen on jo tietotyötä tekevien arkea, esimerkiksi tiedonhaussa ja -käsittelyssä. Saamme tarvitsemamme tiedot helposti luonnollisella kielellä esitettynä (chat with data) tai rooliimme sovitettuna tiivistelmänä laajasta lähteestä.

Taloushallintojärjestelmissä tekoälyratkaisuja on ollut jo pitemmän aikaa – koneoppimista on hyödynnetty muun muassa kuluostolaskujen tiliöinnin ja hyväksyntäkierron ennustamisessa. Budjetointi- ja ennusteprosesseihin viime vuosien ripeä tekoälykehitys on tuonut uusia talousjohtamisen työkaluja. Esimerkkinä voisi mainita ennustamisen suunnitteluprosessia ja päätöksentekoa helpottava ennakoiva analytiikka (predective analytics). Siinä tilastollisten algoritmien ja koneoppimisen avulla voidaan tunnistaa historiadataan perustuvia trendejä ja malleja, kuten ostotottumukset tai asiakaspoistuma – nämä tukevat vahvasti myös liiketoiminnan ohjausta. Toisena esimerkkinä on kassaennusteet, joiden tekemisessä hyödynnetään asiakkaiden maksuhistoriaa. Tällaisia ominaisuuksia löytyy sekä SAP:sta että Microsoft Dynamics 365:stä, joista jälkimmäisessä on myös laajasti Copilot-tekoälyominaisuuksia.

Tulevaisuuden ennustamiseen liittyy aina epävarmuutta, tällä hetkellä ehkä vieläkin enemmän kuin aiemmin. Ennusteprosessissa olisikin järkevää työskennellä erilaisten skenaarioiden kautta, sillä esimerkiksi markkinatilanne saattaa muuttua nopeastikin.

3. Vastuullisuusraportoinnin vaikutukset

Ymmärrys kestävyys- ja vastuullisuusasioiden vaikutuksista ennustamiseen ja budjetointiin on kasvanut viime vuosina merkittävästi. Kestävyysraportoinnin velvoitteet koskevat yhä useampaa suomalaisyritystä, jos nykyistä yritysvastuudirektiiviä ei muuteta (EU-komission ehdotus kestävyysraportointidirektiivin muuttamiseksi keväällä 2025).

Kuvaavaa kehityksessä on, että vielä Deloitten neljän vuoden takaisessa tutkimuksessa (Global Planning, Budgeting and Forecasting Survey 2021) vain 34 % vastaajista oli sitä mieltä, että ESG-asiat tulevat vaikuttamaan budjetointiin ja ennustamiseen ja jopa 29 % sitä mieltä, ettei ESG-asioilla ole vaikutusta budjetointiin ja ennustamiseen.

Lyhyessä ajassa on siis tapahtunut paljon muutoksia. Fokus vastuullisuudessa on aiemmin ollut vahvasti raportoinnissa – menneisyyteen katsomisessa. Tosiasia kuitenkin on, että vastuullisuuden suhteen pätevät samat asiat kuin muussakin liiketoiminnassa: tavoiteasetannan ja tavoitteiden budjetoinnin avulla saavutetaan enemmän. Regulaatio pakottaa raportointiin, mutta jos vastuullisuus on aidosti osa liiketoimintaa, niin asioita tulisi myös suunnitella aktiivisesti. Kyse ei ole siis pelkästään kestävyys- ja vastuullisuusdatan keräämisestä, laskemisesta ja raportoinnista, vaan tavoitteiden asettamisesta ja suunnitelmista.

Ajan kuluessa emme varmasti enää pidä vastuullisuusraportointia tai vastuullisuusdatan suunnittelua erillisenä prosessina, vaan siitä tulee aidosti business as usual.

Jos aihe kiinnostaa, suosittelen tutustumaan kollegani Jani Taipaleenmäen kahteen blogikirjoitukseen.

Kirjoittaja

Kaisa Nieminen

Senior Advisor, Efima Oyj

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.