ALD Automotive on ottanut leasingtoimintansa elinkaaren tiukasti hyppysiinsä Toimi-kokonaisuudella. Alkujaan tiettyyn sisäiseen tarpeeseen luotua digitaalista työkalua hyödynnetään tänä päivänä monipuolisesti myös ALD:n kumppanien toimesta. Ainia vastaa Toimen ohjelmistokehityksestä.

Tässä case-esittelyssä ALD:n edustajien lisäksi autoliike Volkswagen Center Airportin, rengasliike Euromasterin sekä kuntotarkastusyritys Auto-Inspect Finland Oy:n edustajat kertovat, kuinka heidän työnsä on muuttunut positiivisesti Toimi-kokonaisuuden myötä.

Toimeen kuuluvaa auton leasingsopimuksen elinkaarihallintaa käyttävät kaikki ALD:llä sisäisissä prosesseissa. Autoliikeasiakkaita yrityksellä on noin 2000, ja tilauksenhallintaa hyödyntävät tuhannet uudet ja nykyiset leasingautoilijat asiakasrajapinnassa. Palautustarkastuksen toimintoja hyödyntävät satakunta henkilöä alihankkijaverkostossa.

Toimen edut ALD:lle ja kumppaneille

1. Auton tilaus-toimitusprosessin automatisoituminen

2. Automaattinen viestintä asiakkaalle koko leasingkauden ajan

3. Palautettujen autojen saaminen nopeammin myyntikuntoon

4. Tavarantoimittajien toimitusvarmuuden parantuminen

5. Kommunikaation tehostuminen kaikkien sidosryhmien välillä

6. Asiakaspalvelun parantuminen yhtenäisen tietojärjestelmän avulla

Autokannan hallinnan tarve johti ALD:n digitaaliselle polulle

ALD on autoleasingin johtava toimija Suomessa. Valtaosa liiketoiminnasta koostuu huoltoleasingpalveluiden tarjoamisesta yritysasiakkaille. Leasingissa asiakas – yritys tai yksityishenkilö – maksaa auton käytöstä kuukausivuokraa ja sopimusajan jälkeen auto palautetaan.

ALD:n lähtölaukaus autokannan ja koko leasingketjun digitalisoimiseen tapahtui vuonna 2003, jolloin yritys haki uutta ratkaisua autokantansa tehokkaampaan hallintaan. Tavoitteena oli päästä eroon uusien autojen tilausprosessin hidasteista saumattomammalla kommunikaatiolla sekä olemassa olevan autokannan sopimusaikojen ja palautuneiden autojen työvaiheiden tehokkaammalla hallinnalla.

Olli Hakala, tietohallintopäällikkö, ALD Automotive

“Ratkaisuksi löysimme teknisen työkalun, jonka päälle toiminnan ohjausta lähdettiin rakentamaan prosessien mukaisesti liiketoiminnan tueksi. Siitä syntyi Toimi”, kertoo järjestelmän rakentamisessa alusta alkaen mukana ollut tietohallintopäällikkö Olli Hakala.

Toimi tarjoaa lisää tehokkuutta ALD:lle ja sen kumppaneille

Toimi-kokonaisuuden avulla tehokkuuttaan ovat parantaneet ALD:n lisäksi myös sen liiketoiminnan onnistumisen kannalta tärkeässä asemassa olevat kumppanit, kuten autokauppiaat, tavarantoimittajat sekä autotarkastuksen ja huollon alihankkijat.

Toimi kerää kaiken autokannan hallinnassa tarvittavan informaation eri sidosryhmiltä yhteen järjestelmään. Prosesseja on automatisoitu niin paljon kuin mahdollista, ja järjestelmä tekee taustalla tarkistuksia varmistaen, että tallennettu informaatio on oikeaa, reaaliaikaista ja hyödynnettävissä heti toisaalla. Toimen näkymä ja ominaisuudet ovat myös räätälöity kullekin sidosryhmälle yksilöllisesti. Järjestelmä on vakaa ja pystyy käsittelemään suuriakin datamääriä.

Sanna Leppänen (keskellä), Product Owner, ALD Automotive

”Tässä ei ole kyse vain digitaalisen työkalun käyttämisestä, vaan taustalla on tapahtunut koko toimintatavan uudistus, jonka seurauksena turha työ on vähentynyt, tiedon oikeellisuus ja oikea-aikaisuus ovat tehostuneet, ja meille on jäänyt enemmän aikaa asiakkaiden kohtaamiseen. Kumppanimme ovat toimintamme käyntikortteja: Kun auton käyttäjä kokee palvelun hyvänä, seuraava neuvottelu heidän yrityksensä kanssa sopimuksen jatkamiseksi on helpompaa”, Product Owner Sanna Leppänen ALD:ltä valottaa.

Parempaa asiakkuudenhallintaa koko elinkaaressa

ALD:llä asiakkuuden elinkaari alkaa jo ennen varsinaisen leasingsopimuksen kirjoittamista, kun auton tuleva käyttäjä valitsee itselleen sopivaa autoa tilattavaksi. ”Aiemmin moni asiakas halusi lisätietoja tilatusta autosta joko meiltä tai automyyjiltä, joita jouduttiin selvittämään autotehdasta myöten. Nyt kaikki tieto löytyy vahvistettuna Toimesta, ja asiakkaalle voidaan heti tarjota vastaus”, Hakala kertoo.

Toimen avulla tehokkuutta on tuotu myös leasingautoilijalle automaattiviestinnällä sopimuskauden aikana: ”Järjestelmän lähettämät aikataulutetut viestit välittävät leasingautoilijalle tärkeää informaatiota, kuten tietoa päättymässä olevasta sopimuksesta sekä ohjeita auton palauttamiseen liittyen.”

Onnistunut liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttaminen

”Digitaalisen kehityksen liiketoiminnallisina tavoitteina ovat aina prosessien tehostaminen ja informaation jakaminen oikea-aikaisesti ja oikeassa kanavassa. Nämä tavoitteet on pystytty saavuttamaan Toimen avulla”, Hakala kiittelee.

”Toimi on tänä päivänä meille niin bisneskriittinen asia, ettemme pystyisi enää luopumaan siitä. 6000–7000 auton vuosipalautusten määrästä saavutetut kumuloituvat hyödyt ovat valtavat meille ja kumppaneillemme. Eri talouden suhdanteissa liiketoimintamme kannalta on ollut suuri merkitys, että autojemme varastosaldot ovat kohdallaan ja autojen kierto on tehokasta”, Hakala summaa.

Volkswagen Center: Automyyjille toivottu kanava tilaustenhallintaan ja tiedonkulun tehostamiseen

ALD:n automyyjäkumppanin, Volkswagen Center Airportin tuotepäällikkönä 10 vuotta toimineen Patrik Laurilan työhön Toimi on tuonut runsaasti työtä helpottavaa automaatiota.

Patrik Laurila (oikealla), tuotepäällikkö, Volkswage Center Airport

”Muistan kuinka meille tuli aikoinaan vielä paljon fakseja, kirjepostia ja jossain vaiheessa myös sähköpostin kautta erilaista informaatiota. Nyt kaikki tilattua leasingautoa koskeva tieto kulkee Toimen kautta”, Laurila kertoo.

Toimi ohjaa myyjiä tekemään kaikki tarvittavat tilausprosessin vaiheet ja nämä tiedot siirtyvät Toimen kautta niitä kaipaaville tahoille. Toimi esimerkiksi lähettää automyyjille sähköpostimuistutuksen, kun auton luovutusaika tulisi vahvistaa, ellei sitä ole jo tehty.

”Toimen myötä puhelinsoitot asiakkaille meidän puolelta ovat jääneet vähiin ja sähköpostitkin ovat tältä osin hävinneet.” Laurila on myös ollut erityisen tyytyväinen siihen, että Toimea on päivitetty nopeasti muuttuvien vaatimusten mukaan: ”Esimerkiksi CO2-päästöjen kirjaaminen tuli nopeasti mahdolliseksi, kun sitä tietoa alettiin meiltä vaatimaan.”

Myyjän toiveena kaupanteon jälkeen on, ettei hänen tarvitse enää käyttää aikaa esimerkiksi vastauksien etsimiseen asiakkaiden kysymyksiin. Auton tilauksen ja toimituksen välillä asiakkaat saattavat tiedustella useaankin otteeseen toimitusajan mahdollisista muutoksista, mikä aiemmin johti aikaa vievään selvittelyyn: ”Aiemmin tiedon saamiseksi myyjän piti soittaa maahantuojalle ja lopputuloksena oli usein tieto, että toimitusaika on ennallaan. Tähän kommunikaatioon kului paljon aikaa”, Laurila muistelee. Nyt viimeisin tieto toimituksista ja kaikesta muusta myyjän ja ALD:n kannalta olennaisesta löytyy Toimesta.

Euromaster: Toimi parantaa toimitusvarmuutta ja tietojen oikeellisuutta, sekä tehostaa varastonkiertoa

Euromasterilla 15 vuotta työskennellyt Timo Mikkola osaa arvostaa ALD:n tarjoamaa Toimea, jonka myötä faksi- ja sähköpostiajasta on siirrytty reaaliaikaisesti palvelevaan digitaaliseen maailmaan.

Suomessa jokainen luovutettava auto toimitetaan kaksin renkain. Renkaiden hallinta on ollut aiemmin erittäin työlästä niin automyyjille kuin rengastoimittajille. Nyt renkaiden toimitus on tuotu Toimi-kokonaisuuden alle niin, että Euromaster saa näkyvyyden tilauskantaan reaaliajassa. Koko prosessin näkymisen ansiosta Toimessa renkaiden toimitukset autoihin tai haluttuun säilytyspaikkaan on voitu optimoida.

Timo Mikkola (keskellä), ALD Automotive

”Näkymä tilausjonoon antaa meille peliaikaa ja mahdollisuuden valmistautua kiirehuippuihin ennalta”, Mikkola valottaa. ”Renkaat lähtevät meiltä yleensä tilausjärjestyksessä, mutta välillä tilaukset muuttuvat. Toimen avulla voimme auttaa enemmän ja paremmin palvelua tarvitsevia asiakkaita sen sijaan, että tuhlaisimme aikaa rutiinitöihin.”

”Toimi-kokonaisuuden avulla hallitsemme myös paremmin tilausjonoamme ja voimme varmistaa, että oikeat renkaat ovat varmasti perillä oikeaan aikaan – ei myöhässä, mutta ei myöskään liian aikaisin tukkimassa autoliikkeiden tiloja turhaan”, Mikkola summaa.

Auto-Inspect Finland: ”Toimi on kuin autotarkastuksen tarpeisiin tehty”

Auto-Inspect Finland hoitaa ALD:n kumppanina palautettujen ajoneuvojen kuntotarkastuksen ja ohjaa autot tarvittaviin huoltoihin ja korjauksiin, jotka hoidetaan usean eri alihankkijan toimesta.

Ilkka Niemi (oik.), Auto Inspecta

”Meidän työmme alkaa siinä vaiheessa, kun auto palautuu, ja tarkastamme auton kunnon leasingyhtiön määrittämien kriteerien mukaan”, Auto-Inspectin Ilkka Niemi kertoo.

Auto-Inspect käyttää Toimi-kokonaisuuteen luotua palautustarkastus-osaa työn tehostamiseksi. ”Meidän ja jokaisen alihankkijan tekemät työvaiheet kirjataan Toimen palautuskuitteihin, jotka aiemmin tehtiin käsin, mutta nyt kaikilla on Toimi käytössään sitä varten.”

”Meille Toimi on puhdas työnohjausväline. Sen avulla kukin taho tietää, mihin auto heiltä lähtee, ja meillä on näkymä siihen, missä auto on milloinkin, mitä toimenpiteitä on tehty sekä mitä tullaan tekemään.”

Toimi on tehostanut runsaasti työvaiheiden dokumentaatiota. Aiemmin kaikki palautustarkastukseen liittyvät tiedot kulkivat manuaalisesti ja näistä käsinkirjoitetuista kuiteista piti ottaa tukku kopioita, mutta nykyään kaikki tieto kulkee Toimen kautta.

Niemen mukaan Toimesta on ollut heille valtava apu. ”Se on kuin meidän tarpeisiin tehty. Ja jos tarvitsemme siihen uusia ominaisuuksia, ne saadaan lisättyä järjestelmään todella nopeasti”, Niemi kiittelee.

”Läpimenoaikatavoite palautuksesta jälleenmyyntiin on autolla erittäin tiukka. Jokaisella alihankkijalla on oltava tieto siitä, koska heidän osuutensa on oltava valmis. Toimi on meidän näkökulmasta pieni väline, joka ohjaa suuresti autojen kiertokulkua”, Niemi summaa.

Ainia tuntee asiakkaan tarpeet, toimintaympäristön ja teknologian

Ainia on vastannut Toimi-kokonaisuuden teknisestä tuotekehityksestä. ALD on ollut erittäin tyytyväinen asiakaslähtöiseen ohjelmistokehitykseen. ”Ainian rooli on ollut merkittävä moneltakin osin Toimi-kokonaisuuden kehittämisessä. Sen kaikki kehittäminen tapahtuu tänä päivänä heidän kauttaan ja sama henkilö on palvellut meitä koko asiakkuutemme ajan”, Product Owner Sanna Leppänen ALD:ltä kertoo tyytyväisenä.

Ainialta asiakkuudesta vastaavan Juha Laineen mukaan Toimi on hyvä esimerkki siitä, mihin ketterät kehitysmenetelmät ja yhteistyö voivat johtaa. Laine muistuttaa, että vastaavaa kokonaisuutta ei käytännössä voisi tehdä valmiina järjestelmänä, vaan ainoastaan tällä tavalla eli rakentamalla pala palalta.

”Juha tuntee meidän bisneksen muutenkin läpikotaisin. Olemme saaneet häneltä ennakoivasti ajatuksia ja ehdotuksia, kuinka Toimea voidaan kehittää yhä paremmaksi”, Leppänen kiittelee.

”Toimen kehittäminen on ollut innostavaa ja myös opettavaista. On ollut ilo ja kunnia olla siinä mukana”, Laine kertoo.

”Elämme muuttuvassa maailmassa, joka asettaa omanlaisensa haasteet myös käytössä oleville järjestelmille. Jos ne eivät kehity mukana, niillä ei ole tulevaisuutta. Toimi kattaa suurimman osan vaiheista leasingauton elinkaaressa, mutta edelleen havaitaan asioita, joita voidaan parantaa. Toimi jatkaa siis edelleen kehittymistään”, Laine lisää.

Tällaisessa projektissa Laine pitää ensiarvoisen tärkeänä sitä, että asiakkaalla on aito innostus ja motivaatio järjestelmän kehittämistä kohtaan: ”Onnistuneen järjestelmän takana on kolminaisuus: ihmiset, prosessit ja työkalut – sen ymmärtäminen on aina ollut isossa osassa tekemistä ALD:n kanssa.”

Digitaalisuuden lisäarvo ei synny vain uuden teknologian käyttöönotolla vaan se vaatii yhtä lailla myös uusien, tehokkaampien toimintatapojen omaksumista organisaatioilta

”Ainia on tukenut myös prosessikehitystämme. Digitaalisuuden lisäarvo ei synny vain uuden teknologian käyttöönotolla vaan se vaatii yhtä lailla myös uusien, tehokkaampien toimintatapojen omaksumista organisaatioilta”, tietohallintopäällikkö Olli Hakala täydentää.

Palvelun henkilökohtaisuus tuo lisäarvoa yhteistyöhön

Äärettömän suurena lisäarvona ALD:ssa nähdään se, että heidän ohjelmistokehityksestään vastaava kumppani palvelee heitä henkilökohtaisesti, ja yrityksestä tulee tarvittaessa paikan päälle työntekijä tekemään ohjelmistokehitystä ja käymään yhdessä läpi uusia kehityspolkuja. Moni kehitysidea syntyy tekijärajapinnassa ja sieltä tulleen palautteen perusteella Toimen suunnittelua viedään eteenpäin.

”Kun tieto tekijöiltä kehitystarpeista tulee Sannalle, hän laittaa hommat Ainian kanssa rullaamaan”, Hakala summaa.

‍