Digitalisaatiolle ei ole yhtä vakiintunutta määritelmää, mutta sen voidaan ajatella olevan digitaalisten palveluiden sekä laitteiden yleistymistä ihmisten arjessa.

Käytännössä digitalisaatiota on kaikkialla ympärillämme eikä sitä tule lähellekään aina edes pohdittua. Sähköpostit, puhelimet, netistä löytyvä vedonlyöntiopas, ajanvarauksen mahdollisuus verkossa - tässä vain muutama malliesimerkki. 

Halusipa sitä tai ei, maailma digitalisoituu kovaa vauhtia, eikä tuota suuntausta vastaan kannata yrittää taistella. Tämä ei koske vain yksilöitä vaan myöskin yrityksiä, joille digitalisointi voi olla hyvinkin tärkeää. Miksi?

Tässä kirjoituksessa käymme läpi muutamia syitä, miksi digitalisoida yritys, jos ei ole vielä sitä tehnyt.

4 syytä digitalisoida yritys

1)  Tuottavuuden lisääminen

Digitaalista dataa on helppo hakea, se on nopeasti käytettävissä ja sitä on helppo siirtää. Tämä johtaa tietenkin parempaan ja nopeampaan työnkulkuun.

Riippuen siitä, missä yrityksesi fokus on, voit lisätä tuotantoasi samoilla resursseilla ja/tai saada tyytyväisempiä asiakkaita (esim. nopeammat toimitukset). Lisäksi voit saada myös onnellisempia työntekijöitä.

Esimerkiksi paperinen asiakirja, jonka löytämiseen menee keskimäärin 12 minuuttia, on nyt löydettävissä muutamissa sekunneissa. Lisäksi sen käsittely ja toimittaminen vievät noin 1/10:n siitä ajasta, mikä sen hoitamiseen meni ei-digitaalisessa muodossa.

Pelkästään asiakirjojen digitoinnilla voi parantaa tuottavuutta 10-kertaisesti ilman kahvitaukojen vähentämistä.

2)  Kustannusten alentaminen

Tuottavuuden lisäämisen pimeä puoli kustannusten alentaminen. Kyllä, voit tehdä enemmän samojen resurssien voimin, mutta saatat joutua myös tilanteeseen, jossa samat tulokset on saavutettava vähemmillä resursseilla.

Digitalisointi voi kuitenkin tuoda merkittäviä säästöjä yrityksen toimintaan pitkässä juoksussa, kun yritys voi siirtyä pois paperisten asiakirjojen täyttelystä, käsittelystä sekä säilytyksestä. Tämä näkyy myös muun muassa siinä että vakuudettomia yrityslainoja haetaan yhä useammin netistä eikä pankista.

3)  Tehokkuuden kasvattaminen

Virtaviivaistettu toiminta korkeammalla tuottavuudella ja/tai alhaisemmilla kustannuksilla johtaa tehokkaampaan ja sulavampaan yritykseen.

Vaikka digitalisointi itsessään voi lisätä tehokkuutta, voi digitalisointiprosessia käyttää hyödyksi muiden toimintojen analysoimisessa ja tehostamisessa. Tähän liittyvät esimerkiksi:

●      Valmistus

●      Logistiikka

●      Asiakastuki

●      Myynti

●      Markkinointi

4)  Parannettu suojaus

Digitaalinen asiakirja on jäljitettävissä ja voit hallita, kenellä on pääsy siihen. Työnkulkuja ja yksittäisiä käyttöoikeuksia voidaan määrittää luottamuksellisuuden säilyttämiseksi.

Voit myös tehdä asiakirjoista useita kopioita ja varmistaa, etteivät ne katoa koskaan.

Miten valmistaa yritys digitalisointia varten?

Ilmastonmuutoksella on iso vaikutus työelämään ja näin ollen myös yritysten toimintaan. Se on esimerkiksi vaikuttanut siihen, miksi digitalisaatio ja esimerkiksi etätyöt ovat nousseet parin viimeisen vuoden aikana niin suureen rooliin.

Monet yritykset ovat jo hoitaneet oman digitalisaationsa, mutta monilla se on vielä edessä. Prosessin päätökseen saaminen voi olla hyvin työlästä, mutta vielä vaikeampaa voi olla itse alkuun pääseminen.

Näin valmistat yrityksesi digitalisaatiota varten:

●      Päivitä liiketoimintamallisi: Jos liiketoimintamalliisi sisältyy vain vähän tai ei lainkaan teknologiaa, on aika harkita muutosta. Mieti, miten teknologian voi sisällyttää osaksi prosesseja ja käytäntöjä jatkossa.

●      Auta tiimiäsi omaksumaan muutos: Sinun pitää myös alkaa valmistelemaan tiimisi jäseniä digitaaliseen muutokseen. Tässä vaiheessa on ihan normaalia, jos koet jonkin verran vastarintaa, mutta älä anna sen häiritä. Älä pelkää siirtymää, johda tiimiä esimerkillä ja auta heitä uskomaan menestykseen myös muutoksen keskellä.

●      Tarjoa oppimismahdollisuuksia: Osa työntekijöistä haluaa/joutuu siirtymään uusiin rooleihin digitalisaation tapahtuessa. Tarjoa heille sitä varten riittävästi koulutusta ja resursseja, jotta he voivat omaksua ja oppia uuden roolinsa mahdollisimman hyvin.

●      Valitse toimintaan sopiva työkalut: Ennen uusien teknisten työkalujen käyttöönottoa ja prosessien automatisointia tulee varmistaa, että ne varmasti sopivat hyvin yrityksen toimintaan. Työkalujen tulee tarjota ratkaisuja, jotka virtaviivaistavat prosesseja tehokkuuden maksimoimiseksi. On turhaa esimerkiksi päivittää nettiyhteyttä, jos aiempi nettiyhteys on nopeampi.