Järjestelmäkäyttöönotoissa mukana olleet tunnistavat tilanteen, jossa kipeästikin kaivatun uuden järjestelmän käyttöönotossa tulee kaipuu vanhan järjestelmän toiminnallisuuksiin, vikoineen ja puutteineen. Koska se oli tuttu ja turvallinen. Koska tarvitsemme vähemmän energiaa autopilotilla toimimiseen. Muutos sekoittaa rutiinit ja pakottaa miettimään asioita uusiksi. Se vaatii lisäpanostuksia normaalitehtävien ohella ja voi jäädä tekemättä, ellei muutosta ota asiakseen.

Järjestelmän vaihto ei ole hopealuoti ongelmien poistamiseksi. Jos uusi järjestelmä laitetaan toimimaan puutteellisella datalla ja huonoilla prosesseilla, se ei luultavasti toimi sen paremmin kuin vanhakaan järjestelmä. Järjestelmäprojekti on tuomittu epäonnistumaan, jos se toteutetaan puhtaana IT-projektina, jossa vaihdetaan työväline, mutta muutoin jatketaan vanhaan malliin.

Järjestelmien muutosprojektit ovat mahdollisuuksia arvioida ja muuttaa nykyisiä toimintamalleja, ja tämä mahdollisuus kannattaa hyödyntää.

Rahaa ja aikaa heitetään hukkaan, jos kopioidaan vanhan järjestelmän toiminnallisuudet uuteen: kun uusi järjestelmä muokataan toimimaan samalla tavalla kuin vanha järjestelmä, se tuottaa samansisältöistä dataa, eikä raportointi vastaa liiketoiminnan tarpeita sen paremmin kuin vanhakaan. Pahimmillaan projektissa keskitytään epäolennaiseen ja automatisoidaan tehtäviä, joita ei tarvitsisi tehdä lainkaan.

Järjestelmien muutosprojektit ovat mahdollisuuksia arvioida ja muuttaa nykyisiä toimintamalleja, ja tämä mahdollisuus kannattaa hyödyntää. Tässä vinkkejä hyötyjen varmistamiseksi:

1. Tue tavoitteiden saavuttamista prosessien dokumentoinnilla

Järjestelmän uusiminen kannattaa aloittaa kuvaamalla tavoitellut toimintamallit: millaisia prosesseja ja lopputuloksia uuden järjestelmän tulisi tukea? Mikäli nykyiset toimintatavat eivät tuota haluttuja lopputuloksia, ovat tehottomia, aikaa vieviä tai synnyttävät liikaa virhetilanteita, ei näitä kannata kopioida uusiin järjestelmiin.

Tavoitetilan prosessien suunnittelu lähtee nykytilan ymmärryksestä. Mikäli se ei ole tiedossa tarpeellisella tasolla, kannattaa lähteä liikkeelle prosessien kuvaamisesta, mikä jo itsessään tuo usein tuo esille ongelmakohtia, poikkeamia ja epäselvyyksiä, joille päästään samalla miettimään parempaa toimintatapaa. Samalla nykyprosesseista voi tunnistaa turhia tai epäolennaisia tehtäviä, jotka voidaan jättää jatkossa tekemättä.

On tärkeää tunnistaa yritykselle kriittisimmät talousprosessit, joiden tulee toimia koko ajan saumattomasti, jotta ei käytetä liikaa aikaa epäolennaisten tehtävien kehitykseen. Tunnistetaan myös strategiasta ja muista tavoitteista tulevat vaatimukset taloushallinnon kehitykselle ja varmistetaan, että tulevat prosessit ja raportointi tukevat näitä.

Tavoitetilan prosessin kuvaaminen luo yhteisen näkemyksen muutoksen tavoitteista. Se tuo ne läpinäkyviksi ja helposti kommunikoitaviksi. Prosessikuvauksia kannattaa hyödyntää järjestelmän määritysten, testauksen ja koulutusten tukena. Prosessikuvausten avulla voidaan perehdyttää uutta henkilöstöä sekä varmistaa yhdenmukaiset toimintatavat.

2. Ota hyödyt irti automaatiosta ja hyvistä käytännöistä

Prosessien suunnittelussa kannattaa hyödyntää talousprosessien yleisesti hyväksi todettuja käytäntöjä ja pyrkiä käyttämään näitä, koska taloushallinto on kuitenkin melko määrämuotoista eikä pyörää kannata keksiä uudelleen. Prosessit kannattaa myös pyrkiä toteuttamaan mahdollisimman pitkälle järjestelmän tukemilla standarditoiminnoilla.

Siltä osin kuin standarditoiminnot eivät tue haluttua toimintatapaa, arvioidaan sopivimmat ratkaisut lisäautomaation ratkaisemiseksi huomioiden mahdollisuudet toimintatapojen muutoksiin, lisämoduulien käyttöönottoon ja modernien automaatioteknologioiden käyttöön (esim. appsit, ohjelmistorobotiikka, tekoäly).

Varmistetaan, että taloushallinnon ja sen ulkopuolisten palveluiden ja järjestelmien rajapinnat on tunnistettu ja tiedonsiirrot toteutuvat automatisoituina. On myös tärkeää suunnitella ja kuvata eri järjestelmien roolit taloushallinnon ja raportoinnin tehtävissä, jotta arkkitehtuuri pysyy selkeänä, eikä samaan tarpeeseen ylläpidetä useita päällekkäisiä toiminnallisuuksia.

Tulevat prosessit ja toimintatavat ovat sitä tehokkaampia ja automatisoidumpia, mitä vähemmän niihin sisältyy prosessipoikkeamia. Jokainen poikkeama tarkoittaa järjestelmälle opetettavaa lisäsääntöä tai huonoimmassa tapauksessa manuaalista työvaihetta. Mitä vähemmän prosessiin jää poikkeamia, sitä tehokkaammin ja pienemmällä kustannuksella nämä voidaan automatisoida.

Automaation tehokas hyödyntäminen vaatii laadukasta tapahtumadataa, kuten ostolaskuja tai liittymäaineistoja. Järjestelmämuutos on hyvä kohta tunnistaa tapahtumadatan mahdolliset puutteet ja suunnitella toimenpiteitä laadun parantamiseksi, jotta automaatiota voidaan hyödyntää maksimaalisesti ja prosesseista saadaan laadukkaita lopputuotoksia.

3. Päivitä laskentarakenteet vastaamaan liiketoiminnan tarpeita

Kirjanpitojärjestelmän uusiminen on ainutlaatuinen mahdollisuus luoda puhtaalta pöydältä taloushallinnon laskentarakenteet ja se kannattaa aina hyödyntää. Raportoinnin vaatimukset uusiutuvat nopeaan tahtiin, eivätkä vuosia sitten suunnitellut rakenteet usein vastaa nykyisiä tarpeita ja vaatimuksia. Käytössä olevassa kirjanpitojärjestelmässä on usein mahdotonta tai ainakin vaikeaa uudistaa tilikarttaa ja dimensiotasoja, joten uutta järjestelmää käyttöönotettaessa tämä kannattaa tehdä.

Suunnittelu lähtee liiketoiminnan ja johdon tarpeiden tunnistamisesta. Näiden perusteella suunnitellaan laskentarakenteet, jotka vastaavat nykyisiin ja ennakoitavissa oleviin tuleviin tarpeisiin. Kannattaa myös huomioida modernin BI-raportoinnin vaikutukset talouden laskentarakenteisiin: se mitä on aiemmin ollut tarve raportoida kirjanpidon kautta, voi olla mahdollista raportoida jatkossa muun operatiivisen tai talousdatan perusteella.

Kannattaa myös suunnitella ja sopia perustietojen, eli master datan, ylläpidon vastuut ja prosessit. Tällä varmistetaan, että perustiedot pysyvät tehokkaasti ajan tasalla kaikissa niitä hyödyntävissä prosesseissa ja järjestelmissä ja tukevat laadukasta raportointia. Master datan osalta järjestelmien uusiminen on mahdollisuus tehdä siivousta ja hävittää vanhentuneita tietoja rekistereistä.

Kaikki yllä mainitut tehtävät tulisi huomioida järjestelmämuutoksen aikataulujen ja tehtävien suunnittelussa. Monet näistä sijoittuvat optimaalisesti aikaan ennen soveltuvan järjestelmän valintaa ja hankintaa, tai viimeistään ennen järjestelmän teknistä avausta ja toteutusta.

Hyvällä suunnittelulla on säästettävissä rahaa ja aikaa järjestelmäprojektissa, mutta suurimmat hyödyt saadaan parantuneessa toiminnassa uusilla liiketoimintaa tukevilla prosesseilla ja automaatiolla. Ei siis kannata jättää järjestelmäuudistuksen hyötyjä puolitiehen kiirehtimällä teknisen toteutuksen ja käyttöönoton kanssa, vaan ottaa aika parantaa samalla dataa ja prosesseja.

Kirjoittaja

Sanna Kaarlejärvi

Business Director, Finance

Kirjoitus on julkaistu aiemmin Efiman sivuilla.